Unit Bidang Kearsipan
Pentingnya Dokumen Manajemen Sistem Bagi Organisasi-Pada umumnya setiap organisasi baik yang besar ataupun kecil sudah pasti mempunyai suatu unit kerja yang bertugas mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, yang menghasilkan produk berupa surat-surat, formulir, surat jalan, laporan serta dokumen – dokumen lainnya. Nah pengelolaan produk – produk tersebutlah yang pada akhirnya akan berhubungan dengan bidang kearsipan.
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005:2 yang menyebutkan bahwa “Kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen – dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen – dokumen itu akan dapat ditemukan secara cepat “.
Dalam pengoperasian suatu organisasi atau perusahaan selalu diperlukan informasi yang berupa data untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan tertentu, informasi yang berupa data inilah yang disimpan dalam bentuk arsip bisa dokumen secara fisik (hardcopy) ataupun digital (Softcopy). Dalam beberapa kasus arsip ini tidak hanya menyangkut informasi mengenai data internal perusahaan bisa juga informasi mengenai rekanan perusahaan atau bahkan competitor, selain informasi lainnya yang tersimpan dalam suatu arsip.
Unsur Sistem Pengelolaan Arsip
Seiring dengan meningkatnya kemajuan teknologi maka beberapa peningkatan juga diperlukan dalam system pengelolaan arsip masa kini, Nilai informasi yang ditentukan oleh beberapa unsur menjadi salah satu kewajiban bagi sistem pengelolaan arsip masa kini, yaitu :
- Ketelitian.
- Ketepatan waktu.
- Kelengkapan.
- Keringkasan.
- Kesesuaian.
Selain faktor perlindungan informasi dari pihak yang memang tidak mempunyai hak akses atas arsip tersebut, beberapa unsur diatas menggambarkan bagaimana kebutuhan pengelolaan arsip yang sangat dinamis dan berkembang dengan sangat tepat. Faktor – faktor tersebut bisa jadi ada karena tingkat perkembangan teknologi yang sedemikian maju, sehingga secara tidak langsung menyentuh berbagai macam aspek dan tidak terkecuali dengan sistem pengelolaan arsip.
Dengan berbagai kemudahan yang diberikan oleh teknologi saat ini, tentunya juga membantu system pengelolaan arsip menjadi lebih cenderung kearah digitalisasi, terbukti dengan beberapa kebijakan pemerintah yang membangun asset informasi dalam bentuk digital, seperti e-KTP, E-Medical record dan lain sebagainya, selain kepada instansi pemerintahan hal ini juga berlaku untuk sektor swasta baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal perusahaan, semua yang terlibat dalam sektor industry sebagian besar sudah menjadikan teknologi sebagai basis perkembangan sistem pengelolaan arsip dimasa mendatang.
Selain itu dengan mengikuti perkembangan system pengelolaan arsip yang sejalan dengan teknologi, maka berbagai aspek yang dahulu menjadi salah satu kelemahan dalam pengelolaan arsip berbasis manual bisa di minimalisir dengan baik, seperti faktor security, hak akses, backup data, recovery dan lain sebagainya.
