Prosedur Pemusnahan Arsip Habis Guna

Prosedur Pemusnahan Arsip Habis GunaProsedur Pemusnahan Arsip Habis Guna-Diantara banyaknya arsip yang tersimpan dalam sebuah ruang penyimpanan arsip terdapat beberapa arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, dalam artian informasi yang tersimpan didalamnya sudah tidak mempunyai nilai guna atau kadaluarsa. arsip yang termasuk kedalam jenis ini memang sangat beresiko jika disimpan bersama arsip yang masih aktif atau memiliki nilai guna, karena arsip tersebut akan menambah ruang penyimpanan dan membuat proses pencarian kembali arsip menjadi lebih lambat. Oleh karena itulah arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna sebaiknya di musnahkan saja karena proses pemusnahan tersebut akan membuat beban proses kerja dalam sebuah sistem pengelolaan kearsipan akan semakin lebih mudah.

Prosedur Pemusnahan Arsip Habis Guna

Prosedur Pemusnahan Arsip Habis GunaDalam hal ini proses pemusnahan arsip mencakup aktivitas menghancurkan atau menghilangkan kondisi fisik arsip, Menurut peraturan pemerintah Nomor 34 tahun 1979 yang mengatur mengenai prosedur pemusnahan arsip pasal 7 hingga pasal 10 langkah – langkah yang harus dilakukan dalam pemusnahan arsip adalah sebagai berikut :

  • Proses penilaian arsip

Proses ini dilakukan untuk mengetahui apakah arsip tersebut masih berguna atau tidak biasanya kegiatan ini dilakukan oleh sebuah tim yang bertanggung jawab khusus dalam proses penilaian nilai Prosedur Pemusnahan Arsip Habis Gunaguna arsip. Beberapa kriteria yang digunakan dalam proses penilaian adalah kriteria nilai administrasi, nilai hukum, nilai keuangan, nilai penelitian, nilai pendidikan, nilai dokumentasi dan kriteria yang lain berdasarkan kebutuhan organisasi. lalu setelah arsip tersebut telah dinilai maka arsip-arsip tersebut di golongkan berdasarkan persentase nilai yang diambil dari kriteria – kriteria penilaian yang digolongkan kembali menjadi 4 golongan , yaitu :

=> Arsip Vital memiliki persentase nilai 90-100, dimana arsip golongan ini tidak dapat dipindahkan atau dimusnahkan dan harus disimpan selamanya pada pusat penyimpanan arsip, contoh arsip tersebut yaitu : akta Tanah, Akta pendirian perusahaan dll.

=> Arsip Penting memiliki persentase nilai 50-89, arsip yang termasuk dalam golongan ini boleh dimusnahkan setelah masa aktif selam 5 tahun dan inaktif selama 25 tahun, contoh dari arsip jenis ini adalah surat perjanjian dll.

=> Arsip Berguna memiliki persentase nilai 10-49, Arsip ini bisa dimusnahkan setelah aktif selam 2 tahun dan inaktif selama 10 tahun, contohnya arsip laporan tahunan, neraca dan sejenisnya.

=> Arsip tidak berguna memiliki nila presentase 0-9, arsip jenis ini dapat langsung dimusnahkan atau jiak ingin disimpan paling maksimal selama 3 bulan contohnya arsip undangan, pengumuman dan sejenisnya.

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Selanjutnya dalam prosedur pemusnahan arsip adalah JRA, yang merupakan daftar berisiĀ  tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman yang mencakup kode surat, deskripsi, periode, jumlah, tingkat perkembangan serta keterangan yang berisi lama penyimpanan dan pemusnahan. JRA ini perlu mendapat persetujuan dari Arsip Nasional Replubik Indonesia (ANRI) yang disahkan oleh peraturan pemerintah Nomor 34 tahun 1979.

Seleksi Arsip

Seleksi yang dilakukan bedasarkan JRA ini untuk menyeleksi arsip yang akan disusutkan, arsip yang sudah diusulkan musnah serta arsip yang masa retensinya sudah habis akan dibuatkan daftar pemusnahan atau yang dikenal dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) sedangkan untuk arsip yang masih memiliki nilai guna akan disimpan kembali kedalam pusat penyimpanan arsip.

Daftar Pertelaan Arsip

merupakan daftar arsip yang diusulkan akan dimusnahkan.

Pembuatan Berita Acara Pemusnahan

BAP ini berisiskan golonagn arsip yang akan dimusnahkan, jumla, dan penanggung jawab pemusnahan, dimana BAP ini dibuat dengan ringkas dan padat.

Pemusnahan Arsip

Arsip yang sudah diseleksi dari langkah-langkah diatas akan di musnahkan secara total disaksikan oleh pejabat-pejabat yang berwenang dan hasilnya ditandatangani oleh penanggung jawab pemusnahan bersama saksi sebanyak dua orang. metode pemusnahan sendiri ada berbagai macam seperti pembakaran, pencacahan menggunkana mesin pencacah, pembuburan dan pemberian bahan kimia yang menghancurkan total dokumen.

 

Semoga bermanfaat

Leave a Reply

Your email address will not be published.