Pengertian Electronic Filling System -Kearsipan merupakan kegiatan yang meliputi beberapa hal diantaranya :
- Penciptaan arsip.
- Penyimpanan arsip (Filling).
- Penemuan kembali (Finding).
- Penyusutan arsip (Pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahaan).
sebagai salah satu dari kegiatan kearsipan Filling mempunyai peranan yang sangat penting bagi berjalannya sebuah kegiatan pengarsipan, karena dalam filling inilah maka proses pencarian kembali informasi akan lebih cepat dan effisien, semakin baik proses filling pada suatu system maka akan semakin cepat proses pencarian kembali informasi begitu juga hal yang sama berlaku untuk skala kebalikannya.
Beberapa pengertian tentang Filling :
a. Menurut GR. Terry, Filling adalah penempatan kertas – kertas dalam tempat – tempat yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu hingga sedemikian rupa sehingga apabila kertas tersebut diperlukan kembali dapat ditemukan dengan mudah.
b. Menurut arsip nasional / Buku pedoman tata kearsipan dinamis, filling atau mem-file adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis.
c. Adapun menurut ensiklopedia administrasi filling sendiri mempunyai makna sebagai salah satu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat – warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat – warkat tersebut akan mudah ditemukan kembali dengan cepat.
Dari beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa filling adalah cara penyimpanan warkat – warkat secara sistematis yang dapat dengan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan lagi, secara sederhana filling dapat diartikan sebagai penyimpanan warkat.
Seiring dengan majunya teknologi, saat ini filling sendiri sudah merambah kedalam dunia teknologi yaitu menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen, metode inilah yang dikenal dengan Electronic Filling System (Sistem pengarsipan elektronik) yang berbasiskan pada media penyimpanan digital.
Manfaat Penggunaan Electronic Filling System :
- mudah ditemukan
- indeks yang fleksibel
- menghemat tempat
- meminimalisir kehilangan file
- pendistribusian arsip dengan mudah
- ada proses back up dan recovery data yang sangat mudah dilakukan
Ada beberapa komponen yang harus diperhatikan pada saat menggunakan Electronic Filling System ini yaitu :
- Kebijakan dan prosedur
- Proses Pendidikan dan training
- Kerahasiaan dan kejujuran
- Cakupan Dokumen
- Metadata
- manajemen File
- Manajemen Penyimpanan : Server, Flasdisk, CD dan lain lain.
Tiga system utama yang digunakan
Beberapa vendor yang menyediakan sistem pengarsipan yang sesuai dengan pengelolaan arsip secara baik dan benar rata – rata menggunakan salah satu dari tiga system Utama yaitu :
- Electronic Document Management System (Sistem manajemen dokumen elektronik) contohnya Word Processing, Spreadsheets dan lain-lain.
- Electronic Imaging System-EIS (Sistem pemindaian elektronik), sistem yang akan mengelola hasil pemindaian / scan.
- Records Management Software -RMS (Software manajemen dokumen), yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang tersimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.
Terima Kasih
