Pengelolaan Arsip di Era Teknologi Industri 4.0-Tak dapat dipungkiri lagi bahwa teknologi yang semakin maju akan berdampak pada berbagai macam aspek termasuk juga dalam aspek pengelolaan arsip, Era revolusi indutri 4.0 saat ini mengharuskan kita menggunakan teknologi untuk berbagai macam proses kegiatan, termasuk juga dalam pengelolaan arsip. Seperti yang kita tahu saat pengelolaan arsip sudah bertransformasi dari fisik ke digital, dimana banyak perusahaan – perusahaan besar sudah menerapkan Paperless, yaitu mengurangi penggunaan kertas dan menggunakan arsip digital.
Seiring dengan berjalannya teknologi maka pengelolaan arsip menjadi lebih dinamis dan efisien, dimana arsip dalam bentuk digital mampu memberikan jawaban atas kebutuhan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.
Pengelolaan Arsip
Apa itu pengelolaan arsip ?, pengelolaan arsip merupakan proses pengendalian arsip secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip dimana tujuan dari pengelolaan arsip ini untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan bedagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Saat ini di era revolusi industri 4.0 penggunaan arsip digital sudah menjadi sebuah kebutuhan bagi berbagai organisasi yang ada. karena dengan pengelolaan arsip berbasiskan digital pengguna akan mendapatkan banyak manfaat seperti :
- Akses yang bisa dilakuakan dimana saja dan kapanpun, hal ini berlaku untuk metode pengelolaan arsip yang berbasiskan cloud.
- Dari segi kecepatan pencarian kembali informasi lebih cepat dibanding pengelolaan fisik.
- Proses duplikasi arsip bisa dilakukan dengan mudah dan cepat.
- Arsip dalam bentuk data digital mudah di disimpan dan di transformasi kebentuk fisik.
- Mudah dalam membuat Back up data.
- Mudah dalam mengembalikan data yang hilang atau rusak dengan adanya back up data.
- Metode perlindungan data yang bisa kita sesuaikan tingkat keamanannya.
- Kapasitas ruang penyimpanan yang lebih sedikit dibanding penyimpanan fisik.
Pengelolaan Arsip di Era Teknologi Industri 4.0
Oleh karena itu Pengelolaan Arsip di Era Teknologi Industri 4.0 sudah sepantasnya berjalan seiring dengan perkembangan teknologi, dengan kata lain Pengelolaan Arsip di Era ini sudah memasuki era digital dimana semua aspek dalam pengelolaan arsip atau dokumen sudah berkembang mengikuti teknologi dan kebutuhan yang ada, dimana di era revolusi industri 4.0 ini memberikan gambaran yang jelas akan masa depan yang ada, yaitu masa dimana semua kegiatan dan proses sudah bergantung penuh pada teknologi, masa dimana perkembangan teknologi akan semakin jauh melampaui imajinasi kita.
Untuk itu sudahkah anda mempersiapkan diri dengan masa depan yang akan bergantung pada teknologi, jika tidak memulai sekarang maka dimasa mendatang kita sudah tertinggal jauh dengan kemajuan teknologi, dan jika hal itu terjadi maka kita akan sulit beradaptasi dengan perkembangan dunia teknologi yang terus berlari.
Kesimpulan
Pada dasarnya sebagai sebuah sistem, pengelolaan arsip bisa dilakukan dengan acara apapun selama itu masih memenuhi kebutuhan dasar dari pengelolaan arsip itu sendiri, akan tetapi sebagai salah satu unit yang menyediakan informasi penting dan berharga bagi organisasi, pengelolaan arsip dituntut untuk selalu maksimal dalam pengelolaannya baik untuk penciptaan, penggunaan kembali hingga retensi. Dalam hal ini yang dimaksud dengan maksimal yaitu mampu memenuhi kebutuhan akan informasi pengguna dengan baik, cepat dan akurat.
Jadi mau tidak mau sebuah pengelolaan kearsipan harus mampu bertransformasi untuk mengikuti perkembangan teknologi yang ada di era revolusi industri 4.0 ini, karena dimasa mendatang semua aspek dalam sebuah organisasi akan bergantung sepenuhnya pada teknologi termasuk juga pengelolaan arsip.
