Pengertian Mengenai Arsip Digital

Sejarah

Pengertian Mengenai Arsip Digital-Berasal dari Bahasa Yunani “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan yang merupakan salah satu pendapat yang mendasari kelahiran kalimat “Arsip” hingga saat ini, sedangkan dengan mengadopsi istilah “Archief” dari Bahasa belanda yang memiliki kemiripan dengan Bahasa Yunani “Archivum” secara umum pendapat tersebut memang tidak jauh berbeda.

Arsip disalah satu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya selembar surat, kuitansi, data statistic, film, kaset, CD dan sebagainya.

Dengan berbagi konsep pengertian tentang arsip yang ada pada saat ini dapat ditarik sebuah gambaran mengenai apa itu arsip, sehingga tidak hanya sekedar kumpulan warkat sebagai bahan pengingat, akan tetapi juga perlu pengaturan dan prosedur bagaimana tatacara menyimpan dan mengelola arsip dengan baik dan benar.

Hal ini dapat dijelaskan dengan keterangan sebagai berikut :

• Penyimpanan (Storing), dimana hal ini mengacu kepada tempat penyimpanan khusus untuk arsip yang tersimpan, dengan kata lain tidak boleh diletakan secara umum sehingga orang yang tidak terkait dengan informasi tersebut tidak dapat memperoleh informasi diluar kewenangannya karena membaca arsip bagaimanapun kecilnya tetap bersifat rahasia.
• Penempatan (Placing), untuk mengelola kembali arsip yang telah tersimpan maka diperlukan penempatan yang baik untuk setiap arsip tersebut, hal ini terkait dengan pencarian kembali arsip apabila suatu saat diperlukan kembali informasi terkait data-data yang ada didalam arsip tersebut.
• Penemuan kembali (Finding), penemuan kembali suatu arsip untuk pencarian informasi memang merupakan salah satu tujuan dari adanya arsip. Oleh karena itu proses pada saat penemuan kembali suatu arsip merupakan hal yang sangat penting pada sistem pengelolaan dokumen dimanapun.

Pengertian Mengenai Arsip Digital

Arsip digital atau sering dikenal dengan arsip elektronik merupakan suatu arsip yang telah mengalami perubahan dari bentuk fisik seperti lembaran kertas menjadi data elektronik, ataupun data yang memang dari awalnya terbuat dari data digital dengan metode penyimpanan juga didalam media digital seperti flasdisk, server dan lain – lain.

Proses konversi arsip dari lembaran kertas (Fisik) menjadi data elektronik disebut alih media. Dimana pada umumnya proses alih media ini menggunakan perangkat komputer dibantu dengan perangkat scanner dalam memproses perpindahan data tersebut.

Secara umum sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual maka dapat dikatakan bahwa sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual dengan kata lain bahwa sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa adanya sistem arsip manual.

Keuntungan menggunakan sistem arsip digital :

1. Proses penemuan kembali arsip menjadi lebih cepat dan efisien.
2. Adanya sistem pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan.
3. Menghemat waktu dan biaya.
4. Pencarian yang efektif berdasarkan kata kunci ataupun informasi lainnya.
5. Meminimalisir adanya kemungkinan kehilangan file tentunya dengan perangkat prosedur dan keamanan yang telah diterapkan sebelumnya, ataupun prosedur backup data yang bisa kita terapkan.
6. Penghematan ruang penyimpanan fisik, sebagai gambaran umum dengan kemampuan sebuah CD-RW berkapasitas 700 MB, mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7.000 lembar (1 lembar rata-rata setara dengan 100 kb dalam format PDF), atau 700 foto dengan format JPEG dengan 1 Mb perfoto.
7. Proteksi dari kerusakan dokumen yang biasanya terjadi pada arsip fisik seperti warna yang luntur akibat waktu juga kertas yang rusak  atau robek terkait penanganan dokumen yang tidak hati-hati. Dengan menyimpan dokumen dalam bentuk soft copy maka resiko kerusakan yang terjadi pada arsip fisik akan mudah di hindari.
8. Kemanan yang lebih berlapis, dengan melakukan prosedur dalam pengelolaan hak User maka proses keamanan akan sangat mudah dikontrol dan mencegah orang yang tidak mempunyai akses dapat mengambil informasi dari arsip yang kita simpan didalam media digital.
9. Proses recovery yang mudah dan cepat, dengan membackup data kedalam media penyimpanan yang compatible maka proses recovery pada media ini akan sangat mudah dilakukan, bandingkan dengan melakukan recovery pada kertas yang terbakar atau sobek maka proses recovery akan sangat sulit dilakukan.

