Saat ini penggunaan folder pada penyimpanan dokumen sudah merupakan standar penyimpanan dokumen yang baik, akan tetapi banyak sekali para pengelola dokumen atau sistem kearsipan masih kesulitan dalam hal pencarian kembali dokumen yang diperlukan, hal ini terjadi akibat tidak adanya penggunaan label coding pada folder tersebut, secara umum penggunaan Label coding dapat membantu user dalam menemukan kembali dokumen yang akan dicari dengan cepat dan effisien.
Penggunaan Coding Pada Label Folder
Dalam sebuah organisasi yang besar keberadaan dokumen atau arsip merupakan salah satu keberadaan yang paling penting, dimana dengan menggunakan dokumen tersebut secara tepat maka kebutuhan akan informasi mengenai sesuatu hal yang berkaitan dengan bisnis proses sebuah pekerjaan akan menjadi lebih baik. Dengan banyaknya dokumen yang ada maka akan timbul sebuah permasalahan baru, yaitu bagaimana menempatkan dokumen kedalam sebuah system pengelolaan yang baik agar penggunaan kembali dan pengelolaan dokumen tersebut menjadi lebih mudah.
Biasanya dalam sebuah system pengelolaan dokumen yang baik sudah ada prosedur penanganan dokumen, baik dari saat dokumen tersebut masuk hingga penyimpanan dan penggunaan kenbali dokumen tersebut. hal yang sudah pasti dilakukan salah satunya dalah penempatan lembaran dokumen – dokumen tersebut kedalam sebuah folder.
Apa itu folder arsip, folder arsip merupakan sebuah map arsip yang berbentuk persegi panjang yang dapat menyimpan dokumen arsip didalamnya sehingga lembaran arsip terlindungi dari berbagai ancaman kerusakan. jadi dalam sebuah folder bisa terdapat beberapa lembar dokumen yang mempunyai informasi saling terkait yang telah dikelompokan kedalam beberapa kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. kemudian folder-folder tersebut disimpan didalam sebuah lemari / rak penyimpanan / fiiling cabinet nah didalam lemari inilah nantinya kita akan mengelola dan menggunakan informasi yang ada didalamnya.
Seperti yang diungkapkan sebelumnya bahwa salah satu tujuan adanya pengelolaan dokumen ini yaitu agar memudahkan penggunaan kembali informasi yang ada didalam dokumen maka langkah yang paling penting selain proses penyimpanan dokumen yaitu proses penggunaan kembali dokumen tersebut, bisa dibayangkan didalam sebuah lemari penyimpanan arsip yang terdiri dari ratusan atau bahkan ribuan dokumen yang ada didalam folder tanpa identitas pengenal, maka akan dibutuhkan waktu yang sangat lama pada saat pencarian kembali informasi yang tepat, nah untuk solusi itulah kegunaan Coding Pada Label Folder yang akan mempermudah user dalam mencari kembali lembaran atau dokumen arsip yang tepat sebagai petunjuk pencarian.
Pada sebuah folder tertentu umumnya ada bagian menonjol yang disebut TAB, bagian inilah yang akan menjadi posisi peletakan Coding Label, dimana label coding ini memuat kode dan informasi dasar mengenai isi dokumen yang ada didalam folder tersebut. Penggunaan dan metode identifikasi pada label coding bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan identitas perusahaan, bisa dengan penggunaan kode unik untuk divisi tertentu hingga penggunaan warna berbeda untuk setiap divisi yang ada, dengan kata lain setiap kode dan desain yang berbeda bisa mewakili identitas dan isi sebuah dokumen yang ada didalam sebuah folder. sehingga pada saat pencariannya cukup mengacu kepada kriteria yang telah dibuat tersebut sehingga dapat mempersempit pencarian dalam tingkat yang lebih efisien dari pada sebelumnya.
Semoga bermanfaat….
2 thoughts on “Penggunaan Coding Pada Label Folder”