Retensi Pada Sistem Penyimpanan Arsip-Suatu arsip dinilai kepentingannya dari informasi yang ada pada arsip itu sendiri, akan tetapi bagaimana dengan nilai guna dengan waktu yang terbatas , karena tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus melainkan ada beberapa arsip yang perlu dipindahkan atau bahkan dimusnahkan jika memang informasi yang terkadung didalamnya sudah tidak valid dan out of date.
Penyusutan arsip
Penyusutan arsip merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mengurangi arsip-arsip yang jarang atau mungkin informasi yang terkandung didalamnya sudah melewati masa yang cukup lama dan tingkat kepentingan yang tidak terlalu urgent.
Secara umum proses penyusutan dapat dilakukan dengan cara – cara sebagai berikut :
- Pemindahan arsip yang sudah tidak aktiv (Inactive) dari unit pengolah ke unit kearsipan.
- Proses pemusnahan arsip statis dengan ketentuan yang berlaku.
- Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional RI.
Adapun tujuan dari penyusustan arsip yaitu :
- Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan.
- Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun referensi.
- Memudahkan proses pencarian arsip yang masih aktif.
- menyelamatkan bahan bukti dan informasi penting dari pihak yang tidak bertanggung jawab.
Retensi Pada Sistem Penyimpanan Arsip
Pedoman dalam menyusutkan arsip dapat pula disebut jadwal retensi, yaitu suatu informasi mengenai daftar jangka simpan (retensi ) arsip berserta waktu penetapan musnah , atau arsip tersebut harus disimpan secara permanen.
Kegunaan jadwal (daftar retensi) adalah sebagai berikut :
Kegunaan Administrasi
- Proses pemisahan antar arsip yang masih aktif dengan arsip inaktif
- Menghemat ruangan, peralatan dan biaya perawatan
- Memudahkan proses pencarian arsip yang masih aktif
- Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional RI
Kegunaan Ilmiah
- Arsip Inaktif biasanya digunakan untuk penelitian ilmiah
Proses pelaksanaan penyusutan
Beberapa langkah proses penyusutan arsip antara lain sebagai berikut :
Langkah Umum
- Proses Weeding (Menyiangi), merupakan proses pengambilan arsip yang sudah inaktif.dengan ketentuan bahwa jika :
Jumlah penggunaan X 100% = lebih kecil dari 5% jumlah arsip dalam file, maka arsip tersebut baru boleh disusutkan.
- Proses menyiapkan tempat untuk penampungan arsip yang akan disusutkan.
- Membuat catatan daftar arsip yang akan disusutkan sesuai dengan kepentingan informasi yang terkandung didalamnya.
Kesimpulan
Pada umumnya kegiatan penyusutan, pemindahan dan penghapusan pada sebuah arsip memang sangat diperlukan untuk beberapa fasilitas pengelolaan arsip yang memang sudah sangat banyak dan mungkin overload, sehingga pada titik ini manajemen pengelolaan arsip menjadi kurang optimal dalam proses pekerjaannya.
Dengan adanya penyusutan arsip ini maka beban kerja yang di tanggung oleh pengelola arsip menjadi lebih ringan dan effisien, akan tetapi perlu juga diperhatikan bahwa proses penyusutan arsip ini juga mempunyai resiko – resiko yang cukup tinggi karena ini menyangkut informasi yang terdapat didalamnya.
Jadi sebagai pengelola kita perlu berhati-hati dalam proses penyusutan ini karena ada kemungkinan kesalahan dalam merespresentasikan tingkat kebutuhan informasi yang ada didalam setiap masing-masing dokumen.Baik dalam hal waktu maupun validitas dokumen, jadi perlu adanya proses verifikasi berulang sebelum melakukan proses penyusutan arsip ini.
Demikianlah beberapa hal yang menyangkut Retensi Pada Sistem Penyimpanan Arsip, Semoga bermanfaat…
1 thought on “Retensi Pada Sistem Penyimpanan Arsip”