Pengelolaan Arsip Vital
Pengelolaan Arsip Vital Dan Arsip Terjaga – Apa itu Arsip vital ?, menurut UU No. 43 Tahun 2009 arsip vital adalah “Arsip yang keberadaannya merupakan prasyarat dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang”, sedangkan menurut KepKa.ANRI No. 6 Tahun 2005 arsip vital dijabarkan sebagai berikut :” Dokumen / arsip vital negara untuk selanjutnya disebut arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang didalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hah dan kewajiban serta asset (Kekayaan) instansi. Apabila dokumen / arsip vital hilang tidak dapat diganti dan mengganggu / menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi”.
Jadi pada dasarnya arsip vital itu mempunyai kedududkan yang sangat penting karena menyangkut hal – hal dibawah ini :
- Merupakan hal yang sangat penting bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat digantikan dari berbagai aspek baik legalitas maupun administrasinya.
- Merupakan hal yang sangat penting untuk menjamin keberlangsungan operasional kegiatan sebuah instansi karena didalamnya terdapat informasi yang digunakan untuk standar operasional kegiatan penting.
- Merupakan hal yang sangat penting karena bisa berfungsi sebagai bukti kepemilikan usaha serta asset sebuah instansi.
- Merupakan hal yang sangat penting karena berkaitan dengan kebijakan strategis sebuah instansi.
Oleh karena itu diperlukan standar pengelolaan arsip vital yang mencakup tiga hal yang sangat penting yaitu :
- mengidentifikasi dan mendokumentasikan arsip vital.
- Membuat standar perlindungan arsip vital
- mempersiapkan standarisasi penyelamatan arsip dari bencana alam serta hal lainnya yang sistematis dan terencana.
Jadi pada dasarnya pengelolaan arsip vital mempunyai tujuan yang terkait dengan hal – hal dibawah ini :
- Penyediaan informasi pada saat proses bisnis dalam keadaan darurat, dan setelah itu melakukan atau memulai kembali bisnis dengan normal seperti sedia kala.
- pengidentifikasian arsip yang paling penting yang terkait dengan hak dan hukum serta keuangan dari dalam organisasi ataupun luar organisasi.
- Perlindungan arsip yang paling penting yang terkait dengan hak dan hukum serta keuangan dari dalam organisasi ataupun luar organisasi.
Contoh Arsip Vital yang terkait dengan Hak dan kewajiban :
- Pembayaran gaji.
- utang – piutang.
- pensiun.
- Asuransi.
- Dokumen yang berisi kontrak, kredit, dan obligasi.
- Dokumentasi sistem pada informasi yang dibuat sebagai arsip yang dibutuhkan untuk melindungi hak.
- Dan masih banyak lagi sesuai dengan bidang usaha yang dimaksudkan seperti Rekam medis pada Rumah sakit ataupun RUPS pada perusahaan, dan lain sebagainya.
Pengelolaan arsip terjaga
Arsip terjaga merupakan arsip negara yang terkait dengan keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga. dimana kegiatan identifikasi, pemberkasan, pelaporan dan penyerahan arsip terjaga dilaksanakan oleh pencipta arsip itu sendiri.
Jadi pada dasarnya arsip terjaga termasuk dalam arsip tingkat satu yang merupakan arsip dinamis, dan tercipta dalam berbagai macam bentuk dan media yang tergantung dari fungsinya. Pada dasarnya arsip terjaga sudah pasti termasuk dalam arsip vital akan tetapi arsip vital belum tentu termasuk dalam arsip terjaga.
Contoh arsip terjaga antara lain :
- Naskah teks proklamasi kemerdekaan republik indonesia yang asli yang hingga kini masih terjaga dengan baik.
- Bendera merah putih yang digunakan dalam pelaksanaan proklamasi kemerdekaan republik indonesia.
- Naskah perjanjian antar negara.
- Dan lain sebagainya.
Demikianlah informasi mengenai Pengelolaan Arsip Vital Dan Arsip Terjaga semoga dapat memberikan manfaat bagi para pembaca , terima kasih.
