Dalam mengelola dokumen organisasi dibutuhkan metode yang sesuai dengan kebutuhan organisasi itu sendiri, dalam artikel ini akan dibahas mengenai apa saja Metode Dalam Pengelolaan Dokumen Organisasi dan spesifikasi apa saja yang sesuai dengan penggunaan metode-metode ini.Metode yang digunakan disini adalah metode umum yang biasa digunakan oleh sistem pengelolaan dokumen dalam sebuah organisasi yang bisa diterapkan baik oleh organisasi besar maupun kecil.
Metode Dalam Pengelolaan Dokumen Organisasi
Ada tiga metode yang biasa digunakan dalam pengelolaan dokumen sebuah perusahaan ataupun organisasi lainnya metode-metode tersebut adalah :
- Metode Sentralisasi
Metode ini adalah pengelolaan dokumen dalam sebuah perusahaan yang dipusatkan pada satu unit khusus dalam mengelola dokumen (Kearsipan) yang berada di pusat kantor. Metode ini sangat cocok digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan juga tidak memiliki cabang-cabang yang tersebar dibeberapa lokasi sehingga akan lebuh mudah dalam mengontrol dokumen – dokumen yang ada. Biasanya dalam lingkungan organisasi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan adalah membangun sebuah gedung arsip khusus yang menampung semua dokumen-dokumen perusahaan yang ada dan mengelola dokumen – dokumen tersebut dari pusat gedung arsip tersebut, sehingga siapapun pengguna dokumen yang ada akan selalu menggunkaan gedung arsip tersebut untuk mengakses dokumennya. Metode ini mempunyai keuntungan dalam pengelolaannya antara lain : Dokumen menjadi terpusat, akses keluar masuk dokumen hanya dari satu titik, mudah mengontrol dokumen yang dikelola karena tidak tersebar dan masih banyak lagi hal lainnya.
- Metode Desentralisasi
Merupakan metode dimana setiap unit kerja mengelola dokumennya masing-masing, dengan menggunakan standarisasi umum yang telah ditetapkan oleh perusaaan pusat maka setiap divisi akan bertanggung jawab dengan dokumen yang dikelolanya. Metode ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang memiliki cabang yang berlokasi cukup jauh dari kantor pusat, dengan pengelolaan dokumen percabang maka semua dokumen yang dihasilkan oleh cabang atau divisi tidak perlu di simpan dalam sebuah pusat penyimpanan arsip akan tetapi setiap cabang akan mengelola dokumen yang dihasilkannya sendiri baik untuk keperluan pusat maupun keperluan cabang.
- Metode Gabungan
Metode ini merupakan gabungan dari metode Sentralisasi dan desentralisasi, dalam sebuah organisasi yang besar biasanya dokumen yang dihasilkan ataupun diterima berjumlah sangat banyak dengan menggunakan metode ini maka organisasi bisa menyesuaikan alur penerimaan dan pengelolaan dokumen yang diterima sesuai dengan jalur yang telah dipersiapkan. Bisa jadi untuk dokumen-dokumen aktif masih dikelola oleh divisi-divisi yang ada akan tetapi dokumen inaktif akan disimpan dalam sebuah gedung arsip khusus untuk menunggu dilakukannya retensi dokumen. ataupun penyimpanan dokumen-dokumen votal bisa dilakukan didalam gedung arsip tersendiri sedangkan untuk dokumen – dokumen yang banyak diakses dan digunakan dalam proses kerja akan disimpan oleh divisi masing-masing.
Dalam sebuah sistem pengelolaan dokumen sesungguhnya penggunaan metode yang tepat akan menambah efisiensi kerja dalam perusahaan itu sendiri, karena dokumen merupakan salah satu alat penunjang kerja yang sangat vital, oleh karena itu untuk pengelolaan dokumen itu sendiri haruslah bernilai tepat guna dan aman dan sesuai dengan karakteristik perusahaan itu sendiri.
Terima Kasih
