Peran Lemari Arsip Dalam Manajemen Dokumen

Peran Lemari Arsip Dalam Manajemen DokumenPeran Lemari Arsip Dalam Manajemen Dokumen-Sebuah organisasi yang secara struktur telah berjalan dengan baik tentunya memiliki banyak sekali dokumen dokumen atau arsip yang memiliki informasi berguna bagi organisasi itu sendiri baik untuk kebutuhan saat ini ataupun untuk kebutuhan dimasa mendatang, oleh karena itu penggunaan kembali informasi yang terdapat didalam arsip atau dokumen menjadi penting baik dalam proses pembuatannya maupun proses penyimpanannya.Agar arsip atau dokumen tersebut bias tertata dengan baik maka diperlukan sebuah tempat khusus yang bisa menampung arsip tersebut didalam suatu wilayah yang aman dan terlindungi, pada umumnya yang biasa digunakan adalah rak atau lemari arsip.

Peralatan penunjang kegiatan kearsipan

Lemari arsip yang merupakan peralatan dalam menunjang kegiatan kearsipan tentunya memiliki peran yang sangat penting, selain sebagai tempat penyimpanan juga sebagai tempat perlindungan arsip tersebut dari berbagai ancaman baik dari lingkungan maupun orang – orang yang tidak berkepentingan.

Oleh karena itulah penting sekali memilih peralatan manajemen kearsipan yang sesuai dengan klasifikasi suatu organisasi, selain desainnya yang bisa disesuaikan dengan kultur perusahaan juga fungsinya yang bisa menampung semua arsip yang terdapat di sebuah organisasi. Bahkan untuk sebuah organisasi yang telah berjalan sangat lama misalnya 10 tahun, sudah pasti memiliki banyak sekali arsip yang tersimpan, dapat dibayangkan bagaimana pengelolaan arsip yang mencakup lebih dari puluhan ribu dokumen bisa memberikan informasi secara tepat dan akurat tanpa adanya sebuah manajemen kearsipan yang baik.

Lemari Arsip Vs Teknolgi

Peran Lemari Arsip Dalam Manajemen DokumenUntuk membuat sebuah manajemen kearsipan yang baik diperlukan beberapa tahap yang saling terkait , dimulai dari tahap perencanaan, implementasi, sampai pada perawatan dan perbaikan sistem yang sedang berjalan. Untuk perbaikan system yang sedang berjalan bukan hanya disebabkan masih adanya kekurangan pada system yang sedang digunakan, akan tetapi lebih kepada menyesuaikan dengan teknologi yang terus berkembang.

Sebagai contoh pada masa lalu sebelum adanya teknologi komputer semua dokumen ataupun arsip tersimpan dalam bentuk fisik tanpa ada backup untuk mengantisipasi kehilangan atau kerusakan dokumen yang tersimpan, akan tetapi pada saat ini teknologi komputer mampu memberikan solusi untuk permasalahan tersebut, dengan adanya system yang terkomputerisasi mampu memberikan perlindungan lebih untuk arsip yang tersimpan dengan cara salah satunya menggunakan proses alih media yaitu merubah dokumen dari bentuk hardcopy kedalam bentuk softcopy yang tersimpan dibeberapa tempat penyimpanan yang berbeda sebagai backup dokumen fisik.

Peran Lemari Arsip Dalam Manajemen Dokumen

Akan tetapi walaupun saat ini banyak sekali dokumen yang dibuat dan disimpan dalam bentuk digital, Peran Lemari Arsip Dalam Manajemen Dokumen masih menjadi sebuah kebutuhan yang sangat penting bagi beberapa organisasi, terkadang diperlukan dokumen fisik untuk menjalani sebuah proses dalam suatu perusahaan, antara lain bisa disebabkan oleh masih perlunya legalitas seperti tanda tangan dan stempel basah pada suatu dokumen. Oleh karena itu sampai saat ini Peran Lemari Arsip Dalam Manajemen Dokumen masih belum bisa dipisahkan dari proses manajemen kearsipan atau dokumen.

Dengan adanya lemari arsip ini maka proses penyimpanan dan penggunaan kembali suatu informasi yang terdapat didalam sebuah arsip bisa berjalan dengan baik dan efisien. Sampai saat ini hampir semua oganisasi baik dari pemerintahan maupun swasta masih menggunakan lemari arsip sebagai media penyimpanan arsip dan dokumentasi mereka, walaupun penggunaan lemari arsip ini secara umum dari waktu kewaktu semakin berkurang akan tetapi eksistensi dan manfaatnya tetap dibutuhkan bagi semua sistem manajemen dokumen.

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.