Pentingnya Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Pemerintahan Daerah – Sebagai sebuah rekaman kegiatan yang direkam dalam berbagai bentuk dan media, arsip merupakan sebuah aset berharga yang merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dilestarikan, bahkan tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan serta pelestarian terhadap arsipnya.
pengelolaan kearsipan mencakup semua sub sistem dalam manajemen kearsipan dimana sub sistem ini merupakan cakupan tata naskah dinas, pengurusan surat, penataan berkas, tata kearsipan dinamis dan tata kearsipan statis.
Pentingnya Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Untuk menunjang kegiatan admisnistrasi yang efisien diperlukan sebuah pengelolaan arsip yang baik, adapun permasalahan – permasalahan yang sering ditemui dalam pengelolaan arsip dilingkungan pemerintahan daerah antara lain :
- Kurangnya sinkronisasi antar instansi pemerintahan daerah satu dengan yang lainnya, sehingga terjadi perbedaan data antara satu bidang dengan bidang lainnya.
- Kemungkinan hilangnya beberapa arsip milik negara akibat human error ataupun hal lainnya.
- Polemik aset negara karena tidak adanya bukti kepemilikan arsip.
- Proses pencarian arsip yang sangat sulit dan tidak efisien.
- Arsip yang tidak tersimpan dengan baik, dalam hal ini sering ditemukan penumpukan arsip penting di sembarang tempat dan menyebar di berbagai lokasi.
- Pengelolaan arsip yang tidak memakai standar dan kaidah kearsipan yang baik.
Dari berbagai permasalahan yang sering ditemui dalam pengelolaan kearsipan dilingkungan pemerintahan adalah seringnya terjadi penumpukan arsip di sembarang tempat, baik itu kertas kerja, laporan, buku dan lain sebagainya, padahal sebagai sebuah arsip yang memiliki informasi penting didalamnya, keberadaan arsip haruslah di jaga dan dilestarikan serta dilindungi dari berbagai macam ancaman yang dapat mengganggu keberadaan arsip itu sendiri. dimana hal ini bisa terjadi akibat beberapa hal, antara lain :
- Kurangnya sumber daya manusia di bidang kearsipan yang terlatih dan bertanggung jawab.
- Bidang pengelola kearsipan yang kurang diminati oleh Aparatur Sipil Negara.
- Sarana dan prasarana yang terbatas.
- Belum adanya sentralisasi dalam pengelolaan kearsipan.
- Belum adanya sebuah sistem pengelolaan kearsipan yang bisa menangani semua permasalahan yang ada.
Padahal secara fungsi pengelolaan kearsipan merupakan sebuah elemen yang dapat membantu berjalannya roda organisasi dengan efektif dan efisien, dengan adanya pengelolaan kearsipan yang baik maka secara langsung akan membantu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan kata lain sebuah sistem pengelolaan kearsipan yang baik merupakan sebuah kebutuhan yang vital bagi sebuah organisasi pemerintahan, dimana pengelolaan kearsipan yang baik mampu memberikan solusi akan kebutuhan pengelolaan kearsipan dalam sebuah instansi pemerintahan.
Terima Kasih…….
