PENGGUNAAN DMS CLOUD SERVER PADA PERUSAHAAN
Pentingnya penggunaan DMS Cloud Server pada perusahaan ,itu semua begantung pada kondisi dokumen yang sedang berjalan pada perusahaan anda.
Apakah sudah sepenuhnya paperless tanpa perlu mencetak dokumen?
Jika anda melakukan penyimpanan dokumen pada lemari arsip apakah dokumen mudah ditemukan ? Jika jawabannya ya, berarti dokumen yang anda miliki sudah tertata baik atau jumlah dokumen masi dalam batas wajar.
Tetapi, jika anda sudah susah menemukan dokumen anda, dokumen kurang tertata baik , dokumen tidak tahu siapa saja yang meminjam serta mengakses. Dan lebih parahnya dokumen bisa dilihat oleh semua pihak, jadi kerahasiaan dokumen tidak terjamin. Mengecewakan bukan ?
Pada pembahasan postingan sebelumnya mengenai pengertian dari DMS ( Document Management System ), pasti sudah memahami cara kerja dari DMS itu sendiri . Serta bagaimana memilih DMS yang baik sesuai dengan kebutuhan anda.
Kapan waktu yang tepat untuk memulai menggunakan DMS berbasis Cloud Server untuk dokumen pada perusahaan anda ?
Pada umumnya dengan kondisi sebagai berikut :
-
- Pengeluaran produksi kertas internal (termasuk penggunaan print) sudah tidak masuk akal atau melebihi budget yang biasa di anggarkan
- Ruang untuk menyimpan lemari arsip sudah tidak memadahi / sudah penuh. Sehingga tidak memungkinkan untuk penambahan lemari arsip
- Pencarian dokumen yang menyulitkan karena pencarian dan peminjaman dokumen yang tidak termanage
- Pencarian dokumen pada komputer anda yang tidak efisien, seperti mencari satu dokumen tetapi anda tidak ingat dimana anda menyimpan dokumen tersebut
- Dokumen selalu dibutuhkan di berbagai kondisi , seperti saat dinas keluar kota. Saat malam hari operasional tidak bekerja. Bahkan Jika saat anda berada di luar negeri . Yang artinya membutuhkan dokumen kapanpun dan dimanapun
Jika anda menggunakan ingin DMS berbasis cloud server, berikut tips memilih DMS yang baik
-
- Pilih Vendor yang tepat
Agar okumen pada perusahaan Anda dapat terorganisasi dengan baik dalam penggunaan DMS terlebih dengan berbasis cloud memang sangat dibutuhkan guna mengakomodir keperluan tersebut. Lalu bagaimana kita dapat memilih vendor yang tepat?Tanyakanlah , bagaimana security keamanan dari cloud sistem tersebut cloud berbasis apa yang digunakan dan bagaimana juga dengan encryption tersebut. Bagaimana cara mereka juga menangani hal-hal troubleshooting dan juga bagaimana kesediaan waktu mereka dalam mengangani troubleshooting itu tersebut. - Pilih DMS yang mempunyai kolaborasi dan juga terintegrasi
Tentu tak hanya ingin mudah dioperasikan melainkan kemudahan dalam penggunaan DMS tersebut harus dilengkapi pula dengan kemampuan seperti dapat terintegrasi dengan berbagai macam fitur lainnya dan yang terpenting haruslah membantu terwujudnya kerja kolaboratif pada suatu perusahaan.
Misalnya, anda ingin mengumpulkan berbagai macam dokumen dari semua departemen untuk menyusun laporan keuangan bulanan tetapi disaat yang bersamaan bencana banjir atau kondisi lainnya menghambat mobilitas Anda untuk pergi ke kantor. Maka langkah yang tepat untuk mengatasi hal tersebut yakni Anda harus menggunakan semacam tool yang memungkinkan Anda untuk melakukan pengumpulan dokumen dari DMS Clous Server ke tempat Anda berada dan terintegrasi pula dengan fitur lain yang mendukung pekerjaan Anda tersebut. Seperti butuh rekapan dalam list Excel , atau fitur-fitur lengkap lainnya. Seperti DMS Imagesilo dari PT. Spectrum FileForce - Pilih DMS yang yang aman dan dilengkapi fitur Administrative Control
Contohnya , pada suatu dokumen hanya anda dan atasan anda yang diberikan wewenang untuk melakukan pengeditan dan publikasinya, tapi ternyata dokumen tersebut malah dipublikasikan atau malah diedit oleh orang yang tak bertanggung jawab dan bahkan dari divisi yang berbeda dengan anda tanpa izin kepada anda bahkan kepada atasan anda. Apakah hal ini pernah anda alami?Hal – hal seperti ini, sangat mungkin dapat dilakukan pembatasan hak akses dan fitur dari akses dokumen tersebut. DMS Cloud Server Imagesilo ini mempunyai fitur-fitur tersebut seperti dalam menentukan siapa saja yang dapat mengakses “FOLDER” pada dokumen yang anda simpan . atau akses penentuan akses , seperti anda bisa menambahkan,mengedit , melakukan print dan juga bisa untuk save. Tetapi user yang lain seperti rekan kerja anda hanya dapat melakukan lihat dokumen tetapi tidak bisa melakukan hal lainnya. Hal ini yang disebut dengan fitur administrative tool. DMS yang baik hampir memliki fitur ini.Pilihlah DMS yang aman dari aneka serangan data breach seperti virus atau malware yang ingin mengeksploitasi data Anda dengan cara mengambil data Anda yang baru akan kembali ke tangan Anda saat Anda telah membayar sejumlah uang yang ditentukan agar data-data Anda tidak berpindah ke tangan orang lain
- Pilih Vendor yang tepat
Sebenarnya hampir semua DMS yang tersedia dipasaran saat ini mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing, oleh karena itu sangat penting bagi kita untuk mempelajari lebih jauh mengenai aplikasi DMS yang ingin kita implementasikan didalam perusahaan kita, untuk saat ini sebagai salah satu alternative bagi anda yang akan kami sarankan kepada anda yaitu Software DMS Cloud Server keluaran dari PT. Spectrum Fileforce, dimana Software yang bernama Cloud Server, yang mempunyai banyak sekali keunggulan dalam hal DMS atau Software pengelolaan dokumen manajemen system yang ada, untuk informasi mengenai software Imagesilo anda dapat menghubungi Website resmi PT. Spectrum Fileforce Di http://spectrum-fileforce.com/ atau dinomor berikut : 08111603535
Terima Kasih
