Metode Pemeliharaan dan Perawatan Arsip – Arsip merupakan salah satu elemen penting sebagai pendukung berjalanannya proses kerja pada suatu instansi atau perusahaan, oleh karena itu sangat penting bagi perusahaan untuk merawat dan memelihara arsip agar arsip tersebut bisa digunakan dalam jangka waktu yang Panjang.
Metode Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Pemeliharaan arsip merupakan usaha pengamanan agar arsip terawat dengan baik dan mengurangi resiko terjadinya kerusakan pada arsip yang bersangkutan ataupun kehilangan arsip – arsip tersebut, Sedangkan perawatan merupakan proses mempertahankan kondisi arsip agar tetap dalam kondisi yang baik seta melakukan perbaikan – perbaikan pada arsip yang rusak agar semua informasi yang terkandung didalamnya bisa diakses dengan lengkap dan akurat.
Dengan adanya Metode Pemeliharaan dan Perawatan Arsip yang baik maka secara otomatis membuat masa pakai arsip menjadi lebih panjang, terkait dengan perawatan dan pemeliharaan arsip ada beberapa faktor yang harus di perhatikan antara lain :
Pemeliharaan
Faktor yang harus diperhatikan dalam aspek pemeliharaan mencakup beberapa hal seperti dibawah ini :
- Sumber Daya Manusia, faktor ini terkait dengan bagaimana petugas yang terkait dengan pengelolaan arsip memiliki beberapa spesifikasi berikut ini : Disiplin, Jujur, Terampil, Memiliki pengetahuan yang mendalam tentang pengelolaan arsip, Rapih dan bersih.
- Ruang Arsip, Faktor ini terkait dengan : Ruang yang bersih dan penerangan yang cukup, Suhu ruangan dan kelembaban yang disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan, Lokasi yang aman dari serangan bencana alam seperti banjir dal lain sebagainya, bahan material ruangan yang kuat dan tidak lembab.
- Peralatan, dalam hal ini terkait dengan peralatan yang memadai seperti rak, filling cabinet, roll o pack, dengan kualitas yang baik dan memenuhi standar yang ditentukan.
- Untuk arsip elektronik pembuatan master copy atau back up merupakan salah satu hal yang sangat penting.
Perawatan
Beberapa faktor yang terkait dengan perawatan antara lain :
- Pembersihan arsip secara rutin dan berkala.
- Penghilangan noda dan bercak.
- Penanganan arsip basah dan lembab.
- Pemutihan kertas yang sudah berubah warna.
- Menambal dan menyambung arsip yang sudah berlubang atau robek.
- Enkapitulasi yaitu penggunaan pelindung pada arsip untuk menghindari kerusakan yang bersifat fisik.
- Laminasi Yaitu proses melapisi lembaran arsip dengan dua lembar bahan penguat.
Memang dalam hal pengelolaan arsip membutuhkan biaya dan waktu yang tidak sedikit, akan tetapi hal ini justru sangat penting dilakukan karena hanya dengan cara inilah maka semua arsip yang ada akan terawatt dengan baik dan informasi yang terdapat didalamnya akan lebih Panjang masa penggunaannya, jika di asumsikan dengan biaya pemeliharaan dan perawatan yang cukuu tinggi akan tetapi hasil yang didapatkan juga sangat bermanfaat dan bahkan akan lebih tinggi nilai manfaatnya dibanding dengan biaya yang dikeluarkan.
