Peranan Penyusutan Dalam Pengelolaan Arsip
Peranan Penyusutan Dalam Pengelolaan Arsip-Peranan peyusutan arsip mempunyai beberapa tujuan sebagai berikut :
a. Merupakan sebuah proses pendayagunaan arsip dinamis sebagai berkas referensi pemberi informasi yang akan digunkan sebagai dasar pengambil keputusan organisasi.
b. Dapat membantu menghemat ruang, peralatan dan perlengkapan pada ruang lingkup area kerja.
c. Mampu membantu mempercepat penemuan kembali arsip sebagai referensi informasi.
d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban pemerintah.
Ada juga beberapa ahli yang menjelaskan tentang tujuan [enyusutan arsip, salah satunya adalah Dipobharoto dalam Widjaja (1993 : 180) tentang tujuan penyusutan arsip adalah :
a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya record yang kurang diperlukan.
b.Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filing dan fidingnya.
c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambah record baru yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan record yang diperlukan.
d. Menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat di tempat perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak menggangu ruang tempat bekerja.
e. Agar segera bisa ditentukan nasip record selanjutnya: disimpan sebagai arsip, diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.
Tujuan Penyusutan arsip
Dapat diperhatikan dari semua unsur tujuan adanya penyusutan ini bertujuan agar mempermudah proses pengawasan, pemeliharaan, dan penghematan tempat terhadap arsip yang masih mempunyai nilai informasi yang dibutuhkan dan bernilai guna tinggi, sebagai perwujudan menajemen pengelolaan arsip yang baik dan benar sesuai dengan ketentuan yang dianjurkan oleh pemerintah.
Adapun gambaran lain mengenai peranan penyusutan arsip dalam system pengelolaan dokumen yaitu sebagai indicator penyesuaian kualitas pengolahan arsip yang efisien dan untuk penyusutan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi.
selain itu juga berguna sebagai penghematan anggaran pengelolaan arsip karena pada umumnya proses pengelolaan arsip ini melibatakan biaya yang tidak sedikit, dan juga melaksanakan proses yang diatur dalam setiap system pengelolaan kearsipan yang baik yakni proses pemusnahan dokumen inaktif yang merupakan siklus daur hidup kearsipan, yakni dengan adanya informasi baru yang sama dan lebih berisi maka informasi lain yang sejenis yang mempunyai kualitas informasi dibawah arsip tersebut menjadi tidak berguna lagi.
