Pertimbangan Dalam Memilih Peralatan Kearsipan merupakan salah satu langkah awal dalam membangun sebuah system manajemen kearsipan yang baik, dimana ada beberapa faktor yang harus disesuaikan dengan potensi dan pertimbangan efisiensi, oleh karena itu sebelum kita memulai dengan membeli peralatan kearsipan ada baiknya mempertimbangkan hal – hal sebagai berikut :
Jenis Dokumen Yang Akan Disimpan
Hal pertama yang harus kita pertimbangkan adalah jenis dokumen apa yang akan kita kelola, karena saat ini sudah banyak berkembang jenis-jenis dokumen yang ada, dari dokumen fisik yang mempunyai banyak ukuran dan bentuk juga dokumen digital yang juga mempunyai banyak jenis nya seperti audio, video belum lagi format lainnya yang begitu beragam maka jika kita ingin membangun sebuah manajemen pengelolaan yang baik maka hal pertama harus dilakukan ialah mengetahui jenis dokumen apa yang akan kita kelola.
Kecepatan akses
Setiap dokumen yang disimpan tentunya mempunyai informasi yang tersimpan didalamnya, nah informasi inilah yang diperlukan oleh user untuk digunakan sebagai alat bantu bukti ataupun referensi sebuah kegiatan organisasi, oleh karena itu diperlukan akses yang cepat guna mengimbangi proses bisnis yang juga bergerak cepat dan dinamis. dengan penggunaan akses yang tepat dan cepat maka akan membantu user dalam membuat keputusan yang akan membantu berjalannya roda organisasi dengan baik.
Kebutuhan Ruang
Tentunya didalam membangun sebuah system pengelolaan dokumen diperlukan juga tempat untuk menyimpan dan mengelola dokumen itu sendiri yang disebut kebutuhan ruang, ruang yang dimaksud disini merupakan ruang lingkup dalam pengelolaan dokumen itu sendiri, dan tidak hanya terbatas kepada ruang penyimpanan tetapi juga ruang administrasi pengelolaan dokumen serta ruang lainnya yang dibutuhkan agar pengelolaan bisa berjalan dnegan baik.
Untuk itu diperlukan kakulasi kebutuhan ruang yang mencukupi sehingga pada saat berjalannya system pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan terorganisir.
Keamanan
Faktor keamanan juga merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah system pengelolaan, hal ini terkait dengan perlindungan dokumen terhadap serangan bencana alam maupun penyalahgunaan dari oknum yang tidak bertanggung jawab, Hal ini disebabkan karena sebuah dokumen memiliki informasi yang sangat penting bagi organisasi dan informasi ini dapat dengan mudah dimanfaatkan oleh orang yang tidak bertanggung jawab untuk mencari keuntungan, sedangkan perlindungan dari bahaya serangan bencana alam seperti banjir, kebakaran dan lain sebagainya merupakan langkah-langkah antisipasi perlindungan dokumen dari serangan bencana alam tersebut sehingga dampak yang didapatkan dapat diminimalisir dan dokumen dapat diselamatkan dari kerusakan ataupun kehilangan pada saat bencana alam terjadi.
Biaya peralatan dan operasional
Biaya peralatan dan operasional merupakan biaya yang sudah pasti ada, untuk peralatan biaya dapat diasumsikan sebagai biaya pembelian peralatan penyimpanan dan pengelolaan dokumen seperti lemari arsip, folder arsip, kertas arsip dan lain sebagainya sedangkan untuk biaya operasioanl menyangkut biaya yang dikeluarkan pada saat penyelenggaraan pengelolaan kearsipan berjalan seperti biaya pemeliharaan dan perawatan serta hal lainnya yang biasa dilakukan pada kegiatan pengelolaan sehari – hari yang memerlukan biaya.
Jumlah pengguna
Untuk memudahkan dalam pengelolaan dokumen sebaiknya pengurus mengetahui berapa jumlah pengguna dokumen itu sendiri, hal ini salah satunya digunakan untuk memetakan jenis dokumen apa yang biasanya diakses oleh user tersebut berdasarkan asal divisi, selain itu hal ini juga bisa digunakan untuk membuat hak akses yang bebeda-beda pada setiap tingkatan manajemen dari level bawah hingga atas.
Jadi pada dasarnya Pertimbangan Dalam Memilih Peralatan Kearsipan merupakan sebuah langkah awal dalam menyusun rencana membuat sebuah system pengelolaan dokumen yang baik dan efisien, langkah- langkah diatas hanya sebagai referensi bagi anda yang ingin membangun sebuah manajemen pengelolaan dokumen yang baik.
Semoga bermanfaat…..
