Metode Pusat Penyimpanan Arsip – Arsip sebagai salah satu dokumen yang sangat penting, dimana mampu dijadikan sebagai alat bukti yang akurat dari sebuah proses atau kegiatan pada dasarnya bergantung kepada tempat penyimpanan arsip itu sendiri. dengan adanya tempat penyimpanan arsip yang baik dan sesuai dengan standar penyimpanan maka ketersediaan informasi akan berjalan dengan baik.
Metode Pusat Penyimpanan Arsip
Pusat arsip atau record centre merupakan tempat standar minimal gedung dan ruang penyimpanan arsip yang mempunyai karakteristik dan ketentuan yang mampu memenuhi prinsip dasar standar penyimpanan arsip. secara umum arsip yang sudah dihasilkan dari setiap divisi yang ada akan dipindahkan keunit penyimpanan arsip sehingga arsip dapat disimpan secara aman dan mampu dikelola untuk memenuhi informasi setiap penggunanya.
Menurut (Roper, 1999) pusat arsip merupakan sebuah bangunan atau bagian dari sebuah bangunan yang dirancang untuk pemeliharaan arsip dengan biaya yang murah, penyimpanan arsip yang baik dan pengelolaan arsip inaktif untuk menunda pemusnahan dan nasib akhir arsip.
Jenis pusat Record
Ada tiga jenis pusat record yang mempunyai spesifikasi sebagai penyimpan, pemelihara, perawat, serta pengelola arsip antara lain sebagai berikut :
- Record Center On Site, recod center jenis ini merupakan pusat arsip yang lokasinya berada didalam ruang lingkup perusahaan atau organisasi, pada umumnya record center jenis ini digunakan oleh organisasi yang volume penggunaan dokumennya relatif kecil, sehingga didalam pengelolaan dokumennya tidak diperlukan ruang lingkup yang luas.
- Record Center Off Site, pada record center jenis ini pusat penyimpanan dokumennya berada diluar organisasi, dengan volume penyimpanan dan penggunaan dokumen yang sangat besar maka opsi penyimpanan diluar ruang lingkup gedung organisasi menjadi salah satu opsi yang ada, karena dengan jumlah dokumen yang sangat banyak serta kapasitas ruang gedung yang terbatas maka penyimpanan di gedung khusus yang dibuat organisasi akan menjadi efektif, dimana kebutuhan akan informasi dari dokumen yang tersimpan bisa dilakuan dengan cara pengelolaan dokumen digital yang bisa diakses dari gedung organisasi secara real time dan akurat.
- Record Center Comercial, Saat ini banyak sekali perusahaan – perusahaan yang menyediakan jasa penyimpanan dokumen baik dokumen dalam bentuk fisik sampai dokumen dalam bentuk digital atau data yang biasa disebut dengan data center. Dengan menyediakan sarana dan prasarana maka perusahaan penyedia jasa penyimpanan ini akan memberikan layanan penyimpanan dan pengelolaan yang terintegrasi dengan kebutuhan organisasi.
Semoga bermanfaat
