Pengertian Manajemen Kearsipan

Manajemen Kearsipan

Secara umum manajemen kearsipan dapat di jabarkan sebagai perencanaan, pengawasan, pelatihan, pengorganisasian, pengembangan, serta kegiatan manajerial yang lain yang berorientasi pada kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan tujuan untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang nyata dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan efisien.

Sedangkan menurut undang-undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa , penyelenggara kearsipan  adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan dan pengelolaan arsip dalam suatu system kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Tujuan Manajemen Kearsipan

Semua kegiatan yang berkaitan dengan manajemen kearsipan mempunya tujuan sebagai berikut :

1. Sebagai dokumentasi kebijakan dan transaksi organisasi dan sejenisnya secara akurat dan lengkap.
2. Untuk mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan oleh suatu organisasi / perusahaan dan sejenisnya.
3. Kontrol pada mekanisme penciptaan arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, sehingga membuat efisien pada proses pencarian kembali informasi.
4. Untuk menyederhanakan aktivitas, sistem serta proses (penciptaan, penggunaan, pemeliharaan) arsip.
5. Sebagai parameter preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.
6. Pencegahan terjadinya kertas kerja yang tidak perlu, serta menjamin pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip dari awal penciptaan sampai dengan akhir penyusutan.

Menurut undang-undang kearsipan yang membedakan dua macam pengelolaan arsip menjadi arsip dinamis dan arsip statis, dapat dikatakan bahwa untuk pengelolaan arsip dinamis mempunyai tujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan untuk akuntabilitas kinerja serta alat bukti yang sah berdasarkan suatu system.

Selain itu juga pertanggung jawaban dalam pengelolaan arsip yang bersifat dinamis wajib menjaga keautentikan, keamanan, keutuhan arsip itu sendiri yang pada akhirnya dapat diambil secara garis besarnya bahwa tujuan pengelolaan arsip dinamis yaitu untuk menjamin ketersediaan, keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip.

Sedangkan pada arsip statis mempunyai tujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Fungsi Manajemen Kearsipan

Berdasarkan penjelasan diatas dapat dikatakan bahwa fungsi – fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua yaitu :

1. Fungsi manajemen.
2. Fungsi operasional kearsipan.

Fungsi – fungsi manajemen yang dimaksudkan berupa perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, serta pengawasan, dalam pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis termasuk arsip vital dan arsip yang bersifat personal.

Fungsi – fungsi pengelolaan arsip dinamis mencakup kegiatan – kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.

Sedangkan pada fungsi operasional kearsipan merupakan proses dalam pelaksanaan yang menyangkut operasional dan penyelenggaraan kearsipan.

Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat digambarkan bahwa manajemen kearsipan merupakan suatu proses yang sangat penting untuk menunjang berjalannya operasional suatu organisasi baik pemerintahan maupun swasta atau bahkan perorangan.

Dengan menggunakan manajemen kearsipan yang baik dan benar maka semua proses dalam suatu organisasi akan terekam dengan baik dan tersimpan dengan aman sehingga jika dimasa mendatang ada kebutuhan mengenai informasi yang tersimpan maka proses penggunaan kembali informasi menjadi lebih mudah dan akurat.