Pengamanan Informasi Arsip Elektronik – Saat ini penggunaan arsip elektronik semakin meningkat setiap waktunya, banyak sekali organisasi-organisasi menggunakan media elektronik sebagai alat penyimpanan informasi mereka dari yang terkecil seperti flashdisk, hardisk eksternal, laptop, pc hingga ke teknologi penyimpanan cloud dan lain sebagainya, hal ini juga terkait dengan perkembangan teknologi yang semakin meningkat menyebabkan berbagai aspek juga harus meningkat mengikuti perkembangan teknologi.
Sama seperti pengamanan pada arsip fisik arsip elektronik juga memerlukan pengamanan yang memadai, dimana arsip elektronik merupakan sebuah arsip dalam bentuk data yang sangat rentan terhadap serangan virus dan semacamnya, oleh karena itu agar informasi didalam arsip elektronik terlindungi dengan baik diperlukan penanganan khusus untuk arsip jenis ini.
Pengamanan Informasi Arsip Elektronik
Dalam Pengamanan Informasi Arsip Elektronik setidaknya diperlukan kegiatan sebagai berikut untuk kegiatan pengamanan informasi, yaitu :
- Bagaimana menciptakan prosedur standar dalam penggunaan arsip elektronik yang mampu menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi yangtidak sah dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab dan tidak mempunyai hak akses.
- Bagaimana melakukan pemeliharaan hardware dan software serta melakukan update secara berkala.
- Menggunakan enkripsi code untuk melindungi dokumen rahasia yang sangat penting.
- Penggunaan Anti Malware yang sesuai dengan kebutuhan.
- Melakukan Back Up data agar semua data yang tersimpan mudah dipulihkan apabila mengalami kerusakan atau kehilangan.
- Melakukan proteksi perlindungan terhadap semua device yang tersambung, misalkan pada flashdisk yang ingin tersambung kedalam jaringan kita untuk mentrasfer data.
- Lakukan internet sehat karena biasanya para pengintai dan pencuri data menggunakan jaringan internetnya untuk menyebar jebakan serta mencuri data yang tersimpan dalam Pc pribadi kita.
Di balik semua yang dipaparkan diatas sesungguhnya penggunaan arsip elektronik akan sangat bermanfaat dan berguna dari segi efektifitas dan efisiensi bagi sebuah organisasi, akan tetapi dibalik itu selalu ada celah bagi para oknum untuk memanfaatkan teknologi untuk mengambil keuntungan dengan memanfaatkan informasi tersebut.
Cara meminimalisir gangguan pada arsip elektronik
Arsip elektronik memang sangat rentan terhadap gangguan dari orang yang sangat memahami teknologi, dimana orang yang memahami teknologi secara mendalam khususnya dalam bidang cyber security biasanya mampu melihat celah yang ada dalam interaksi PC personal kita dengan jaringan internet, untuk itu dalam meminimalisir ganggunan pada arsip elektronik yang tersimpan dalam media penyimpanan kita yaitu sebgai berikut :
- Walaupun sudah menggunakan program anti virus yang handal jangan melupakan proses update pada anti virus yang kita gunakan, karena setiap harinya pertumbuhan virus baru sudah sangat tinggi dan sebuah anti virus yang canggih sekalipun akan sulit mengenali virus baru apabila virus baru tersebut belum masuk kedalam database anti virus tersebut. Oleh karena itu pada semua anti virus proses update rutin merupakan hal yang sangat penting dalam meningkatkan efektifitas penggunaan sebuah anti virus.
- Selalu berhati-hati pada semua device yang melakukan koneksi dengan jaringan penyimpanan kita seperti PC, Laptop, Flashdisk dan lain sebaginya. karena biasanya proses perpindahan atau infeksi virus berawal dari koneksi antar dua device dimana salah satu dari device tersebut sudah terinfeksi virus dan menyebarkan keperangkat lainnya. cara termudah dalam hal ini yaitu selalu melakukan proses scanning pada semua perangkat yang tersambung pada PC kita.
- Pergunakan firewall untuk melindungoi jaringan internet yang kita gunakan, fire wall secara garis besar merupakan sistem keamanan yang melindungi komputer yang bekerja sebagai sekat atau tembok yang membatasi komputer dari jaringan internet. Melalui tembok inilah anda bisa mengatur data, informasi, dan kegiatan apa saja yang bisa dilakukan dari jaringan ke komputer dan begitu juga sebaliknya.
Dengan melakukan berbagai kegiatan diatas memang mampu meminimalisir serangan pada arsip elektronik yang tersimpan pada komputer kita, akan tetapi pada perkembangannya selalu ada celah yang terbuka dalam melakukan interaksi didalam dunia intermet dan juga penggunaan koneksi antar device oleh karena itu sebagai pemilik arsip elektronik sebaiknya kita memisahkan penggunaan komputer kerja dan komputer pribadi sehingga akan mengurangi resiko kehilangan informasi data elektronik kita.
Semoga Bermanfaat….
