Setiap organisasi tentunya memahami Pentingnya Pengelolaan Dokumen Yang Efektif, karena semua proses kerja yang ada didalam sebuah organisasi biasanya menggunakan dokumen sebagai salah satru elemen penunjang pengambilan keputusan ataupun sebagai sebuah alat bukti informasi yang terekam dalam sebuah dokumen, akan tetapi apakah sistem pengelolaan dokumen yang ada sudah efektif atau bahkan malah menjadi salah satu penyebab kurangnya efisiensi kerja yang berjalan di organisasi anda. hal ini harus dilihat secara mendalam dengan melakukan beberapa analisis dalam beberapa aspek seperti seberapa cepatkah akses informasi yang didapat didalam sebuah organisasi, ataupun apakah prosedur pengelolaan dokumen sudah bisa mengakomodir semua kebutuhan informasi user, dan lain sebagainya.
Pentingnya Pengelolaan Dokumen Yang Efektif
Sebuah pengelolaan dokumen yang baik dan efisien yaitu sebuah sistem pengelolaan yang mampu memenuhi kebutuhan user maupun melestarikan keberadaan dokumen secara maksimal, hal ini terkait dengan bagaimana sebuah manajemen pengelolaan dokumen mampu menjadi pengelola sekaligus penyedia sumber informasi yang mampu membantu user dalam memenuhi kebutuhan informasinya.
Dengan adanya pengelolaan dokumen yang efektif sudah barang tentu mampu meningkatkan efisiensi kerja di sebuah organisasi, tidak dapat dipungkiri dengan begitu majunya teknologi informasi disaat ini, semua proses kerja bergantung kepada informasi sebagai salah satu landasan proses bisnis yang ada, oleh karena itu pengelolaan manajemen dokumen menjadi kunci majunya sebuah organisasi. dengan pengelolaan dokumen yang tepat dan efisien maka kita dapat dengan mudah membuat sebuah keputusan berdasarkan informasi yang ada.
Sebuah manajemen pengelolaan dokumen diibaratkan sebagai jantung dari pergerakan organisasi, karena itu pada sebuah organisasi mutlak membutuhkan sebuah manejemen dokumentasi yang terintegrasi dengan baik dengan semua divisi yang ada. dengan adanya integrasi yang baik maka semua elemen dalam sebuah organisasi dapat bekerja sama dengan baik dalam semua proses bisnis yang ada didalam organisasi.
Kesimpulan
Dari beberapa gambaran diatas dapat disimpulkan bahwa Pengelolaan Dokumen Yang Efektif sangat penting bagi keberadaan dan penunjang berjalannya roda organisasi dengan baik, karena sebuah dokumen menyimpan informasi yang sangat penting bagi perusahaan, dapat dibayangkan apabila dokumen yang berisi informasi tersebut hilang ataupun jatuh ketangan orang diluar organisasi, maka akan memberikan dampak negatif yang cukup besar bagi organisasi itu sendiri, dengan adanya pengelolaan dokumen yang efektif maka akan mengehemat berbagai aspek yang ada diperusahaan seperti waktu dan biaya serta perlindungan informasi yang optimal.
Mau tak mau diera teknologi informasi yang berkembang dengan pesat semua perusahaan harus mampu mengelola dokumen perusahaan dengan baik dan efisien karena jika tidak kita akan terus tertinggal dengan perusahaan lain yang telah mengelola dokumennya secara maksimal, karena saat ini adalah era dimana teknologi informasi yang menjadi landasan dalam berbagai aspek bisnis, dan hampir semua segmen bisnis menggunakan informasi sebagai sebuah dasar dalam mengambil keputusan ataupun pengembangan bisnisnya.
Semoga bermanfaat……
