Pengelolaan Dokumen Akutansi Dalam Perusahaan – Dalam sebuah perusahaan diperlukan informasi mengenai keuangan untuk berbagai kepentingan salah satunya adalah bagi pihak manajemen untuk mengawasi dan membuat keputusan – keputuasan demi berjalannya roda organisasi perusahaan.
Untuk memenuhi kebutuhan informasi tersebut maka dalam sebuah perusahaan terdapat divisi akutansi yang mengurus masalah mengenai keuangan tersebut, dimana divisi ini mengelola sistem akutansi yang mampu memenuhi aspek kebutuhan pengelolaan keuangan perusahaan.
Sistem akutansi dalam sebuah perusahaan kebanyakan merupakan sebuah sustem dari prosedur dan catatan yang memberikan gambaran khusus dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan perusahaan, karyawan dan berbagai potongan atau bonus lainnya yang akan diterima atau dikeluarkan oleh perusahaan.
Pengelolaan Dokumen Akutansi Dalam Perusahaan
Sebagai gambaran untuk menghasilkan laporan penjualan, transaksi, retur, kuantitas penjualan dan lain sebagainya semua dicatat dan disimpan dalam sebuah dokumen fisik ataupun dokumen digital, dimana nantinya dokumen ini akan dijadikan bukti sah atas proses terjadinya proses kegiatan tersebut.
Tahapan dalam sebuah sistem akutansi antara lain sebagai berikut :
- Bagaimana mengetahui secara pasti mengenai dokumen bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan, baik itu mengetahui jumlah fisik maupun non fisik serta data penting lainnya yang berhubungan dengan transaksi perusahaan.
- Bagaiman mengelompokkan juga mencatat data yang ada seperti dokumen bukti transaksi kedalam catatan – catatan akutansi yang ada.
- Bagaimana menyimpulkan informasi yang ada dalam catatan akutansi dan dibentuk menjadi laporan – laporan bagi pihak manajemen dan bagian lainnya yang memiliki kepentingan, sehingga menjadi informasi yang mudah dicerna dan valid.
Tujuan dari adanya sistem akutansi adalah untuk menyediakan informasi keuangan bagi pihak yang berkepentingan, untuk memperbaiki informasi dari sistem yang sudah ada,untuk pengendalian akutansi, serta untuk mengefisienkan pengeluaran dan pendapatan biaya – biaya perusahaan. Dengan begitu terdapat manfaat besar pada Pengelolaan Dokumen Akutansi Dalam Perusahaan yang secara langsung mampu memberikan efek yang sangat besar bagi berjalannya roda perusahaan.
Dilihat dari fungsi dan tujuannya maka sebuah pengelolaan dokumen akutansi memerlukan sebuah sistem yang efektif dan efisien. banyaknya dokumen – dokumen yang dihasilkan perharinya dalam sebuah manajemen akutansi akan menjadi sebuah masalah jika tidak dilakukan dengan benar.
Untuk itu diperlukan sebuah sistem pengelolaan dokumen yang mampu mengelola semua dokumen akutansi yang ada, dalam hal ini untuk pengelolaan dokumen akutansi yang berupa fisik, penggunaan – penggunaan lemari arsip yang mempunyai kapasitas besar menjadi sebuah keharusan, dengan menggunakan lemari arsip berkapasitas besar selain akan melindungi dokumen akutansi dari berbagai ancaman juga mampu mensentralisasi penyimpanan dokumen.
Untuk pengelolaan dokumen dalam bentuk digital penggunaan Document Management System (DMS) merupakan solusi yang patut dipertimbangkan, bagaimana tidak dengan menggunakan DMS ini maka akan memudahkan seorang akuntan dalammengelola dokumen keuangan nya dengan aman dan efektif.
Semoga bermanfaat……………
