Curah hujan yang sangat tinggi akhir – akhir ini membuat dibeberapa daerah mengalami bencana alam banjir yang menerjang beberapa kawasan khususnya di JABODETABEK, hal ini membuat beberapa instansi mengalami gangguan pekerjaan yang cukup serius tidak hanya akses jalan yang terputus akibat banjir ada juga yang mengalami kerusakan dokumen yang terendam banjir sehingga dokumen tersebut mengalami kerusakan, Dinas perpustakaan dan kearsipan daerah (DISPUSIPDA) jawa barat sendiri banyak mendapatkan laporan kerusakan dokumen pasca banjir dari beberapa instansi atau bahkan individu yang mengalami kerusakan dokumen pentingnya.
Biasanya kondisi yang terjadi pada saat banjir setiap orang memprioritaskan barang berharga ataupun barang elektronik juga kendaraan pada saat banjir terjadi sehingga lupa menyelamatkan arsip-arsip penting seperti Ijazah, akte tanah dan lain sebagainya. sehingga ketika banjir terjadi sering sekali dokumen penting menjadi hal terakhir yang diselamatkan oleh para korban bencana, lalu bagaimana jika memang dokumen atau arsip yang terkena bajir ini sudah terlanjur rusak, baik karena basah, terkena lumpur dan lain sebagainya akibat banjir.
Penanganan Dokumen Yang Rusak Akibat Banjir
Ada beberapa langkah yang harus dilakukan untuk penanganan dokumen yang rusak akibat banjir, antara lain sebagai berikut :
- Relokasi arsip, hal pertama yang harus dilakukan pada saat penanganan bencana yaitu relokasi arsip atau dokumen dari tempat yang terkena bencana ketempat yang aman dari bencana atau misalkan pada bencana banjir kita bisa merelokasi dokumen dari tempat yang basah ketempat yang kering, aman dan bersih. dengan adanya penanganan relokasi ini maka kita bisa meminimalisir kerusakan yang terjadi sekaligus menempatkan arsip disituasi yang aman dan kondisi lingkungan yang lebih baik.
- Proses Pemisahan Arsip, hal ini dilakukan setelah proses relokasi dilakukan, jadi semua arsip yang teridentifikasi rusak akan dipisahkan berdasarkan kondisinya contoh katagorinya yaitu rusak berat, sedang dan ringan agar proses penanganan lebih lanjutnya mudah dilakukan, karena penanganan setiapk dokumen akan berbeda-beda sesuai dengan kondisinya.
- Proses Identifikasi, langkah ini dilakukan untuk mengklarifikasi apakah dokumen yang rusak tersebut bisa diperbaiki atau tidak karena jika dokumen termasuk kedalam kodisi rusak berat ada kemungkinana dokumen tersebut tidak bisa diperbaiki lagi.
- Proses Restorasi, proses ini dilakukan untuk memperbaiki dokumen-dokumen rusak yang bisa diperbaiki, ada banyak tempat untuk memperbaiki dokumen yang sudah terlanjur rusak seperti Perguruan tinggi DISPUSIPDA dan lain sebaginya, jenis-jenis yang bisa diperbaiki banyak sekali seperti akta perkawinan, akta kelahiran, kartu keluarga dan lain sebagainya.
Jika arsip – arsip akademik yang hilang atau rusak berat maka ada cara lain untuk memperbaikinya yaitu dengan mengurus surat kehilangan atau kerusakan akibat bencana banjir dan membuat kembali dokumen tersebut dengan merujuk kepada data yang ada di instansi terkait.
Selain itu untuk pencegahan kerusakan arsip dari serangan bencana alam sebaiknya untuk mengantisipasi kecelakaan tersebut kita bisa menggunakan brankas tahan air dan api untuk menyimpan dokumen-dokumen penting kita, sehingga pada saat bencana alam terjadi dokumen kita akan aman dari serangan bencana alam tersebut.
