Permasalahan Dalam Pengelolaan Kearsipan – Dalam sebuah manajemen pengelolaan kearsipan biasanya terdapat masalah-maslah yang dihasilkan dari proses pengelolaan arsip itu sendiri, dimana masalah-masalah tersebut muncul baik secara langsung maupun tidak langsung. Masalah-masalah yang timbul tersebut terkait dengan beberapa faktor seperti faktor internal dan eksternal, dengan adanya masalah-masalah tersebut maka akan mengganggu proses pengelolaan arsip itu sendiri baik secara langsung maupun tidak langsung, maka untuk mengantisipasi hal tersebut ada baiknya sebagai pengelola kearsipan memahami sepenuhnya faktor apa saja yang menjadi Permasalahan Dalam Pengelolaan Kearsipan hal tersebut antara lain seperti dibawah ini :
Pemahaman yang kurang atas pentingnya arsip
Faktor ini disebabkan oleh belum adanya pemahaman para pengelola arsip akan pentingnya arsip itu sendiri, sehingga dalam pelaksanaannya arsip dianggap sebagi sesuatu hal yang kurang memiliki nilai, sehingga konsentrasi dan fokus pada pemanfaatan arsip belum begitu efektif, dengan begitu tujuan organisasi dalam pengelolaan kearsipan akan tidak berjalan dengan optimal.
SDM tidak memiliki kualifikasi yang cukup
Dalam pengelolaan arsip sumber daya manusia memegang peranan penting, karena rumitnya sistem pengelolaan arsip memerlukan pengetahuan yang cukup dalam mengelola arsip, hal ini didasarkan pada tanggung jawab dan fungsi dari manajemen pengelolaan arsip itu sendiri. Pada umumnya pengelolaan arsip dimasa lalu kurang mendapat perhatian yang lebih dalam sebuah organisasi, pada penempatannya seorang petugas arsip tidak dipilih berdasarkan kualifikasi yang sesuai, bahkan banyak yang beranggapan bahwa petugas pengelola arsip cukup memiliki standar pengetahuan dalam menyimpan arsip atau dokumen saja oleh karena itu kualifikasi yang dibutuhkan hanya sekedarnya saja, akan tetapi pada kenyataannya petugas kearsipan harus memiliki wawasan yang luas dalam mengelola kearsipan, tidak hanya menyimpan dan mencari arsip saja akan tetapi diperlukan pemahaman yang lebih dalam menganalisa perkembangan arsip, perencanaan dimasa mendatang, retensi arsip dan masih banyak lagi hal yang harus dipahami oleh petugas pengelola kearsipan.
Antipasi pertumbuhan arsip yang kurang dipahami
Salah satu permasalah yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip adalah kurangnya antisipasi dalam volume penambahan arsip dimasa lalu sehingga menyebabkan persediaan tempat yang terus berkurang atau bahkan arsip tidak dapat tertampung lagi. Hal ini didasarkana pada kurangnya perhitungan yang mendalam akan pertumbuhan arsip dalam organisasi itu sendiri sehingga menyebabkan kurangnya antisipasi dalam persiapan ruang penyimpanan yang ada. Dengan memprediksi kelahiran dan perkembangan arsip dalam sebuah organisasi maka kita mampu mengantisipasi kebutuhan ruang dan tempat dalam sebuah manajamen pengelolaan kearsipan.
Belum adanya pedoman tata kerja pengelolaan kearsipan
Pedoman tata kerja kearsipan berfungsi sebagai standar baku dalam pengelolaan kearsipan sehingga setiap petugas ataupun pengguna dalam sistem kearsipan itu sendiri mempunyai keseragaman dalam melaksanakan pekerjaannya, hal ini terkait dengan tata cara pengelolaan, proses peminjaman arsip, perawatan arsip, keamanan dan faktor lainya,
Kurangnya Tanggung jawab dalam peminjaman arsip
Dalam proses pengelolaan kearsipan aktivitas yang sering dilakukan oleh user atau pengguna kearsipan adalah peminjaman arsip, dimana kebutuhan jangka panjang pada sebuah arsip yang di pinjam menyebabkan resiko yang cukup besar dalam sebuah sistem pengelolaan kearsipan, entah itu resiko kerusakan, kehilangan hingga duplikasi tanpa ijin menyebabkan diperlukannya tanggung jawab yang lebih dalam peminjaman arsip.
Belum sempurnanya Sistem yang ada
Dalam sebuah sistem pengelolaan kearsipan diperlukan sebuah kesempurnaan dalam memenuhi kebutuhan informasi sebuah perusahaan dengan kondisi yang disesuaikan dengan kondisi organisasi. Hal ini didasarkan pada perbedaan setiap organisasi yang ada, sebuah sistem pengelolaan klearsipan yang baik dalam sebuah organisasi belum tentu akan bekerja dengan baik dalam organisasi lainny ahal ini dio sebabkan karena karakteristik setiap perusahaan yang berbeda-beda, seperti arsip perusahaan perbankan akan berbeda dengan perusahaan ritel. oleh karena itu sebuah sistem pengelolaan yang baik memerlukan adaptasi dan penyesuaian yang berjenjang dalam rangka memberikan manfaat yang efektif dan efisien dalam sebuah organisasi.
Belum berjalannya proses penyusutan arsip
Penyusutan arsip mempunyai peranan yang penting dalam sebuah manajemen pengelolaan kearsipan hal ini didasarkan pada efisiensi ruang penyimpaanan dan pengelolaan arsip. Dengan berjalannya proses penyusutan arsip secara berkala maka akan memberikan manfaat bagi pengelolaan arsip secara umum baik dalam segi ruang maupun pencarian kembali informasi. penyusutan ini pada dasarnya merupakan proses penghilangan arsip yang sudah tidak terpakai atau sudah habis masa pakainya dalam sebuah manajemen pengelolaan arsip. Dengan menghilangkan arsip yang sudah tidak teroakai maka secara otomatis akan menambah ruang dan mempermudah pencarian kembali informasi karena informasi yang tidak berguna atau sudah habis masa pakainya akan di hilangkan.
Dari beberpa paparan diatas sesungguhnya dapat di asumsikan bahwa pengelolaan kearsipan bukanlah sebuah tugas yang mudah, dibutuhkan rencana, pengembangan, antisipasi yang mendalam dalam mengelolan sebuah unit kearsipan, karena unit kearsipan sendiri merupakan jembatan organisasi dalam mengelola arsipnya sehingga bisa digunakan sesuai dengan tujuan organisasi. untuk itu faktor-faktor yang disebutkan diatas hendaklah dapat di antisipasi agar sistem pengelolaan kearsipan kita dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
