Pentingnya Pengelolaan Dokumen Perusahaan

Pentingnya Pengelolaan Dokumen Perusahaan – Penyelenggaraan pengelolaan dokumen perusahaan yang terus menerus membuat terjadinya peningkatan volume dokumen atau arsip perusahaan menjadi sangat banyak, hal ini jika tidak dipersiapkan dengan baik akan menjadi permasalahan yang cukup rumit dimasa mendatang, oleh karena itu Pentingnya Pengelolaan Dokumen Perusahaan merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi yaitu upaya-upaya yang tersistematis, terpadu serta berkesinambungan yang disertai dengan peningkatan teknologi dan sumber daya mampu menjadikan pengelolaan dokumen pada suatu organisasi menjadi lebih baik dan efisien.

Dalam hal pengelolaan dokumen perusahaan pemerintah menerbitkan undang-undang nomor 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan yang mengharuskan penyesuaian segala bentuk kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan dan penyimpanan dokumen perusahaan. Kewajiban penyimpanan dokumen perusahaan mengikuti perkembangan teknologi dibidang kearsipan sehingga menghasilkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan dokumen perusahaan secara maksimal.

Terkait permasalahan efisiensi tentunya berkaitan dengan efisiensi biaya dan ruang pengelolaan, sedangkan faktor efektifitas berkaitan dengan proses kemudahan dalam aktifitas penggunaan kembali informasi didalam arsip serta penyusunan kembali arsip yang telah dipakai ataupun arsip yang baru.

Permasalahan umum

Berdasarkan pengalaman dan survei skala kecil yang dilakukan oleh penulis secara umum terdapat beberapa masalah yang terjadi pada proses pengelolaan dokumen di berbagai organisasi antara lain :

• Belum tertatanya dengan baik ruang penyimpanan sehingga menyebabkan sulitnya penggunaan kembali informasi dan pengelolaannya.
• Keterbatasan ruang yang menyebabkan masih tercampurnya dokumen aktif dan inaktif sehingga menyebabkan bertambahnya waktu pencarian kembali sebuah arsip.
• Belum adanya Sumber daya yang secara khusus mengelola dokumen sehingga masing-masing user akan kesulitan melakukan tracking dokumen.
• Tidask memiliki daftar atau data dokumen yang tersimpan sebagai langkah awal dalam penemuan kembali sebuah dokumen.
• Belum adanya gedung pusat pengelolaan dokumen atau records center.
• Belum adanya pemusnahan dokumen yang sudah tidak aktif sehingga membuat volume dokumen menjadi lebih banyak daripada dokumen yang seharusnya.

Berdasarkan permasalahan diatas dapat digunakan beberpa solusi untuk memperbaiki system dokumentasi yang ada, antara lain :

• Melakukan kegiatan perbaikan, pembenahan, penataan serta hal lainnya yang bertujuan untuk memperbaiki system yang ada.
• Penggunaan aplikasi atau software dokumen manajemen system untuk pengelolaan dokumen.
• Pembangunan jaringan database arsip.
• Pengalokasian ruang khusus arsip.

Software Dokumen Manajemen system

Sebagai referensi sebuah software dokumen manajemen system yang sangat baik dalam hal system dan pengelolaannya adalah Sotware Paper Vision dari PT. Spectrum Fileforce sebagai pemegang lisensi resmi dari Digitech System,dimana system ini mampu menjawab semua kebutuhan pengelolaan dokumen anda dengan berbagai fitur pelengkap yang sangat baik selain fitur pengelolaan dokumen pada umumnya antara lain :

• PaperVision * Capture Scan
• PaperVision® Capture Index
• PaperVision® Capture Image Processing
• PaperVision® Capture Barcode ID
• PaperVision® Capture OCR
• PaperVision® Capture Full Text OCR
• PaperVision® Capture Handwriting
• PaperVision® Capture QC Manual
• PaperVision® Capture QC Auto
• PaperVision® Capture AP Processing
• PaperVision® Capture Business Rules

Dan masih banyak lagi fitur-fitur pendukung yang akan membuat pengelolaan dokumen anda semakin baik dan efektif, untuk informasi dan konsultasi anda dapat mengunjungi website resminya di www.spectrum-fileforce.com .