Peranan dan Fungsi Arsip Dalam Organisasi

Peranan dan Fungsi Arsip Dalam Organisasi-Bagi setiap orang yang berkecimpung dalam suatu organisasi ataupun sejenisnya biasanya sudah tak asing lagi dengan berbagai hal yang mengenai “Arsip“,. Bagaimana arsip tersebut mampu memberikan kebutuhan akan informasi saat ini dan dimasa mendatang.

Beberapa pengertian tentang salah satu diantaranya : “Arsip merupakan suatu catatan dalam bentuk warkat atau record yang ditulis, dicetak, dalam bentuk huruf, angka, gambar yang mempunyai makna dan informasi yang terekam didalamnya”.

Seiring dengan perkembangan jaman yang sangat maju, system kearsipan juga mengalami banyak kemajuan diantaranya adanya system pengarsipan secara digital dimana semua data dan informasi disimpan dalam betuk digital menggunakan media penyimpanan digital pula bisa dalam media penyimpanan Berbasis Cloud atau lokal server.

Peranan dan Fungsi Arsip Dalam Organisasi

Mengingat banyaknya jumlah arsip dalam suatu organisasi ataupun  perseorangan maka sudah tentu bahwa dalam pengelolaan arsip dibutuhkan suatu system yang dapat memenuhi semua kebutuhan akan proses pengolahan kembali informasi tersebut.

Sistem ini yang biasa disebut manajemen pengelolaan arsip / dokumen ataupun system kearsipan, dengan adanya system manajemen pengelolaan arsip ini maka semua pengelolaan dokumen baik dalam proses penbuatan dan penyimpanan sudah pasti terekam dengan baik dan secara otomatis semua data tersebut akan ter-record dengan baik, dengan adanya record yang baik maka proses pengolahan kembali suatu arsip untuk berbagai jenis kebutuhan informasi akan dapat dipenuhi.

Bagaimana arsip berperan penting dalam suatu organisasi ?, tak dapat dipungkiri lagi bahwa peranan arsip dalam suatu organisasi merupakan hal yang sangat vital, dengan adanya arsip kita bisa menggunakan kembali informasi – informasi yang tersimpan untuk keperluan dimasa mendatang.

Dengan adanya arsip kita dapat memverifikasi suatu kebenaran informasi suatu proses ataupun transaksi. Arsip merupakan informasi yang sangat penting bagi organisasi. Oleh karena itu keberadaan arsip sudah tentu memerlukan proses penyimpanan yang memenuhi unsur keamanan yang sangat tinggi, dimana hak akses  arsip yang terbatas untuk tingkatan user yang terkait amat sangat dibutuhkan.

secara umum arsip mempunyai fungsi sebagai penunjang aktivitas berbagai divisi dalam suatu organisasi, sebagai salah satu unsur pengambil keputusan dan juga sebagai sumber informasi, selain itu juga terdapat dua fungsi dalam arsip yaitu :

• Fungsi Primer

Nilai kegunaan suatu arsip yang berdasarkan pada tingkat kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang  yang bersumber dari informasi yang terkandung dalam arsip itu sendiri. mencakup sebagai sarana penunjang saat proses sedang berlangsung maupun setelah proses tersebut selesai, baik dalam organisasi , Lembaga maupun perorangan.

• Fungsi Sekunder

sedangkan pada fungsi sekunder nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melaikan untuk kepentingan Lembaga atau instansi ataupun perorangan dan juga kepentingan lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban. Jadi dalam hal ini nilai guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

Sebagai pembeda dari tingkatan kualitas arsip dapat dilihat dari berbagai aspek diantara lain sebagai berikut :

Terpercaya

Sebagai hal yang paling penting dalam tingkatan kualitas dari suatu arsip adalah kebenaran suatu informasi yang terkandung didalamanya.

Karena kegunaan arsip yang mencakup informasi saat ini dan masa depan maka sebelum suatu dokumen dapat di ketegorikan sebagai suatu arsip maka harus ada proses verifikasi kebenaran informasi yang terkandung dalam suatu arsip yang sahih dan terpercaya, karena sejatinya arsip ini juga akan digunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

• Autentik

Kaautentikan suatu arsip mencakup kepada informasi yang melekat pada wujud aslinya seperti informasi waktu, tempat, tujuan dan kegiatan dan bukti kebijakan organisasi penciptanya.

• Legal

Legal yaitu dokumentasi untuk pendukung tugas dan kegiatan, yang memiliki status sebagai bahan bukti yang resmi untuk suatu keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

• Unik

Arsip harus bersifat unik dan tidak memiliki kesamaan dengan arsip yang lain.karena jika arsip diduplikasikan akan memilik arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.

Semoga bermanfaat…..

 

Baca Juga Apa itu system Pengarsipan