Administrasi Kearsipan
Pengertian Administrasi Kearsipan-Sebuah penyelenggaraan administrasi atau penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar proses surat menyurat yang keluar dan masuk dikenal dengan administrasi kearsipan atau yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip baik arsip dinamis maupun statis.
Menurut (Mulyono, dkk. 1985:3) kearsipan merupakantatacara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: penyimpanan,penempatan dan penemuan kembali.
Beberapa ciri-ciri sistem kearsipan yang baik adalah sebagai berikut :
- Mudah, dalam arti semua kegiatan penyimpanan, dan penggunaan serta pengembalian arsip tidak menimbulkan kesulitan bagi si pemakai (user) ketika akan melakukan kegiatan kearsipan.
- Tidak menimbulkan kesalahan dalam pelaksanaannya.
- Murah atau ekonomis ditinjau dari segi keuntungan dalam penggunaannya, dan juga tidak berlebihan dalam pemakaian biaya dan sumber daya manusia ataupun perlengkapan system kearsipan.
- Tidak banyak memakan ruang.
- Lokasi yang mudah dicapai sehingga dalam proses penggunaannya dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.
- Sesuai dengan ruang lingkup kegiatan organisasi.
- Fleksibel sehingga mampu diterapkan dalam setiap satuan organisasi yang dapat mengikuti perkembangan organisasi dan teknologi.
- Mampu melindungi arsip dari berbagai ancaman yang ada, termasuk penyalahgunaan informasi yang terdapat didalam arsip itu sendiri.
- Kontrol yang baik, dalam rangka mempermudah pengawasan dengan menggunakan berbagai macam perlengkapan dan metode seperti, kartu indeks, lembar pengantar, kartu pinjaman dan lain sebagainya.
Fungsi Kearsipan
Pengertian Administrasi Kearsipan-Fungsi kearsipan terletak dalam penyelenggaraan kegiatan administrator perkantoran, dimana didasarkan pada fungsinya dibagi menjadi dua macam arsip yaitu :
a. Arsip Dinamis
Arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi, yang terbagi menjadi dua yaitu :
- Arsip Dinamis Aktif yaitu arsip yang masih digunakan terus menerus untuk proses pekerjaan dan pengelolaan dari suatu instansi perkantoran.
- Arsip Dinamis InAktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tidak secara terus menerus dalam artian informasi yang terkandung didalamnya mempunyai batas waktu berlakunya informasi tersebut, atau hanya digunakaan sebagau referensi saja.
b. Arsip Statis
Merupakan arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pelaksanaan sehari-hari arsip negara. Arsip jenis ini juga merupakan pertanggung jawaban nasional dan nilai guna yang sangat penting untuk generasi yang akan dating.
Semoga bermanfaat….
1 thought on “Pengertian Administrasi Kearsipan”