Pada dasarnya Prisip Dasar Penyimpanan Arsip Inaktif merupakan hal yang menjadikan sebuah tempat penyimpanan arsip memiliki manfaat secara luas bagi pengelola dan pengguna dokumen secara bersama – sama, prinsip – prisip tersebut antara lain :
1). Biaya Terjangkau
Biaya yang dikeluarkan dalam penyimpanan arsip inaktif haruslah terjangkau dalam artian ekonomis bagi pihak pengelola, karena dari segi tujuan organisasi sudah barang tentu dalam mendirikan organisasi aspek keuntungan merupakan hal yang utama, oleh karena itu walaupun proses pengelolaan dokumen ini merupakan salah satu faktor penting dalam mencapai tujuan organisasi akan tetapi faktor biaya yang dikeluarkan haruslah sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
2). Ruangan yang Luas
Arsip yang bersifat dinamis selalu berkembang dan tumbuh tentunya memerlukan banyak sekali ruang yang tersedia didalam menyimpan dokumen ini, denga faktor kelahiran dokumen perharinya maka kita akan bisa memprediksi berapa banyak dokumen dalam beberapa waktu kedepan, untuk itu kita memerlukan ruang yang mampu menampung perkembangan dokumen dimasa mendatang.
3). Keamanan
Arsip sebagai sebuah dokumen yang memiliki informasi penting didalamnya sedah pasti harus dilindungi keberadaannya sesuai dengan tujuan pengelolaan arsip, gangguan dan ancaman dari berbagai faktor yang ada seperti human error, bencana alam dan lain sebagainya harus bisa diminimalisir sedini mungkin sehingga menghindari kerusakan atau kehilangan pada arsip yang tersimpan didalam ruang pengeloaan arsip.
4). Kemudahan Akses
Sebuah dokumen tentunya akan digunakan kembali jika informasi yang ada didalamnya bisa memberikan dampak bagi proses kerja yang ada, didalam hal penggunaan kembali informasi yang ada didalam sebuah dokumen merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah organisasi karena bisa mempengaruhi keputusan organisasi. Hak akses yang tepat akan memberikan kemudahan bagi setiap user yang akan menggunakan dokumen tersebut, dengan kemudahan akses informasi yang didapat akan tepat dan cepat.
5). Tata Ruang Yang Baik
Tata ruang pada gedung penyimpanan arsip dapat dibagi menjadi dua yaitu :
- Ruangan Kerja, ruang ini merupakan ruangan yang digunakan sebagai ruang administrasi pengelolaan kegiatan pengarsipan, kegiatan penerimaan arsip baru, pengelolaan serta pemusnahan arsip akan dilakuakn diruang ini, jadi dalam hal admisistrasi pengelolaan dokumen atau arsip yang ada akan dilakukan diruangan ini.
- Ruang Penyimpanan arsip, Ruangan ini digunakan untuk menyimpan arsip sesuai dengan type dan media arsip yang akan disimpan, ruangan ini harus steril dan lalu lalang orang yang tidak berkepentingan selain itu ruangan ini juga harus memiliki pengamanan dalam hal akses jadi untuk akses masuk hanya bisa dilakukan sesuai dengan kriteria yang telah dibuat sebelumnya, atau mungkin hanya petugas dibagian pengelolaan arsip saja yang bisa masuk keruang tersebut untuk menghidari kemungkinan penyalahgunaan dokumen dari orang yang tidak bertanggung jawab.
Demikianlah Prisip Dasar Penyimpanan Arsip Inaktif, semoga informasi ini bermanfaat, terima kasih.
