Pengelolaan Dokumen Berbasis Teknologi

Pengelolaan Dokumen Berbasis TeknologiBerbicara mengenai Pengelolaan Dokumen Berbasis Teknologi tidak lepas dari penggunaan teknologi sebagai salah satu alat pengelolaan dokumen, dimana didalam teknologi ini terdapat beberapa fungsi untuk mengolah, menyimpan, menemukan kembali, menyebarkan dan mendaya gunakan informasi yang ada didalam dokumen itu sendiri.

Teknologi sendiri adalah pemanfaatan seperangkat alat seperti komputer dan lainnya untuk mengeolah data menjadi informasi yang bermanfaat, dan dokumen elektronik sendiri dapat di identifikasikan sebagai sebuah unit informasi terekam yang terstruktur, secara logis atau fisik, Not Fixed a record. Jadi pada dasarnya dokumen elektronik merupakan catatan yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik baik analog atau digital.

Pengelolaan Dokumen Berbasis Teknologi

Pengelolaan Dokumen Berbasis TeknologiDi era yang sudah semakin maju ini sebagian dari kita sudah tidak asing dengan teknologi, akan tetapi penggunaan teknologi saat ini sangat beragam macam dan jenisnya, untuk Pengelolaan Dokumen Berbasis Teknologi diperlukan pengetahuan yang mendalam mengenai dasar-dasar penggunaan teknologi komputer, seperti bagaimana cara menyimpan, merubah serta masih banyak hal lainnya yang harus dipahami.

Dengan kemampuan yang secara spesifik dapat melakukan berbagai aspek pengelolaan dokumen maka proses pengelolaan dokumen akan mudah dijalankan, secara umum hal yang harus dilakukan dalam Pengelolaan Dokumen Berbasis Teknologi adalah sebagai berikut :

  • Bagaimana mengkonversi dokumen fisik kedalam dokumen elektronik, atau bagaimana membuat sebuah dokumen langsung kedalam bentuk elektronik atau digital.
  • Setelah dokumen tersebut berbentuk fisik maka langkah selanjutnya yaitu bagaimana menyimpan dokumen fisik tersebut kedalam sebuah sistem penyimpanan yang berbasis teknologi (Komputer, database atau yang lainnya).
  • Sistem penyimpanan yang berbasisi teknologi ini haruslah mempunyai beberapa fungsi yang mencakup kemudahan dalam meyimpan,mengolah dan menemukan kembali data yang telah disimpan untuk digunakan kembali informasi yang ada didalamnya.
  • Sebuah Pengelolaan Dokumen Berbasis Teknologi yang baik haruslah mampu menjamin keberadaan atau pelestarian dokumen yang tersimpan didalamnya dari beberapa ancaman seperti kehilangan dan kerusakan dokumen, oleh karena itu harus ada proses back up data yang menjamin bahwa data yang tersimpan akan kembali didapatkan apabila data aslinya hilang atau rusak.
  • Sistem keamanan yang memadai, tak dapat dipungkiri bahwa kemajuan teknologi juga memberikan banyak celah bagi oknum yang tidak bertanggung jawab untuk mencari keuntungan sendiri, dalam hal ini penggunaan teknologi yang biasanya terhubung dengan sebuah jaringan yang bisa diakses secara luas (internet) bisa memberi peluang bagi oknum tersebut untuk melakukan hal – hal seperti pencurian data, manipulasi data atau perusakan data serta hal lainnya yang merugikan, oleh sebab itu diperlukan protokol keamanan yang sangat ketat guna melindungi data dari hal-hal negatif tersebut.

Pengelolaan Dokumen Berbasis TeknologiDari beberapa hal diatas terdapat juga satu hal yang tidak kalah pentingnya yaitu sumber daya manusia yang menguasai teknologi pengelolaan dokumen, karena walaupun kita mempunyai sistem pengelolaan dokumen yang sangat canggih seperti apapun akan tidak berarti tanpa sumber daya manusia yang menguasainya, apalagi perkembangan teknologi yang sangat pesat menuntut seorang pengelola teknologi untuk terus mengupdate kemampuan dan skill seiring dengan perkembangan teknologi.

Semoga Bermanfaat…..

Leave a Reply

Your email address will not be published.