Pentingnya digitalisasi dokumen – Perkembangan teknologi yang kian pesat membuat semua aspek didalam sebuah proses ikut serta berkembang mengikuti perkembangan teknologi, tahun 2020 merupakan sebuah langkah berkesinambungan dalam pengembangan era Digital, banyak sektor telah beralih ke media digital, hal ini bisa dilihat dari banyaknya Start up yang lahir di negeri ini maupun didunia secara global. Hal ini membuktikan bahwa dimasa depan teknologi digital akan memegang peranan penting dalam berbagai sektor.
MENGAPA HARUS DIGITALISASI DOKUMEN?
Dokumen dalam bentuk digitalisasi sebenarnya sudah sangat banyak dan sangat umum digunakan antar perusahaan atau industri. Surat menyurat sekarang sudah digantikan dengan E-Mail dan bahkan sudah bisa dinyatakan sebagai lampiran bukti dokumen yang sah. Dokumen invoice juga hampir sebagian perusahaan menggunakan aplikasi sehingga dihasilkan dokumen digital berformat pdf atau sebagainya. Bahkan beberapa perusahaan sudah menerapkan dokumen invoice yang bisa dikirim via E-mail seperti tagihan tv kabel dan pascabayar bulanan provider – provider lainnya.
Formulir – formulir pendaftaran, sekarang juga sudah banyak sekali menetapkan e-form ( elektronik formulir ). Dan E-Form sekarang sudah bisa di aplikasikan pada website yang kita miliki dan terhubung dengan database. Bahkan seperti fitur yang dimiliki dari salah satu DMS yaitu Imagesilo, E-form yang disediakan oleh Imagesilo ini diletakkan pada website dan ketika tersimpan tidak hanya menjadi data atau database tetapi menjadi sebuah formulir dokumen. Sehingga ketika dilakukan view atau eksport, form tersebut memang berbentuk menjadi dokumen.
PENTINGNYA DIGITALISASI DOKUMEN
Digitalisasi dokumen memang sudah termasuk kebutuhan dari perusahaan pada era sekarang. Alasan dari digitalisasi dokumen lebih disukai adalah sebagai berikut :
- Sistem digital lebih mudah dirancang
- Informasi dari dokumen lebih mudah disimpan
- Ketepatan dan ketelitian lebih tinggi
- Pengoperasian relatif mudah.
Proses digitalisasi dokumen terdiri dari dua tahap yaitu :
- Document Capture
Perubahan formati dari bentuk asli ke dokumen digital pada umumny yaitu Pdf.
Proses document capture :
a ) Dengan proses scanning ( untuk jenis format awal yang terdiri dari buku, dokumen, naskah , laporan , foto, dan gambar yang berbentuk kertas.)
b )Dengan proses konversi ( untuk format awal bentuk file seperti Txt , Word , Excel, Jpg ,Png)
- Document Management
Pengolahan dari dokumen digital itu tersebut seperti menggunakan aplikasi DMS (Dokumen Management Sistem) atau dengan skala yang lebih besar menggunakan ECM (Enterprise Content Management).
MANFAAT DIGITALISASI DOKUMEN?
Manfaat dari digitalisasi dokumen seperti pada umunya yaitu :
- Mengurangi penggunaan dokumen hardcopy.
- Mendapat ruangan yang lebih kosong, karena dengan minimnya dokumen hardcopy ruangan yang digunakan sebagai penyimpanan bisa terpakai untuk hal lain.
- Perawatan yang lebih simple dan bisa di operasikan oleh beberapa orang. Jika dokumen hardcopy biasanya membutuhkan ruangan khusus yang bebas dari segala resiko kecelakaan. Untuk dokumen digital hanya lebih membutuhkan ruangan server yang aman.
- Legalitas dokumen utuh.
Dari beberapa penjelasan diatas sudahkah kita memanfaatkan teknologi Digital sebagai basis dari pengelolaan dokumen kita, karena mau tak mau dimasa mendatang semua bentuk pengelolaan dokumen akan menggunakan media digital sebagai basis pengelolaan, oleh karena itu kita harus memulai membangun sebuah system pengelolaan dokumen dari sekarang jika kita tidak ingin tertinggal.
Salah satu penyedia jasa pembangunan sebuah system pengelolaan dokumen yang ada di indonesia adalah PT. Spectrum Fileforce, Dimana PT. Spectrum Fileforce memberikan jasa konsultasi dan penyediaan system dan peralatan Filling system dengan kualitas terbaik yang ada di Indonesia saat ini untuk informasi lebih lanjut anda bisa menghubungi website resminya di : http://spectrum-fileforce.com/ atau bisa melalui telephone langsung di : 08111603535
