Mungkin bagi kita , istilah ECM itu terdengar asing bagi kita karena ECM ( Enterprise Content Management ) merupakan pengelolaan konten secara luas tapi jika kita mendengar istilah DMS ( Document Management System ) sudah familiar dengan istilah tersebut. Tapi buat organisasi besar, nama ECM pun juga tidak asing terdengar. Tapi apakah anda sudah paham perbedaan keduanya ? Apa Kesamaan mereka ? Apakah faktor-faktor yang membedakan?
Baik DMS atau ECM sangat penting dalam pengelolaan dokumen pada jaman sekarang, apalagi jaman sekarang semua sudah serba paperless.Perbedaan ECM dengan DMS, sangat penting udah dipahami oleh anda karena dengan perbedaan keduanya ini anda dapat memahami mana yang lebih diperlukan untuk oranigasasi atau perusahaan anda. Meskipun kedua model ini saling melengkapi kebutuhan masing-masing, mereka masing-masing memiliki kontras fungsionalitas intrinsik yang berguna untuk bisnis Anda ketika digunakan dengan benar.
Document Management System ( DMS )
Document Management System melibatkan bagaimana pengontrolan dokumen , bagaimana relasi antar dokumen itu terkontrol , bagaimana dokumen itu tersimpan pada folder atau bagian masing-masing , pelacakan dokumen dan manajemen dokumen tersebut.
DMS paling efektif dalam mengelola arsip sederhana untuk organisasi kecil. Ia mengelola bagaimana dokumen dibuat, disurvei, dikolaborasikan, dan disalurkan melalui alur kerja. DMS memungkinkan organisasi Anda untuk mengatur dan mengendalikan dokumen secara elektronik. Selain itu, Perangkat Lunak Manajemen Dokumen memungkinkan berbagi data antara klien dan kemudahan kolaborasi, khususnya kelompok virtual.
Fitur Utama DMS:
-
- Log-in / Log-out dan prosedur penguncian untuk mengoordinasikan pengeditan dokumen secara simultan dari berbagai klien.
- Kontrol versi: Perubahan dalam versi dapat dikenali secara efektif dan memastikan bahwa varian terbaru sedang diedit. Fitur ini paling efisien untuk keperluan audit internal dan eksternal.
- Jalur tinjauan memungkinkan rekonstruksi editor dokumen yang berbeda selama periode waktu dokumen
Enterprise Content Management ( ECM )
Di mana DMS hanyalah sebuah perangkat lunak / Software, Enterprise Content Management adalah sekumpulan sistem yang digabungkan dengan Enterprise Management Software yang kuat. Layanan Manajemen Konten melibatkan aksesibilitas, pengumpulan sistematis, organisasi logis, pengiriman konten dan catatan kepada khalayak yang disukai.
Meskipun Enterprise Content Management (ECM) menangani jenis file yang terkait dengan manajemen dokumen, ECM umumnya berkonsentrasi pada pengelolaan format dokumen elektronik yang tidak terstruktur, misalnya, email, grafik, gambar, konten web, video, catatan multi-media, dan sumber daya lainnya . Pada dasarnya, ini adalah DMS berdaya tinggi berukuran super.
ECM dapat didefinisikan sebagai kerangka kerja yang terkomputerisasi dengan teknik, strategi, dan alat yang dinamis yang dapat menyampaikan data dan konten kepada audiens yang ditentukan. Ini adalah alasan utama mengapa teknologi ECM digunakan secara luas untuk mengelola konten situs web.
Fitur Utama ECM :
-
- Kapasitas untuk mengelola sumber daya media kaya video.
- Menyortir data terstruktur volume tinggi.
- Sorotan keamanan oktan tinggi dan konsistensi
- Kemampuan untuk mengelola konten sosial
Baik ECM dan DMS menawarkan kolaborasi berbasis web atau berbasis jaringan dan berbagi data antar user; keduanya dapat melacak dokumen sepanjang siklus hidupnya dan keduanya menawarkan pendekatan keamanan dan sistematis untuk melindungi data rahasia. Demikian Perbedaan ECM dengan DMS, semoga anda dapat memahaminya.
