Penggunaan Folder Pada Sistem Pengarsipan-Pada sebuah system pengarsipan hal yang paling penting adalah bagaimana menyimpan dokumen dengan baik dan kemudahan mencari kembali dokumen tersebut, dokumen – dokumen tersebut biasanya berbentuk dalam lembaran kertas yang tipis dan rentan terhadap ancaman kerusakan, oleh karena itulah pentingnya penggunaan folder untuk menyimpan lembaran-lembaran dokumen tersebut.
Folder pada umumnya berbentuk persegi empat yang terbuat dari bahan yang tebal seperti buff manila, karton dan lain sebagainya, fungsi folder sendiri selain untuk melindungi dokumen juga bisa sebagai pengelompok dokumen maksudnya kita bisa menyimpan banyak dokumen dalam satu buah folder dimana dokumen tersebut saling terkait atau memiliki kesamaan informasi yang terkandung didalamnya.
Folder ini memegang peranan yang sangat penting bagi system pengarsipan dengan adanya folder ini kita bisa membagi klasifikasi dokumen kedalam beberapa folder sehingga dengan demikian dokumen yang akan dicari mudah ditemukan, dan pencarian hanya berdasarkan klasifikasi informasi yang telah dibuat akan memberikan penghematan waktu.
Pada umumnya folder yang ada saat ini mempunyai bagian yang disebut TAB yang berfungsi sebagai tempat untuk menempelkan label, dimana label ini mempunyai kode-kode tertentu yang menunjukan beberapa informasi dasar mengenai dokumen yang ada didalam folder tersebut.
Dalam pemilihan folder harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
- Bahan dasar yang tebal dan kuat, hal ini terkait dengan perlindungan dokumen yang ada
didalamnya, dengan bahan yang kuat maka akan melindungi dokumen dengan baik, entah dari tumpahan air, suhu udara yang tinggi ataupun serangan binatang pengerat dan lain sebagainya. - Mempunyai bagian tab sebagai tempat untuk menempelkan label, bagian tab yang ada difolder sangat membantu user dalam menemukan dokumen yang dicari dengan cepat, dan bagian tab ini sangat menonjol dan mudah dilihat secara kasat mata, dengan variasi warna yang cukup menonjol sangat membantu dalam proses pencarian kembali dokumen.
- ukuran yang sesuai, dengan banyaknya ukuran dokumen yang ada diperlukan sebuah standar ukuran yang disesuaikan dengan dokumen yang ada, ukuran faktur, dokumen dan berkas lainnya sudah barang tentu ada perbedaan, dengan menentukan ukuran folder yang seragam maka akan menyeragamkan ruang penyimpanan dengan baik, sebagai contoh kita bisa menyimpan dokumen ukuran kecil hingga ukuran A4 kedalam folder ukuran A4 sehingga dalam proses peletakan dokumen semua dokumen ada didalam foder A4 tersebut.
Pada dasarnya penggunaan folder pada system pengarsipan sangat membantu proses kerja yang ada didalam sebuah organisasi, oleh karena itu penggunaan folder dalam sebuah system pengarsipan perlu dilakukan oleh setiap individu yang mengelola sistem pengarsipan, masalahnya tinggal menyesuaikan saja kebutuhan folder dengan jumlah dokumen yang ada.
Semoga bermanfaat….