untuk melakukan proses alih media atau proses digitalisasi suatu arsip, dari arsip fisik menjadi arsip digital dibutuhkan tahapan – tahapan sebagai berikut :

a.)  Tahapan pengumpulan bahan

Beberapa kualifikasi untuk arsip yang akan kita pindahkan harus mempertimbangkan beberapa aspek seperti : tingkat kepentingan informasi yang terkandung dalam suatu arsip, arsip yang sudah rapuh ataupun segera rusak, dan pertimbangan pertimbangan lainnya.

b.)  Tahapan pemindaian

Dengan menggunakan bantuan mesin scanner maka tahapan pemindaian ini akan dapat dilakukan, setelah proses pengumpulan bahan maka bahan tersebut akan masuk keproses pemindaian. pada proses inilah dokumen fisik bertransformasi menjadi bentuk digital.

c.)  Tahapan Manipulasi

Keunggulan dari penyimpanan arsip dalam bentuk digital ini antara lain mudahnya melakukan manipulasi bentuk format dokumen yang akan kita simpan, karena hasil dari proses digitalisasi yang sangat besar maka kita dapat mengubah format tersebut menjadi lebih kecil dengan banyak cara seperti mengkompresi dokumen ataupun mengubah format dokumen yang akan kita simpan.

d.) Tahapan Entry Data

Setelah ketiga tahapan diatas selesai dilakukan maka selanjutnyaadalah proses entry data dimana data yang sudah dideskripsikan dikelompokan berdasarkan klasifikasi tertentu sehingga user dapat melakukan pencarian informasi berdasarkan deskripsi klasifikasi data yang telah dibuat, dengan menggunakan kata kunci yang tepat maka proses pencarian kembali informasi akan menjadi lebih mudah dan cepat.

e.)  Tahapan Koreksi

Tahapan kloreksi ini merupakan tahapan akhir dalam proses alih media ini, dimana tahapan ini merupakan hal yang menjadi sangat penting dalam proses perkembangan pengelolaan arsip digital, karena pengelolaan yang bersifat berkelanjutan maka dalam hal peletakan pondasi dan klasifikasi harus benar benar tersusun dengan baik dan benar agar dimasa mendatang tidak akan terjadi kasalahan dalam penempatan informasi yang baru masuk.

Koreksi ini juga berfungsi untuk melihat apakah jumlah data deskripsi arsip yang sudah dientry sudah sesuai dengan jumlah data arsip elektroniknya, misalkan data dalam bentuk fisik yang telah dialih mediakan sebanyak 1.000 dokumen, maka kita bisa mencocokannya dengan  jumlah data digital yang telah masuk kedalam sistem penyimpanan digital yang telah kita buat tersebut.

Kelebihan dan kekurangan arsip digital :

Kelebihan :

• Adanya Salinan arsip dalam bentuk digital.
• kemudahan akses penggunaan kembali arsip yang telah tersimpan.
• Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip digital.
• Keamanan yang sangat tinggi serta hak akses yang bias diatur menurut kepentingan dan jabatan user.
• Kemudahan dalam proses backup dan recovery data.

Kekurangan :

• Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, mengurangi, memodifikasi atau bahkan menghapus) Bagi orang yang mempunyai kemampuan dalam hal tersebut (Hacker).
• Adanya kemungkinan file rusak atau hilang tanpa diketahui akibat dari serangan virus dan sejenisnya.
• Bergantung kepada jaringan atau server yang kita gunakan, apabila jaringan atau server sedang mengalami gangguan maka secara langsung mempengaruhi kemampuan kita untuk mengakses data tersebut.

 

Demikianlah beberapa hal mengenai Pengertian Mengenai Arsip Digital, semoga bermanfaat…

 

Baca Juga Jenis-jenis peralatan pengarsipan