Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Perguruan Tinggi – Pengelolaan arsip merupakan kegiatan mengelola arsip yang ada dalam sebuah organisasi, tidak terkecuali dalam lingkungan Perguruan Tinngi (PT) pengelolaan arsip memiliki fungsi yang sangat penting bagi sebuah perguruan tinggi, betapa tidak arsip dalam perguruan tinggi menyangkut semua aspek dalam aktivitas yang terjadi dilingkungan perguruan tinggi tersebut. contohnya arsip mengenai seorang mahasiswa yang terekam dari mulai mendaftar , proses belajar hingga kelulusan semuanya wajib disimpan dalam bentuk arsip, belum lagi arsip mengenai dosen yang melakukan aktifitas mengajar dan kegiatan lainnya serta aspek lainnya diluar kedua aspek tersebut.
Jadi tak dapat dipungkiri jumlah arsip dalam sebuah perguruan tinggi amatlah banyak. dalam hal ini yang termasuk dalam arsip statis perguruan tinggi meliputi :
- File Dosen dan staff perguruan tinggi.
- Laporan kegiatan perguruan tinggi.
- Laporan notulen rapat kerja.
- Skripsi dan thesis dan disertasi.
- Hasil – hasil penelitian.
- Dan masih banyak lagi.
Jadi pada prinsipnya dokumen atau arsip perguruan tinggi meliputi Dokumen akademik, dokumen administrasi, dokumen kemahasiswaan dan dokumen lain yang terkait dengan perkembangan – perkembangan yang dilakukan pihak perguruan tinggi yang berupa dokumen karya ilmiah dari para ahli peneliti perguruan tinggi itu sendiri.
Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Perguruan Tinggi
Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Perguruan Tinggi pada dasarnya mempunyai tujuan agar pihak 
perguruan tinggi mempunyai sistim kearsipan yang seiring dengan kemajuan teknologi yang mutakhir, sehingga pada pengelolaannya akan lebih mudah dan efisien dan penyimpaan arsip menjadi lebih teratur, tertata dan lengkap secara rekam jejaknya.
Dengan adanya Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Perguruan Tinggi maka diharapkan adanya efektifitas dan efisiensi dalam penggunaan arsip sebagai sumber informasi dan juga adanya sistem yang mampu melindungi kelestarian arsip yang akan sangat berguna untuk sumber informasi dimasa mendatang yang dapat digunakan untuk kemajuan baik dari pihak universitas itu sendiri ataupun untuk kepentingan negara.
Fungsi arsip di lingkungan perguruan tinggi sendiri mencakuo dalam hal – hal sebagai berikut :
- Melestarikan arsip yang ada dalam lingkungan perguruan tinggi.
- Melakukan kegiatan pengembangan sistem kearsipan yang dinamis.
- Melakukan pengelolaan arsip secara mandiri.
- Menyelamatkan sumber – sumber kearsipan.
- Melakukan transkripsi dan literasi arsip mandiri.
Dari paparan diatas dapat kita lihat bahwa Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Perguruan Tinggi sangatlah dibutuhkan, untuk itu hendaknya Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Perguruan Tinggi harus dilakukan secara optimal dan juga sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada saat ini.
Saat ini teknologi pengelolaan kearsipan sudah banyak yang menggunakan media elektronik sebagai media pengelolaan kearsipannya, seiring dengan perkembangan teknologi, pengelolaan arsip berbasis teknologi sudah sangat memenuhi aspek pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.
Sebagai instansi pendidikan yang berdiri paling tinggi hendaklah sebuah perguruan tinggi sudah memulai langkah – langkah dalam pemanfaatan teknologi sebagai basis dari sistem pengelolaan kearsipan mereka, langkah awal yang harus dilakukan yaitu dengan mengalih mediakan semua dokumen – dokumen yang ada dari media fisik ke media elektronik, karena syarat berjalannya sebuah pengelolaan dokumen elektronik adalah adanya dokumen eletronik yang akan dikelola.
Setelah itu pihak perguruan tinggi harus mempersiapkan sebuah sistem pengelolaan dokumen berbasiskan elektronik yang mampu mengelola semua dokumen eletronik tersebut dengan efektif dan efisien dengan adanya kedua aspek tersebut maka pengelolaan dokumen secara elektronik akan dapat dilakukan.
Akan tetapi permasalahan yang ada saat ini adalah kesiapan instansi perguruan tinggi dalam memenuhi kebutuhan tersebut diatas, karena dilihat dari kebutuhannya hal tersebut tidak dapat dilakukan dengan waktu yang singkat dibutuhkan banyak persiapan dari proses alih media hingga membangun sebuah sistem pengelolaan dokumen elektronik tersebut.
Untuk mengatasi hal tersebut salah satu solusi yang ada yaitu dengan menggunakan jasa pihak kedua, dimana pihak kedua ini akan melakukan proses alih media sekaligus menyediakan sebuah sistem pengelolaan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan pihak perguruan tinggi, salah satu referensi penyedia jasa tersebut diatas adalah PT. Spectrum Fileforce Dimana sebagai perusahaan yang berdediaksi pada sistem pengelolaan kearsipan PT. Spectrum FIleforce mempunyai solusi untuk permasalahan tersebut, baik untuk pengelolaan dokumen fisik maupun pengelolaan dokumen secara elektronik, untuk informasi dan konsultasi gratis and adapat menghubungi customer service PT. Spectrum Fileforce di nomor : 08111603535 (Senin – jum’at jam 08.00 – 16.00 WIB).
Semoga bermafaat …….
