Penggunaan Folder Arsip Pada Sistem Pengelolaan Dokumen merupakan hal yang biasa dilakukan pada sebuah divisi pengelolaan arsip atau dokumen, akan tetapi tahukah anda dalam menggunakan dan mengelola arsip dibutuhkan pengetahuan mendasar mengenai, jenis dan perangkat bantu untuk mengelola dokumen tersebut, hal ini dimaksudkan agar sistem pengelolaan yang berjalan bisa menjadi maksimal dan efisien.
Pada umumnya setiap dokumen yang ada akan diletakan didalam sebuah lemari penyimpanan, dengan begitu banyaknya dokumen yang ada maka jika proses penyimpanannya tidak dilakukan dengan baik maka dimasa mendatang akan menimbulkan masalah yang cukup serius, hal ini terkait dengan proses penggunaan kembali informasi yang ada didalam dokumen tersebut.
Salah satu solusi untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan penggunaan folder arsip untuk proses penyimpanan lembaran dokumen tersebut, hal ini akan sangat membantu dalam memilah data yang tersimpan agar mudah dicari, dalam hal ini setiap folder berisi dokumen yang memiliki identitas atau masalah yang serupa, jadi dalam hal ini kita bisa membagi kriteria dokumen sesuai dengan jenis dokumen yang ada.
Bagaimana cara mengidentifikasi sebuah folder dalam ribuan folder yang ada
Bentuk dan ukuran folder yang dipakai biasanya serupa oleh karena itu biasanya folder ini mempunyai area khusus yang digunakan sebagai penanda identitas isi sebuah folder tersebut, ada yang diletakan dihalaman depan folder ataupun bagian lebih yang disebut sebagai TAB, nah TAB inilah yang akan dilekatkan atau ditulisi dengan label yang berisi kode atau informasi spesifik mengenai isi dari folder tersebut.
Ada juga cara sederhana untuk mengidentifikasi sebuah folder yaitu penggunaan warna yang berbeda untuk setiap divisi asal dokumen akan tetapi cara tersebut tetap mengurangi intensitas efektifitas karena bisa jadi dokumen yang berasal dari satu divisipun berjumlah sangat banyak sehingga tetap menyulitkan user jika ingin mencari dokumen yang diperlukan secara tepat, oleh karena itu penggunaan label coding dalam sebuah folder sangat dianjurkan.
Setelah semua lembaran dokumen tersebut dimasukan kedalam folder maka langkah selanjutnya adalah penyimpanan folder didalam lemari arsip, pada proses penyimpanan ini semua folder disimpan kedalam lemari arsip secara berurutan berdasarkan metode tertentu, bisa dengan metode abjad, divisi asal atau hal lainnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dengan penyimpanan yang terstruktur maka secara otomatis proses pencarian akan lebih mudah dan cepat karena pencarian akan berdasarkan metode yang digunakan saat itu.
Semoga bermanfaat…..
