Peranan penyusutan dalam model pengelolaan arsip merupakan salah satu bagian yang tak terpisahkan, fungsi penyusutan dimaksudkan agar kinerja pengelolaan manajemen dokumen menjadi lebih efisien yang berakibat memberikan dampak yang positif dalam proses pengelolaan dokumen secara umum.
Penyusutan dalam undang-undang
Penyusutan sendiri telah diatur dalam beberapa pasal peraturan pemerintah tersebut dibawah ini :
Menurut pasal 2, no 34, peratiuran pemerintah tahun 1979 tentang penyusutan arsip, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
- Memindahkan arsip inaktif darui unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-Lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
- Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
- Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Dari beberapa gambaran diatas dapat ditarik kesimpulan bahwainti dari penyusutan adalah upaya pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan.
Landasan Hukum
Landasan hukum dalam penyusutan arsip adalah sebagai berikut :
- PP No. 34/1979 tentang penyusutan arsip.
- SE/01/1981 Tentang penanganan arsipinaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip.
- SE/02/1983 Tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip.
- Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 47 yang berisikan.
(1) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c dilaksanakan oleh pencipta arsip.
(2) Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.
Beberapa istilah mengenai arsip yang berkaitan dengan proses penyusutan arsip antara lain :
- Penilaian arsip = sebuah proses untuk menentukan nilai guna suatu dokumen yang akan menentukan musnah atau tidaknya suatu dokumenn tersebut yang didasarkan oleh pertimbangan nilai guna administrasi, hukum dan kegunaan informasi dolumen tersebut.
- seleksi merupakan proses yang dilakukan oleh seorang petugas kearsipan untuk mengidentifikasi, menilai dan menambahkan arsip yang mempunyai nilai guna untuk kepentingan institusi perusahaan.
- Akuisisi merupakan proses untuk mendapatkan dari berbagai sumber dengan transfer, sumbangan , atau pembelian oleh satu badan arsip.
- Acession merupakan transfer fisik dan secara hokum dari kegiatan bahan-bahan yang sudah didokumentasikan.
Faktor pendukung penyusutan
Dalam konsep manajemen kearsipan factor pendukung penyusutan terdiri dari 6 M yaitu : Man, Method, Materials, Machine, Money dan Market. Man dapat diartikan sebagai SDM itu sendiri yang menjadi peran utama dalam penggerak penyusutan.
Sedangkan Method merupakan tata cara yang digunakan dalam proses penyusutan itu sendiri yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. untuk machine dapat digabung dengan material yang seringkali disebut dengan alat. Money terkait dengan biaya yang dikeluarkan selama proses penyusutan tersebut berlangsung.
Dilihat dari berbagai aturan yang ada untuk proses penyusutan ini, maka dapat dikatakan proses penyusuta suatu dokumen atau arsip tidak dapat dilakukan secara langsung dan sepele, karena proses ini akan menentukan efisiensi proses kerja suatu manajemen kearsipan secara langsung.
