Pentingnya Alih Media Dalam Pengelolaan Dokumen Elektronik – Saat ini teknologi informasi telah berkembang dengan pesat, akses informasi yang mudah didapat merupakan hasil dari adanya dokumen elektronik yang ada didalam dunia maya, tak terhitung berapa banyak dokumen elektronik yang tersedia didunia maya. Oleh karena itu saat ini tren penggunaan dokumen elektronik menjadi begitu tinggi pada saat ini.
Sebenarnya apa itu yang dimaksud dengan dokumen elektronik ?, Dokumen elektronik merupakan sebuah informasi elektronik yang dibuat , diteruskan, dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal dan sejenisnya yang pada penngunaannya menggunakan media elektronik sebagai alat penerjemahnya. dimana dokumen elektronik ini tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, simbol dan lain sejenisnya akan tetapi dokumen yang mempunyai makna yang bisa dipahami oleh orang yang memahaminya.
Sesuai dengan judul kali ini yaitu “Pentingnya Alih Media Dalam Pengelolaan Dokumen elektronik” kita akan membahas seberapa penting peran alih media pada pengelolaan dokumen elektronik.
Pentingnya Alih Media Dalam Pengelolaan Dokumen Elektronik
Dokumen merupakan salah satu aspek yang sangat penting dalam sebuah organisasi ataupun per orangan, dimana dokumen ini mampu menjadi sebuah sumber informasi yang valid dan dapat dibuktikan kebenarannya, didalam dokumen yang termasuk dalam dokumen perorangan seperti , KTP, kartu keluarga, Ijasah dan lain sebaginya, dan dalam sebuah organisasi atau perusahaan kategori yang termasuk dalam dokumen ini sangatlah banyak, semua informasi yang terekam dalam sebuah objek yang memiliki manfaat bagi orang yang membutuhkannya adalah termasuk kedalam dokumen perusahaan.
Lalu bagaimana dokumen ini dikelola agar informasi yang ada didalamnya bisa digunakan oleh orang yang membutuhkannya? , sudah barang tentu diperlukan sebuah sistem pengelolaan dokumen yang mampu mengelola semua dokumen yang ada dengan efisien dan efektif. pengelolaan dokumen disini bertujuan agar semua dokumen yang dikelola bisa memberikan manfaat bagi perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung.
Namun pada saat ini pengelolaan dokumen fisik sudah sangat berkurang seiring dengan hadirnya pengelolaan dokumen secara elektronik, dimana pengelolaan dokumen secara elektronik mampu memberikan solusi atas kebutuhan informasi didalam setiap dokumen yang menuntut kecepatan, akurasi, keamanan dan kemudahan akses.
Dengan adanya pengelolaan dokumen secara elektronik maka memunculkan masalah baru yaitu bagaimana dengan dokumen yang sudah terlanjur dibuat secara fisik , apakah kita harus membuat baru lagi dokumen fisik tersebut kedalam dokumen elektronik ?, sudah tentu tidak, dalam hal ini proses alih media menjadi satu – satu nya solusi dari permasalahan tersebut, dimana alih media merupakan proses konversi dokumen fisik kedalam dokumen elektronik atau sebaliknya tanpa mengurangi informasi yang ada didalamnya, jadi dapat disimpulkan bahwa proses alih media merupakan proses duplikasi pada dokumen fisik menjadi dokumen elektronik ataupun pada dokumen elektronik menjadi dokumen fisik.
Didalam sebuah kelahiran dokumen sesungguhnya tidak semua bisa diciptakan melalui penciptaan elektronik, karena ada beberapa dokumen yang memang mengharuskan adanya verifikasi valid yang memang harus tercipta secara fisik misalkan tanda tangan, stempel dan lain – lain, dimana ornamen tersebutlah yang justru mempunyai kepentingan yang sangat tinggi dalam memvalidasi sebuah dokumen, untuk itu dalam sebuah pengelolaan dokumen berbasis elektronikpun proses alih media masih sangat dibutuhkan, selain untuk mengkonversi dokumen fisik berjalan yang ada, proses alih media juga dibutuhkan untuk mengkonversi dokumen elektronik kedalam dokumen fisik jika memang keberadaan dokumen fisik itu diperlukan.
Kesimpulan
Pada dasarnya untuk mengetahui seberapa Pentingnya Alih Media Dalam Pengelolaan Dokumen Elektronik memang harus dilihat dari jumlah dokumen yang dikelola. jika dokumen yang dikelola masih dalam jumlah yang sedikit maka tingkat urgensi untuk mengelola dokumen secara elektronik akan menjadi berkurang, akan tetapi jika dokumen yang dikelola sudah dalam jumlah yang banyak dan kompleks maka kebutuhan akan sebuah sistem pengelolaan dokumen elektronik akan semakin tinggi, diamana langkah awal dalam pengelolaan dokumen secara elektronik membutuhkan proses alih media untuk dokumen – dokumen yang bersifat fisik, oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa alih media merupakan salah astu aspek yang sangat penting bagi pengelolaan dokumen elektronik.
Semoga bermanfaat…..
