Pentingnya Membangun Sistem Manajemen Dokumen

Pentingnya Membangun Sistem Manajemen Dokumen –untuk beberapa perusahaan yang sudah termasuk dalam skala besar, proses pada kegiatan sistem dokumentasi  merupakan salah satu hal yang wajib terstruktur dengan baik, karena dengan system dokumentasi yang baik akan memenuhi kebutuhan dalam pencarian kembali informasi untuk kegiatan berjalan pada perusahaan itu sendiri.

Dalam hal ini beberapa aspek yang harus diperhatikan antara lain kecepatan akses pencarian, kemudahan dan keamanan peyimpanan, serta terjaminnya update informasi dan keamanan dokumen itu sendiri. Sama seperti halnya database manajemen system yang memiliki berbagai macam merk produk seperti : Oracle, SQL server, dll, system manajemen pengelolaan dokumen juga memiliki berbagai macam produk dan merk yang ada di pasar dunia saat ini, khususnya di Indonesia, salah satu nya adalah produk dari PT. Spectrum Fileforce.

PT. Spectrum Fileforce merupakan perusahaan yang memang khusus berdedikasi pada pengelolaan file dan dokumen baik dalam bentuk fisik maupun system yang menunjang semua pengelolaan dokumen. beberapa produk unggulan dari PT. Spectrum Fileforce ini antara lain, folder, rak, lemari box, cabinet, library, cupboard dan masih banyak lagi.

Dengan unit produksi yang bisa disesuaikan  kebutuhan perusahaan ini berkomitmen untuk menjawab kebutuhan semua peralatan pengelolaan dan manajemen arsip yang sangat professional dan bermutu. Karena pada dasarnya semua design dan pembuatan produk ini dikelola oleh PT. Spectrum sendiri menjadikan produk-produk ini menjadi lebih baik dibanding kompetitor lainnya, karena dengan penyesuaian ukuran dan model produk yang bisa disesuaikan dengan luas dan kondisi ruangan yang anda punya, menjadikan semua produk dari PT. Spectrum Fileforce ini akan menjadi lebih sesuai dan effisien didalam penggunaannya.

Bandingkan dengan produk kompetitor lainnya yang memang dibuat dengan ukuran yang sudah distandarkan pada saat pembuatannya maka dalam hal ini produk dari spectrum selangkah lebih maju dalam hal pengefisiensian ruangan arsip anda. belum lagi material yang memang khusus dibuat dan diproduksi sendiri maka dalam hal suku cadang dan perawatan produk menjadi lebih tercover dengan baik.

Sebagai gambaran jika kita membeli sebuah lemari arsip dengan produksi masal maka pada saat terjadi suatu kerusakan pada unit lemari arsip terkecil contohnya handel atau alas lemari yang sudah miring akibat beban berlebih maka untuk melakukan perbaikan kita hanya akan mendapatkan solusi pergantian lemari arsip tersebut secara menyeluruh, akan tetapi produk dari PT. Spectrum Fileforce ini jika kita mengalami masalah seperti halnya diatas maka kita cukup mengganti unit yang rusak tersebut tanpa harus mengganti keseluruhan lemari arsip tersebut.

Software ECM (Enterprise Content Management) 

Pada perkembangannya PT. Spectrum Fileforce tidak hanya menghasilkan produk-produk penunjang pengelolaan dokumen fisik saja, akan tetapi saat ini PT. Spectrum Fileforce telah menghasilkan produk pengelolaan dokumen yang berupa Software ECM (Enterprise Content Management) yaitu merupakan sebuah software yang mampu menjawab kebutuhan pengelolaan dokumen dengan teknologi dan media penyimpanan yang sangat maju dan aman. dengan adanya software ini diharapkan semua pengelolaan dokumen menjadi lebih cepat, aman dan effisien, serta pengelolaan konten pun dapat dimaksimalkan dengan baik.

Sesuai dengan perkembangan teknologi system pengelolaan dokumen ini mampu mengintegrasikan semua aspek kebutuhan dalam system manajemen dokumen secara baik, baik dalam hal pengelolaan, penggunaan, keamanan dan kemudahan pengelolaan dokumen yang lebih maju. dengan adanya sebuah system yang bisa mengatasi semua kebutuhan tersebut maka dapat pula membantu peningkatan effisiensi kinerja perusahaan secara signifikan. Produk tersebut antara lain :

Produk tersebut mempunyai fitur sebagai berikut :

Storage

Papervision  Merupakan software  Document Management System yang menggunakan lokal sistem. Dengan metode local sistem ini , dokumen yang masuk ke sistem akan disimpan berupa database , dimana mempunyai fitur workflow , dokumen association  ( link antar dokumen), E-Form dan lainnya .

 Image Silo  Merupakan software  Document Management System yang menggunakan cloud sistem. Dengan metode cloud sistem dokumen bisa di akses kapanpun , di manapun , menggunakan device apapun dimana mempunyai fitur workflow , dokumen association  ( link antar dokumen), E-Form dan lainnya.

Capturing

Papervision Capture :  Merupakan software Scanning Process yang membantu anda dalam melakukan proses scan , dan dapat dengan mudah untuk tersimpan dalam software ECM kami . Software scan ini mempunyai kemampuan untuk membaca OCR (Optical Character Recognition) dan kemampuan pengenalan barcode.

 Forms Magic : Merupakan additional  software dari Papervision Capture yang mempermudah dalam proses scan , dimana menjadikan hal yang manual menjadi lebih otomatis , seperti klarifikasi jenis dokumen , penamaan dokumen ,pengelompokkan dokumen dan lainnya .

Tracking

Radar sebuah software untuk management dokumen hardcopy, solusi untuk menyimpan dan trackingdokumen yang aman dan cepat.yang memiliki fungsi utama antara lain :

·         Mengetahui isi folder / file serta isi box.

·         Mengetahui lokasi penyimpanan folder atau box secara akurat dan efisien.

·         Mengatur jadwal retensi dokumen, folder dan box.

·         Mengetahui status dokumen aktif dan atau nonaktif.

Produk tersebut diatas tidak hanya bisa diterapkan pada perusahaan yang sudah menggunakan teknologi system manajemen dokumen secara online dan tersistem akan tetapi bisa juga diterapkan pada perusahaan yang memang belum memulai penggunaan teknologi dokumen manajemen system secara keseluruhan dalam artian masih menggunakan kegiatan manual pada proses pengarsipannya. dan software ini mampu menjawab kebutuhan alih media untu semua dokumen yang masih berbentuk hardcopy menjadi softcopy sehingga pada proses selanjutnya tidak ada lagi pengelolaan dokumen dalam bentuk hardcopy.