Pengelolaan Dokumen Perusahaan Menurut Undang – Undang – Pada saat ini ketentuan penyimpanan dokumen telah ditentukan oleh pemerintahan dalam hal “Jangka Waktu Tersimpan” pemerintah menetapkan dalam pasal 11 undang – undang dokumen perusahaan menentukan bahwa catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan wajib disimpan selama 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
Ketentuan ini merubah jangka waktu kewajiban penyimpanan yang ada di kitab undang – undang hukum dagang yakni sebelumnya selama 30 tahun. pada ketentuan sebelumnya yang menyatakan bahwa penyimpanan dokumen selama 30 tahun merupakan hal yang sangat riskan, hal ini terkait dengan biaya pemeliharaan serta ruang penyimpanan yang akan terus berjalan, hal ini cukup memberatkan para pelaku usaha yang tentunya ingin mengefisienkan biaya pengeluaran mereka , oleh karena itu langkah pemerintah untuk memangkan jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan dari 30 tahun menjadi 10 tahun merupakan hal yang sangat baik, dan tentunya hal ini juga meningkatkan proses produktivitas perusahaan secara tidak langsung.
Menurut undang – undang sendiri dokumen perusahaan merupakan catatan – catatan yang antara lain terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi, rekening, riwayat transaksi dan lain sebagainya yang terkait dengan data dan operasional perusahaan.
Penyimpanan dokumen dalam media elektronik
Pengelolaan Dokumen Perusahaan Menurut Undang – Undang – Pada pasal 12 undang undang dokumen perusahaan menentukan bahwa dokumen perusahaan dapat dialihkan kedalam microfilm atau media lainnya. nah pasal ini menjelaskan dengan baik bagaimana penggunaan dokumen digital merupakan salah satu media penyimpanan yang disarankan oleh pemerintah, bagaimana tidak selain tingkat efisiensi yang lebih baik dibanding media penyimpanan konvensional. dokumen digital juga banyak memberikan hal positif lainnya seperti : pengurangan media kertas (Paperless), kecepatan akses, multi account, security system dan lain sebaginya.
Dengan adanya penyimpanan media dalam bentuk elektronik maka secara umum metode pengelolaan dokumen telah berevolusi mengikuti perkembangan teknologi masa kini, karena disaat ini semau aspek bisnis dan ekonomi telah menggunakan teknologi sebaga salah satu sumber Utama dalam proses kegiatannya.
Tinggal beberapa regulasi perlindungan data elektronik inilah yang harus di perbaiki, karena mau tak mau seiring dengan kemudahan dalam mengakses informasi berbasis data elektronik ini, terdapat pula celah yang dapat dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, akhir – akhir ini kita sering mendengar bagaimana virus atau malware yang mampu menembus system pertahanan sebuah organisasi dan mengambil manfaat dari celah tersebut. Walaupun pada dasarnya system proteksi tersebut kita yang harus membangunnya akan tetapi peran pemerintah juga harus lebih dalam menyentuh aspek keamanan bagi para pengelola bisnis di negeri ini. Sehingga dimasa mendatang kita tidak mudah dimanfaatkan oleh pihak – pihak yang tidak bertanggung jawab.
