Penerapan Dokumen Manajemen Sistem Elektronik

Penerapan Dokumen Manajemen Sistem Elektronik-Saat ini sudah sangat banyak organisasi yang menerapkan Dokumen Manajemen Sistem Elektronik pada pengelolaan dokumen atau arsip mereka, dengan berkembangnya teknologi maka secara langsung membuat pengelolaan dokumen menjadi lebih maju lagi dalam hal pengelolaannya, nah berkat aspek itulah kini telah hadir pengelolaan dokumen berbasiskan elektronik yang biasa dikenal dengan dokumen manajemen system elektronik.

Pada system elektronik ini semua proses pengorganisasian dan penggunaannya sudah melalui proses alih media ataupun penciptaan dokumen langsung dari media elektronik tanpa menggunakan kertas sebagai media penyimpanannya. jadi dalam hal ini semua dokumen sudah terformat secara digital atau softcopy dalam berbagai type dokumen seperti : ppt, xls, 3 Gp, Avi dan lain sebaginya.

Penerapan Dokumen Manajemen Sistem Elektronik

Dokumen yang sudah dalam bentuk softcopy itu akan disimpan kedalam sebuah system atau aplikasi dan akan diakses, dicari, ditampilkan ataupun didistribusikan oleh user dengan penggunaan dokumen manajemen system itu sendiri. dengan adanya penerapan dokumen manajemen sistem ini maka diharapkan akan dapat menghasilkan beberapa hal berikut ini :

Menciptakan sebuah system pengelolaan dokumen yang baik dan efisien.
Adanya backup untuk dokumen fisik didalam system dokumen elektronik.
Peningkatan factor security untuk semua informasi yang tersimpan didalam arsip itu sendiri. baik untuk faktor bencana alam ataupun kehilangan dokumen dan lain sebaginya.
Mempercepat proses pengelolaan kembali semua informasi yang ada didalam dokumen ataupun arsip itu sendiri.
Melestarikan dokumen fisik karena penggunaannya menjadi berkurang.
Adanya pengembangan system yang akan terus berkelanjutan seiring dengan perkembangan teknologi.

Secara garis besar penerapan pembangunan dan pengembangan sistem merupakan hal yang harus dipikirkan secara jauh dan terencana hal ini berkaitan dengan penyelarasan terhadap teknologi yang terus berkembang, bagaimana menyiapkan pondasi dasar untuk mengimplmentasikan kedalam sebuah teknologi yang baru, sehingga aplikasi yang ada akan mampu terus bekembang mengikutkemajuan teknologi, secara umum ada beberapa hal yang menyangkut persiapan penerapan teknologi dimasa mendatang antara lain :

Membangun pengadaan instalasi perangkat keras pendukung seperti, Server pribadi, scanner, Pc dan lain-lain apabila belum tersedia.
Implementasi system manajemen dokumen berbasis elektronik.
Koneksi atau jaringan yang mampu bekerja dengan kecepatan yang tinggi apabila belum tersedia.

Ada baiknya untuk membangun sebuah sistem manajemen dokumen elektronik yang baik dan berkesinambungan dapat memperhatikan beberapa karateristik berikut ini :

Capture, dalam hal ini proses pengarsipan, retrieval dan distribusi menjadi salah satu hal yang sangat penting untuk mengkonversi dokumen secara mudah dan cepat.
Storage, dengan mempertimbangkan peningkatan jumlah dokumen dan pengakomodasian penyimpanan yang terus meningkat maka diperlukan sebuah system penyimpanan yang dokumen yang baik yang terkait dengan database system.
Indeks, dengan adanya system indeks yang baik maka akan dapat mempermudah dan mempercapat proses penggunaan informasi yang terkandung didalam sebuah arsip.
Akses, dengan menggunakan pembagian hak akses yang baik maka secara langsung dapat meningkatkan control dan keamanan menjadi lebih baik.

Solusi untuk permasalahan pengelolaan dokumen

Dengan adanya Penerapan Dokumen Manajemen Sistem Elektronik yang baik maka akan menciptakan solusi untuk semua permasalahan yang menyangkut pengelolaan kembali informasi pada suatu organisasi, karena roda organisasi pada umumnya dapat berjalan dengan baik jika semua proses penggunaan informasi didalamnya berjalan dengan baik pula.

Mungkin saat ini diperusahaan anda memang belum menerapkan Dokumen Manajemen Sistem Elektronik, atau masih menggunakan pengelolaan arsip manual akan tetapi seiring dengan perkembangan jaman hal tersebut akan mempengaruhi kinerja dan proses kerja di perusahaan anda sendiri, oleh karena itu belum terlambat untuk membangun sebuah system pengelolaan dokumen berbasis elektronik karena lambat laun semua proses yang ada didalam siklus pekerjaan akan selalu mengikuti perkembangan jaman.

Jangan khawatir jika anda menganggap untuk membangun sebuah dokumen manajemen system berbasis elektronik diperlukan biaya dan investasi yang sangat besar, karena kini telah hadir solusi untuk mengatasi masalah tersebut yaitu dengan adanya sebuah Software dokumen manajemen system elektronik dari PT. Spectrum Fileforce yaitu papervision dimana software ini mampu menjawab semua kebutuhan pengelolaan dokumen yang sangat baik dan erfisien dengan biaya terjangkau, untuk informasi dan konsultasi mengenai detail produk-produk dari PT. SPectrum Fileforce anda dapat menghubungi PT. Spectrum Filefoce di 08111603535 untuk konsultasi langsung ataupun anda dapat mengunjungi website nya di www.spectrum-fileforce.com untuk informasi lebih lanjut.