Penggunaan Arsip Digital Di Masa Depan

Penggunaan Arsip Digital Di Masa DepanPenggunaan Arsip Digital Di Masa Depan-Pengelolaan arsip pada saat ini sedang dalam masa transisi, dimana pada masa lalu hampir dipastikan semua arsip disimpan dalam bentuk fisik yaitu dalam selembar kertas yang berisi informasi – informasi penting didalamnya, akan tetapi seiring berkembangnya teknologi maka hadir pula inovasi dalam penyimpanan arsip yang dikenal dengan arsip digital atau arsip elektronik, dimana arsip ini menggunakan media elektronik sebagai tempat penyimpanan dan pengelolaannya.

Penggunaan arsip elektronik pada saat ini sudah berkembang sangat pesat, bahkan hampir semua perusahaan menerapkan arsip elektronik ini sebagai media menyimpan informasi, walaupun hanya menggunakan aplikasi atau media bawaan dari office seperti, word. excel, pdf dan lain sebagainya, akan tetapi hal tersebut sudah termasuk kedalam katagori penyimpanan informasi kedalam media elektronik.

Pada dasarnya proses alur kegiatan pada arsip elektronik ini dimulai dari pembuatan arsip elektronik, proses pembuatan arsip elektronik ini bisa melalui dua cara yaitu :

  1.  Alih media, cara ini merupakan cara yang harus dilakukan jika kita ingin merubah dan menyimpan informasi yang ada pada data fisik menjadi data digital atau data elektronik, cara ini menggunakan peralatan scan untuk mengkonversi data fisik menjadi data digital, setelah menentukan data fisik mana saja yang akan di simpan kedalam media penyimpanan elektronik maka proses selanjutnya kita akan melakukan proses Scan, proses ini dilakukan dengan men-Scan semua dokumen sehingga menghasilkan dokumen dalam bentuk digital untuk selanjutnya dilakukan pengelolaan dokumen dalam bentuk digital.
  2.  Pembuatan dokumen digital, cara ini merupakan cara alami pembuatan dokumen digital yaitu dengan menggunakan teknologi seperti komputer dalam membuat dokumen dan menyimpannya langsung didalam komputer tersebut, maka data yang dihasilkan sudah pasti berbentuk data digital. Jadi pada cara ini semua kegiatan pembuatan dan pengelolaan arsip menggunakan media elektronik sebagai medianya.

Kenapa Arsip Digital ?

Penggunaan Arsip Digital Di Masa DepanSaat ini menurut informasi dari berbagai sumber, pengunaan kertas diseluruh dunia sudah sangat mengkhawatirkan, seiring dengan meningkatnya penggunaan kertas maka bahan baku untuk pembuatan kertas secara otomatis akan meningkat, bahan baku kertas dalam hal ini adalah kayu yang didapat dari pohon pada saat ini sudah sangat sedikit sedangkan fungsi pohon bukan hanya sebagai bahan baku untuk pembuatan kertas akan tetapi sebagai penyuplai oksigen dan paru-paru dunia, oleh karena itu saat ini sudah sering kita dengar gerakan stop penggunaan kertas dan beralih kemedia elektronik atau yang lebih dikenal dengan paperless.

Penggunaan dokumen elektronik bukan saja membantu mengurangi penggunaan kertas akan tetapi juga membuat biaya operasional pengelolaan arsip menjadi lebih rendah, hal ini dikarenakan kita todak lagi membutuhkan media kertas sebagai media penyimpanan, semau disimpan kedalam bentuk elektronik yang memang jauh lebih murah atau bahkan tanpa biaya, pengelolaan arsip elektronik juga sangat mudah dan efisien dibanding pengelolaan dokumen konvensional, oleh karena itu sudah saatnya anda beralih ke pengelolaan dokumen elektronik saat ini juga karena dimasa mendatang dokumen elektronik sudah menjadi sebuah kewajiban bagi semua elemen organisasi apapun.

Sebagai rekomendasi dari kami bagi anda yang ingin menggunakan pengelolaan dokumen berbasis dokumen elektronik, anda dapat menggunakan dokumen manajemen system dari PT. Spectrum Fileforce yaitu PaperVision ataupun Radar, software ini mampu mengakomodasi semua kebutuhan proses pengelolaan dokumen digital hingga proses alih medianya.

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.