Pengertian Mengenai Arsip Inaktif

‍bagi kita yang bekerja dibidang pengelolaan dokumen sudah barang tentu mengenal istilah arsip aktif dan inaktif, nah saat ini yang kita bahas adalah Pengertian Mengenai Arsip Inaktif ?.Menurut UU 43 Tahun 2009 arsip inaktif adalah “Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun / jarang digunakan” dan pada Peraturan Pemerintah 28  Tahun 2012 Arsip inaktif dikateghorikan sebagai Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Umumnya arsip inaktif adalah arsip yang sudah ada dalam jangka waktu yang cukup lama, sehingga dalam hal ini informasi yang ada didalamnya sudah jarang duginakan atau mungkin informasi yang terkandung didalamnya sudah tidak berlaku lagi.

Akan tetapi justru pengelolaan arsip inaktif merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan secara berkala, guna menunjang sistem pengelolaan arsip yang baik dan efektif, arsip inaktif yang tercampur dengan arsip aktif akan menimbulkan berbagai masalah antara lain :

• Overload ruang (ruang yang seharusnya bisa digunakan untuk arsip aktif yang baru)
• Memperlambat waktu pencarian arsip aktif (apabila penyimpanannya tercampur dengan arsip aktif)
• Penambahan indeks pencarian
• Menimbulkan bau yang tidak sedap apabila arsip tersebut sudah rusak dan terlalu lama
• dan lain sebagainya

Jadi pengelolaan arsip inaktif sebaiknya dilakukan sedikit demi sedikit setelah masa retensi arsip yang bersangkutan habis, sehingga seiring dengan waktu berjalan pengelolaan arsip inaktif bisa dilakukan sejalan dengan proses pengelolaan sehari-hari.

Tahap Pengelolaan arsip Inaktif

Untuk melakukan pengelolaan arsip inaktif yang terlanjur sudah banyak dan tidak terstruktur dapat dilakukan langkah – langkah sebagai berikut :

I.  Tahap Identifikasi

• • • Identifikasi status arsip apakah masih aktif atau sudah inaktif
    • Idetifikasi kondisi fisik arsip
    • Identifikasi sumber arsip
    • Identifikasi sistem kearsipan

II.  Tahap Survey

Tahap ini bertujuan untuk mengetahui perkiraan berapa jumlah arsip yang akan dibenahi yang akan menghasilkan daftar ikhtisar arsip. dalam hal ini survey berkaitan dengan kegiatan untuk mengumpulkan data dan keseluruhan informasi mengenai arsip yang terkait dengan struktur dan fungsi organisasi.

Secara umum hal ini terkait dengan :

• • • Arsip apa saja yang dimiliki oleh sebuah lembaga / organisasi.
    • Bagaimana sistem pengaturan dan pengelolaannya.
    • apakah ada perubahan mengenai struktur, fungsi, dan sistem kearsipannya.

Hal diatas perlu dilakukan karena merupakan parameter untuk menyusun Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang akan diajukan kepada pihak yang terkait untuk anggaran biaya pengelolaan arsip inaktif.

III.  Rencana Kerja

Rencana kerja yang dibuat pada saat pengelolaan arsip inaktif yang terkait dengan beberapa keperluan antara lain :

• • • Sumber Daya Manusia
    • Rencana lamanya waktu pengejaan
    • Jumlah peralatan yang dibutuhkan
    • Boks
    • Rak
    • Folder
    • Kertas Kissing

IV.  Membuat Rencana Anggaran Belanja (RAB)

Berdasarkan hasil survey pada poin II diatas maka kita dapat membuat perkiraan untuk kebutuhan anggaran dalam melakukan pengelolaan arsip inaktif tersebut yang dikalkulasikan dengan peralatan dan biaya untuk proses pengerjaan tersebut.

Dengan gambaran rumus seperti gambar berikut

V.  Formulir Pendataan Arsip

Formulir ini dibuat dengan memuat informasi mengenai :

• • • • Nama Instansi
      • Alamat
      • Unit Kerja
      • Lokasi Arsip
      • Kondisi Ruangan
      • Kondisi Arsip
      • Media Rekam
      • Jumlah
      • Periode Waktu
      • Sistem Penataan
      • Alat Temu Balik
      • Pelaksana Survey
      • Tanggal

VI.  Rekonstruksi Arsip Inaktif

• • • Pemilahan arsip aktif dan Inaktif
    • Menyusun kelompok arsip Berdasarkan : Struktur organisasi, Klasifikasi masalah arsip, Kronologis.

Rekonstruksi arsip atau pengaturan kembali merupakan proses pengembalian penataan arsip sesuai dengan penataan aslinya, hal ini dilakukan agar unit kerja yang memiliki arsip tersebut tidak kebingungan pada saat akan mencari arsipnya karena penataannya masih sama dengan penataan pada saat belum dilakukan pengelolaan arsip inaktif ini.

VII.  Pendeskripsian

Terkait hal ini maka sesungguhnya pendeskripsian arsip inaktif meliputi hal – hal sebagai berikut :

• • • • Bentuk Redaksi
      • Isi Informasi
      • Periode
      • Tingkat Keaslian
      • Jumlah atau Volume
      • Keterangan Khusus
      • Ukuran

VIII.  Manuver

Manuver kartu deskripsi merupakan kegiatan menyusun atau mengelompokan kartu deskripsi dan berkas berdasarkan masalah setelah itu baru dikelompokan berdasarkan kronologis tahun.

VIII.  Pembuatan Skema atau Klasifikasi

• • • Dilakukan apabila arsip belum dikelompokan sebelumnya.
    • Dibuat berdasarkan hasil manuver kartu fiches.
    • kartu tersebut dikelompokan berdasarkan fungsi dan masalahnya.
    • Mengyurutkan masalah yang ada dan menghasilkan skema arsip.

IX.  Penomoran

• • • Memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi.
    • Nomor tersebut digunakan untuk memberi nomor definitif pada fisik arsip.

X.  Penempatan arsip inaktif kedalam folder dan memberikan kode masalah arsip dan nomor urut arsip.

XI.  Penemnpatan arsip inaktid kedalam Box Arsip.

XII.  Pemberian labeling pada Boks Arsip yang memuat tentang informasi dasar mengenai dokumen yang ada didalamnya.

XIII.  Penataan Boks dalam rak, dalam hal ini rak arsip diberi nomor dan booksnya pun diberi nomor agar lebih mudah dalam mencari kembali arsip tersebut.

IXX.  Pembuatan Daftar Arsip inaktif, dengan menggunakan Excel, maka semua data yang ada dimasukan kedalam data excel dan dibuat sesuai dengan skema penyusunan yang telah dilakukan.

Secara garis besar seperti itulah langkah – langkah dalam mengelola arsip inaktif yang ada di organisasi atau perusahaan kita, semoga bermanfaat…