Peranan Teknologi Dalam Pengelolaan Arsip-rsip sebagai salah satu penunjang dalam melakukan proses kerja merupakan elemen yang tidak dapat dipisahkan dari sebuah perusahaan, dimana setiap proses kerja yang bersifat penting dapat direkam dan disimpan dalam sebuah lembaran arsip, akan tetapi seiring dengan kemajuan teknologi saat ini sudah banyak perusahaan – perusahaan besar mengurangi jumlah konsumsi kertas fisik yang biasanya digunakan sebagai alat untuk menyimpan informasi, dan salah satu media yang digunakan yaitu arsip elektronik.
Dalam perkembangannya arsip elektronik lahir bersamaan dengan hadirnya teknologi komputer, dimana dengan adanya teknologi komputer atau gadget dan sejenisnya mampu menjadi solusi akibat penggunaan kertas yang makin bertambah setiap saat, kini dengan penggunaan teknologi sebagai dasar dari pengelolaan dokumen maka akan meningkatkan berbagai macam aspek pengelolaan menjadi lebih baik lagi.
Perbandingan
Pada dasarnya arsip yang disimpan secarta fisik mempunyai beberapa kelemahan antara lain :
- Kertas atau lembaran arsip rentan terhadap kerusakan.
- Kertas atau lembaran arsip rentan terhadap kehilangan.
- Dalam jangka waktu tertentu kualitas informasi yang ditampilkan akan berkurang (Kertas menjadi buram atau terhapus).
- Metode perlindungan informasi yang kurang optimal, hal ini terkait dengan akses informasi yang mudah dilihat.
- Tidak adanya backup data karena data berifat fisik maka untuk membackupnya kita harus membuat salinan dari informasi tersebut.
- Akses penggunaan harus melalui banyak tempat.( kita harus mengakses informasi dengan prsoses pencarian diberbagai tempat )
Dalam menghadapi berbagai kekurangan tersebut maka teknologi menjadi solusi yang sangat tepat dalam mengelola dan menyimpan informasi yang ada, hal ini dikarenakan teknologi dalam kearsipan mampu memberikan hal – hal sebagai berikut :
- Mampu meminimalisir kerusakan informasi, hal ini dikarenakan data yang tersimpan dalam database terlindungi dari berbagai macam ancaman dan juga hak akses yang bisa melindungi data dari penyalahgunaan informasi yang ada.
- Dengan adanya metode back up maka informasi yang ada atau mingkin terhapus secara tidak disengaja bisa dipulihkan dalam waktu yang singkat.
- Kualitas informasi yang terjaga, tidak seperti kertas fisik yang mudah rusak ataupun buram, maka informasi yang tersimpan dalam data akan menghasilkan informasi yang mempunyai kualitas sama seperti informasi yang baru dibuat.
- Akses penggunaan yang sanagat mudah, dalam hal ini terkait dengan bagaimana cara dan temapt dalam mengakses informasi, karena dengan metode arsip elektronik ini kita bisa mengakses semua informasi yang tersimpan hanya dari satu tempat, tidak seperti arsip fisik yang harus dicari melalui beberapa buah lemari penyimpanan. dengan adanya hal ini maka secara langsung akan meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga.
Sesungguhnya masih banyak lagi hal – hal yang membuat pengelolaan dokumen secara elektronik menjadi lebih baik dibanding pengelolaan dokumen secara konvensional, akan tetapi ada juga beberapa hal yang harus dipertimbangkan sebelum kita beralih dari pengelolaan berbasis konvensional ke pengelolaan dokumen berbasis teknologi, salah satunya adalah biaya pengelolaan yang cukup besar dibanding pengelolaan konvensional, hal ini terkait dengan investasi peralatan yang harus disediakan pada pengelolaan arsip berbasis elektronik.
