Pentingnya Pengelolaan Arsip Modern

Pentingnya Pengelolaan Arsip Modern -Sistem pengelolaan arsip modern merupakan sebuah sistem pengelolaan arsip yang menggunakan pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komputer dan sejenisnya. Dengan potensi yang dimiliki oleh teknologi ini akan memberikan peluang peningkatan secara umum pada pengelolaan kearsipan modern.

Dalam penggunaan teknologi dalam pengelolaan arsip bukan saja menjamin efisiensi dan efektifitas selain itu akan juga kemampuan dalam mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal tersebut dibutuhkan. proses pengiriman, pemrosesan, penyimpanan, dan penggunaan kembali dokumen akan dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis. Bahkan kebutuahn akan semua jenis informasi tertentu yang sangat terperinci akan mampu dipenuhi oleh pengelolaan arsip modern.

Pada pengelolaan arsip modern semua pengelompokan atau klasifikasi arsip dapat disimpan dalam satu database yang sama sehingga faktor kecepatan penggunaan informasi akan lebih cepat. Saat ini sistem pengarsipan modern sudah berkembang dengan begitu cepat, sehingga banyak sekali variasi-variasi yang membuat kemudahan dalam melaksanakan tugas kearsipan sehingga mempermudah pengelolaan arsip dalam sebuah organisasi.

Pentingnya Pengelolaan Arsip Modern

Penggunaan teknologi modern dalam mengelola arsip sudah diterapkan oleh beberapa negara maju dalam beberapa tahun yang lalu, dimana salah saru proses awal dalam memanfaatkan teknologi pengelolaan dokumen berbasiskan teknologi adalah proses alih media, dimana pada proses ini semua dokumen yang awalnya dalam bentuk fisik atau lembaran dokumen dialih mediakan menjadi dokumen soft copy. Beberapa alasan penggunaan alih media pada pengelolaan dokumen modern adalah sebagai berikut :

1. Faktor biaya, dimana biaya terbesar yang diperlukan pada pengelolaan arsip secara konvensional adalah biaya petugas arsip yang mengelola kearsipan dimana kegiatan tersebut banyak menggunakan waktu pada pencarian, penyimpanan dan penempatan kembali sebuah dokumen maka dengan menggunakan pengelolaan dokumen modern hal tersebut akan dapat diminimalisir. sedangkan untuk biaya pengindeksan dokumen ketika pertama kali dokumen tersebut ditangani secara modern akan lebih kecil dari biaya aktivitas penyimpanan arsip secara fisik pada tempat penyimpanan dan mendistribusikannya.
2. Penghematan biaya yang sangat besar karena sistem yang ada sudah menyediakan berbagai jenis kebutuhan baik dalam hal pengelolaan maupun penggunaan kembali dokumen dengan tepat dan efisien. oleh karena itu meskipun terjadi perganitian petugas pengelolan dari yang lama ke petugas baru tidak akan menyebabkan kesulitan bagi pengelola baru karena sudah terdapat instruksi dan proses standar dalam menangani sebuah dokumen yang masuk maupun keluar.
3. Kemampuan pengendalian akses yang baik dibanding pengelolaan secara konvensional, dengan memberikan akses penggunaan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan dan tingkatan dokumen yang sudah diatur.
4. Kemampuan multi akses pada sebuah dokumen, dalam hal ini memungkinkan banyak orang mengakses sebauh dokumen yang sama dalam waktu bersamaan.
5. Dan masih banyak yang lainnnya.

Sebagai sebuah unit yang paling banyak digunakan dalam sebuah organisasi, unit pengelolaan dokumen harus bisa berkembang sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan pada saat ini yaitu, kecepatan, kemudahan dan keamanan semua hal tersebut sudah terdapat dalam sebuah sistem pengelolaan dokumen modern yang pada akhirnya mau tidak mau dunia akan bergerak kearah teknologi yang lebih maju, untuk itu sebagai langkah awal sudahkan anda menggunakan teknologi sebagai sebuah alat untuk membantu pekerjaan anda dalam hal ini adalah teknologi pengelolaan dokumen?.