Dalam sebuah Pengelolaan Dokumen Keuangan Perusahaan banyak sekali kegiatan – kegiatan yang harus dilakukan, hal ini terkait dengan banyaknya data, catatan dan keterangan yang dibuat dan diterima oleh pihak perusahaan yang terkait dengan dokumen keuangan.
Dalam undang – undang No. 43 tahun 2009 mengenai kearsipan, dokumen keuangan perusahaan termasuk kedalam salah satu jenis dokumen perusahaan yang wajib dibuat dan disimpan. Didalam perusahaan sendiri jenis dokumen dibagi menjadi :
Dokumen keuangan
Dimana dokumen keuangan ini merupakan dokumen yang terkait dengan catatan penggunaan keuangan baik dalam hal pemasukan maupun pengeluaran serta hal lain yang mempunyai nilai keuangan yang antara lain terdiri dari :
- Dokumen yang mencatat neraca tahunan, laba rugi tahunan, jurnal rekening, transaksi harian juga semua catatan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban dalam kegiatan sebuah perusahaan.
- Dokumen bukti pembukuan yang terdiri dari warkat – warkat yang digunakan untuk menghitung dasar pembukuan yang terkait dengan perubahan kekayaan, hutang dan modal sebuah perusahaan.
- Dokumen data pendukung pengelolaan keuangan yang merupakan data administrasi terkait dengan penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan dalam sebuah organisasi.
Masa penyimpanan dokumen – dokumen tersebut diatas adalah 10 tahun yang dihitung dari akhir tahun dokumen perusahaan yang bersangkutan, adapun pengecualian dari dokumen data pendukung yang masa retensinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Dokumen Non Keuangan
Dokumen ini merupakan dokumen yang mempunyai keterangan yang berguna bagi perusahaan yang tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan dimana jangka waktu penyimpanan dokumen jenis ini ditetapkan berdasarkan nilai guna dari dokumen bagi perusahaan itu sendiri.
Alasan Pengelolaan Dokumen Keuangan Perusahaan sangat penting
Pengelolaan Dokumen Keuangan didalam sebuah Perusahaan menjadi sangat penting karena dalam setiap transaksi keuangan diperlukan adanya perlindungan kepentingan dan jaminan hukum bagi semua transaksi keuangan perusahaan, seperti kepastian pemegang saham, pembagian laba untung rugi perusahaan, pertanggung jawaban pengelolaan keuangan dan masih banyak lagi hingga kepada kepentingan pajak yang harus disetor kepada negara yang akan memberikan manfaat bagi negara dan juga tentunya rakyat indonesia.
Alasan lain dibalik pentingnya Pengelolaan Dokumen Keuangan adalah pengefisienan pengelolaan dokumen perusahaan yang pastinya akan mampu meningkatkan kinerja perusahaan serta dokumen keuangan sebagai alat pertanggung jawaban transaksi keuangan yang telah terjadi dimasa lampau hingga sebagai bahan referensi pembuatan keputusan dimasa mendatang dan masih banyak lagi alasan mengapa pengelolaan keuangan menjadi sangat penting.
Untuk kegiatan Pengelolaan Dokumen Keuangan Perusahaan sendiri pada umumnya terdiri dari :
- Pembuatan catatan keuangan.
- Penyimpanan dokumen.
- Pengalihan bentuk dokumen.
- Legalisasi dokumen.
- Pemindahan dokumen.
- Penyerahan dokumen.
- Pemusnahan dokumen.
Akan tetapi pada dasarnya keberhasilan Pengelolaan Dokumen Keuangan memang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sarana dan prasarana yang digunakan dengan penggunaan peralatan yang tepat disertai dengan SDM yang memiliki kualifikasi untuk pengelolaan dokumen keuangan ini maka pengelolaan dokumen keuangan akan berjalan dengan baik dan efektif.
Oleh karena itu untuk membangun sistem pengelolaan dokumen keuangan dibutuhkan sumber daya manusia yang cermat, teliti, jujur dan bertanggung jawab dan tentunya menguasai skill dalam pengelolaan dokumen perusahaan, dan juga peralatan pendukung seperti teknologi, dan juga peralatan penunjang lainnya seperti lemari arsip dan peralatan lainnya.
Terima kasih………..
