Prinsip Pengelolaan Arsip elektronik – Prinsip Pengelolaan Arsip elektronik – Saat ini pengelolaan arsip elektronik menjadi salah satu hal yang umum digunakan oleh berbagai perusahaan dimana pengelolaan arsip elektronik ini mampu menjawab kebutuhan informasi yang cepat dan aman, sedangkan menurut pengertiannya arsip elektronik sendiri merupakan arsip yang diciptakan, dikomunikasikan, dan disimpan dengan menggunkana teknologi komputer (Arsip Nasional Australia dalam Digital Recorkeeping Guidelines), dimana proses penciptaan arsip elektronik ini bisa langsung dari media komputer (Born Digital) ataupun melalui proses alih media.
Prinsip Pengelolaan Arsip elektronik
Pada dasarnya Prinsip Pengelolaan Arsip elektronik dapat digambarkan seperti dibawah ini :
- Arsip dibuat dan digunakan untuk proses aktivitas bisnis, serta untuk mendukung keberlangsungan bisnis dan juga untuk memberikan kepatuhan terhadap peraturan yang ada, untuk itu organisasi harus menciptakan serta memelihara arsip yang otentik, reliabel bisa digunakan dan mampu melindungi integritas pada saat arsip tersebut digunakan.
- Perpaduan antara aturan – aturan bagi penciptaan arsip dan metadata harus masuk kedalam perpaduan yang mengatur semua proses bisnis yang membutuhkan bukti validitas bagi aktivitasnya.
- Terjaminnya perencanaan keberlangsungan keberadaan arsip – arsip vital untuk berjalannya fungsi organisasi yang diidentifikasikan sebagai bagian dari analisis resiko dan dilindungi serta dapat dipulihkan apabila diperlukan.
Untuk itu sistem pengelolaan arsip elektronik harus memiliki karakteristik berikut agar sistem pengelolaan arsip elektronik bisa berjalan dengan efektif dan efisien, antara lain :
- Sistem pengelolaan arsip haruslah handal yaitu :
- Mampu menjaring semua arsip secara rutin dari seluruh kegiatan organisasi yang ada.
- Mampu menata arsip secara efektif sehingga pada saat dibutuhkan waktu yang dibutuhkan menjadi lebih singkat.
- Mampu melindungi arsip dari berbagai ancaman yang ada.
- Mampu berfungsi dengan baik sesuai kebutuhan pihak pengelola secara rutin dan berkala.
- Mampu menyediakan akses informasi bagi semua penggunanya.
- Sistem pengelolaan haruslah utuh, dimana sistem pengelolaan harus memilki kontrol yang tinggi
OLYMPUS DIGITAL CAMERA tehadap semua kegiatan penggunaan arsip yang ada didalam sistem dan juga mampu mengantisipasi penyalahgunaan dokumen yang ada didalam sistem.
- Sistem pengelolaan haruslah sesuai dengan peraturan yang ada, dimana sebagai negara yang memiliki dasar hukum yang kuat dalam setiap aspek, maka hendaklah pengelolaan arsip harus sesuai dengan perundang – undangan yang ada.
- Sistem pengelolaan haruslah menyeluruh, dalam hal ini yang dimaksud dengan menyeluruh yaitu sistem pengelolaan yang komplit dan mampu menyediakan semua kebutuhan dalam sebuah sistem yang lengkap tanpa harus menggunakan bantuan eksternal dalam pengelolaannya.
- Sistem pengelolaan haruslah sistematik, dimanasetiap pengelolaan arsip dari penciptaan hingga penyusutan pelaksanaannya harus berjalan secara sistematis yang terencana dengan baik dan juga mempunyai kedinamisan dalam kebijakan sertas tanggung jawab untuk kepentingan pengelolaannya.
Semoga bermanfaat
