Metode Pengindeksan Dokumen Elektronik

Metode Pengindeksan Dokumen Elektronik merupakan proses lanjutan dari proses sebelumnya yaitu proses alih media, dimana proses ini dilakukan proses identifikasi katagori atau kategori aktivitas bisnis dan mengelompokan kedalam file yang telah diberikan deskripsi, control, links serta menentukan status disposisi dan hak akses.

Pengindeksan pada dokumen elektronik sangat penting karena dengan adanya indeks kita bisa meletakan dokumen elektronik guna memudahkan proses penemuan kembali dokumen elektronik tersebut sesuai dengan kebutuhan, pengindeksan pada dokumen elektronik hampir sama dengan indeks dokumen fisik hanya saja ada beberapa perubahan nama fungsi seperti unit kerja menjadi fields dan subjek menjadi keywords dan lain sebagainya.

Dengan adanya fields pada indeks akan memudahkan pengkatagorian dokumen, untuk pelacakan tanggal pembuatan, retensi, editing dan lain sebagainya atau untuk memasukan subjek dimana pemberian nama subjek ini harus sesuai dengan gambaran isi dari dokumen tersebut.

Metode Pengindeksan Dokumen Elektronik

Ada tiga metode dalam pengelolaan indeks dokumen elektronik yaitu :

1. Indeks Fields, penggunaan keywords sebagai metode umum yang digunakan dalam dokumen elektronik seperti pada nomor surat, tanggal penciptaan, dan lain sebagainya.
2. Full Text Indexing, dengan menggunakan OCR (Optical Character Recognition) yang mampu mengindeks semua kata yang ada didalam setiap halaman yang sudah di scan, sehingga pencarian bisa menggunakan semua kata hampir seperti pencarian di peramban Google.com, jadi kita tinggal mengetikan sebuah kata maka dokumen yang mengandung kata yang kita ketikan tadi akan tersaji dalam waktu yang sangat singkat dan pencarian bisa dipersempit dengan menambahkan suku kata kedua, ketiga dan seterusnya sehingga keyword yang kita ketikan semakin spesifik.
3. File Struktur, sistem ini merupakan metode visual dalam pencarian dokumen dimana dokumen elektronik dapat dicari dengan melihat struktur folder yang ada, seperti pada pencarian nama dan nomor identitas karyawan yang bisa dimulai dari struktur tertinggi hingga terendah.

Metode Pengindeksan Dokumen Elektronik ini harus mampu menangkap transaksi dokumen elektronik sebagai bagian dari metadata, dimana hal ini bergunan untuk pelacakan penggunaan dokumen elektronik agar sesuai dengan prosedur yang berlaku dan juga untuk mengontrol akses penggunaan dokumen secara penuh, karena semua terhubung dalam sebuah jaringan yang dapat mengakses dan membaca rekaman tersebut sehingga diperlukan tingkatan yang berbeda antar pengguna untuk menjaga faktor keamanan dan kerahasiaan dokumen elektronik tersebut.

Jadi dapat disimpulkan bahwa proses Pengindeksan Dokumen Elektronik merupakan salah satu hal yang sangat penting bagi pengelolaan dokumen elektronik, dimana proses ini merupakan proses yang akan mempengaruhi jalannya pengelolaan dokumen elektronik itu sendiri, jika pengindeksan dilakukan dengan baik dan benar maka proses selanjutnya akan juga berjalan dengan baik dan benar.