Pencegahan Kerusakan Arsip Dari Bencana Alam

Pada undang-undang Replublik Indonesia Nomor 24 tahun 2007, yang menjelaskan bahwa bencana merupakan peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan / atau faktor nonalam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda dan dampak psikologis.

Pencegahan Kerusakan Arsip Dari Bencana Alam

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa bencana bisa memberikan dampak kerugian yang cukup besar diberbagai aspek, dalam tulisan kali ini kita akan membahas bagaimana Pencegahan Kerusakan Arsip Dari Bencana Alam. Seperti yang kita tahu bahwa negara kita memang rentan terhadap bencana alam, salah satu yang sangat sering terjadi dinegara kita adalah banjir yang kerap terjadi diberbagai daerah di negeri ini. mengingat hal ini pemerintah sendiri telah membuat beberapa undang – undang dan peraturan mengenai Pencegahan Kerusakan Arsip Dari Bencana Alam antara lain :

1. Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2005 yang merupakan yang merupakan Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen / Arsip Vital Negara. Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2005 ini dibuat mengingat bahwa Negara kita seringkali mendapatkan bencana alam, yang mengakibatkan sangat banyak korban jiwa, harta benda dan sarana-prasarana. Kerugian-kerugian material dan nonmaterial tersebut juga termasuk kerusakan arsip vital, yang merupakan aset bagi organisasi dan negara.Peran arsip vital sangat penting karena terkait dengan pentingan organisasi,instansi dan perseorangan atau kepentingan pihak-pihak lainnya. Dengan demikian, arsip vital harus dilindungi dari ancaman yang menyebabkan musnah, hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana. Melalui pengelolaan arsip vital yang terprogram akan memberikan perlindungan, pengamanan dan penyelamatan terhadap dokumen / arsip vital ketika terjadi bencana.
2. Undang-undangNomor 24 Tahun 2007 Tentang Penanggulangan Bencana. Pada Pasal 6 huruf ‘g’ disebutkan, bahwa tanggung jawab pemerintah dalam penyelenggaraan penanggulangan bencana salah satunya adalah pemeliharaan arsip / dokumen otentik dan kredibel dari ancaman dan dampak bencana.
3. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dalam Pasal 34 ayat (1) (2) dan (3), disebutkan bahwa negara menyelenggarakan pelindungan dan penyelamatan arsip milik negara dari bencana. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, juga disebutkan, bahwa masyarakat dapat berperan serta dalam pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 Tentang Pelindungan Dan Penyelamatan Arsip Dari Bencana.Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015, yang pada pasal-pasalnya menyebutkan secara menyeluruh dan lengkap aktivitas pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana dimulai dari tahap pra bencana, saat tanggap darurat, saat pasca bencana (pasal 4), jenis arsip yang dilindungi dan diselamatkan adalah arsip milik Negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, yang berupa arsip arsip dinamis,  arsip statis, arsip terjaga dan arsip vital dalam media kertas, elektronik dan atau audio visual (pasal 5), penanggung jawaban kegiatan perlindungan dan penyelamatan arsip (Pasal 7).

Sementara itu guna mendukung pelestarian arsip nasional menteri pendaya gunaan aparatur negara (Menpan) pada tanggal 17 agustus 2016 telah mencanangkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang disponsori oleh ANRI yaitu :

• Menertibkan Arsip di Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah sebagai prioritas utama dalam penyelenggaraan kearsipan.
• Peningkatan kapasitas dan kompetensi SDM kearsipan pada Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah.
• Peningkatan partisipasi masyarakat dalam pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, penyediaan sumber daya pendukung serta penyelenggaraan diklat kearsipan, pengawasan dan sosialisasi.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Replubik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 pasal 4

Adapun Pencegahan Kerusakan Arsip Dari Bencana Alam dapat dilakukan dalam beberapa tahapan sesuai Peraturan Kepala Arsip Nasional Replubik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 pasal 4, antara lain :

1. Lembaga kearsipan di tingkat pusat maupun daerah perlu melakukan sosialisasi secara maksimal dan menyeluruh tentang undang-undang dan peraturan-peraturan pemerintah tentang pengelolaan, pemeliharaan, pelindungan dan penyelamatan arsip, kepada pihak-pihak yang terkait secara langsung dalam penanganan dan penyelamatan arsip dari bencana.
2. Melakukan antisipasi atau tindakan preventif sebelum terjadi bencana, yaitu mengetahui dan memahami letak atau lokasi lembaganya, apakah terletak di daerah rawan banjir, rawan longsor, dekat dengan gunung berapi dan rawan gempa. Bila lembaga yang menyimpan arsip-arsip vital ini terletak di daerah rawan bencana, maka harus dipersiapkan peralatan penyimpanan arsip yang aman seperti lemari arsip dan boks arsip yang tahan api, tahan air, tahan debu dan tahan lumpur.
3. Perlu ada perencanaan dalam penanganan dan penyelamatan arsip dari bencana, mulai dari antisipasi terjadinya bencana, koordinasi, penangangan dan penyelamatan arsip dari bencana.
4. Membentuk tim penanganan dan penyelamatan arsip dari bencana.
5. Melakukan pelatihan teknis kepada pegawai-pegawai di instansi agar terampil melakukan penanganan dan penyelamatan arsip dari bencana.
6. Membentuk sistim informasi dan komunikasi terpadu, yaitu komunikasi antara pimpinan instansi, para staf di instansi, aparat keamanan, pihak-pihak yang terkait dengan bencana seperti Badan Penanggulangan Bencana setempat, Dinas Pemadam Kebakaran, Palang Merah Indonesia, serta masyarakat yang bisa dimintai bantuan.Selain itu juga memperhatikan informasi dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (BMKG) tentang cuaca, kondisi alam, lingkungan dan kondisi bumi.
7. Bekerja sama dengan instansi-instansi lain yang lokasinya jauh dari lokasi bencana, yang dapat dijadikan tempat penitipan sementara untuk mengamankan arsip dari bencana.

Jadi pada dasarnya tahapan Pencegahan Kerusakan Arsip Dari Bencana Alam harus dilakukan analisa teoritis mengenai penyebab dan akibat dari bencana alam dan juga mulai merencanakan tindakan perlindungan dan penyelamatan arsip dalam waktu yang singkat melalui kordinasi pihak yang terkait sehingga dapat dihasilkan hal-hal sebagai berikut :

• Mengurangi resiko kerusakan fisik arsip dan informasi yang terkandung didalamnya.
• Melakukan penanganan dalam kerusakan arsip yang sudah terjadi.
• Menyelamatkan dan evakuasi arsip, pelayanan perbaikan arsip, Normalisasi, rehabilitasi, dan rekonstruksi kerusakan arsip.

Walaupun pada dasarnya sebagai manusia kita tidak bisa mengetahui kapan terjadinya bencana akan tetapi tindakan perlindungan dan perencanaan penanganan terhadap bencana alam masih sangat perlu dilakukan karena dengan adanya hal tersebut kita bisa meminimalisir dampak negatif yang terjadi akibat bencana alam tersebut.