Prosedur Pemusnahan Arsip Inaktif merupakan langkah lanjutan pengelolaan arsip yang dilakukan terhadap arsip – arsip yang temasuk kedalam beberpa kriteria berikut ini :
- Tidak memiliki nilai guna, jadi dalam artian informasi yang terkandung didalam arsip sudah tidak memiliki nilai informasi yang berguna, hal ini terkait dengan masa waktu kegunaan arsip ataupun sudah selesainya proses yang ada didalam informasi didokumen tersebut.
- Sudah habis masa retensinya, umumnya sebuah dokumen mempunyai masa retensi yang rata – rata berdurasi lima samapai sepuluh tahun, nah dokumen retensi inilah yang masuk dalam katagori arsip yang harus dimusnahkan. sebuah dokumen yang termasuk kedalam katagori retensi tentunya berdasarkan pertimbangan – pertimbangan dan kebijakan perusahaan yang telah dikaji secara mendalam mengenai jenis informasi yang ada didalam dokumen tersebut.
- Tidak ada peraturan undang-undang yang melarang, Dalam beberapa kasus ada dokumen yang memang mempunyai nilai informasi yang berguna bagi negara, misalkan dokumen mengenai riset dqan penelitian atau pun dokumen lain yang mempunyai nilai informasi yang berguna untuk negara, nah dokumen semacam inilah yang tidak boleh digunakan dan harus diserahkan kepada ANRI sebagai salah satu dokumen informasi negara yang suatu saat akan berguna bagi kepentingan negara.
- Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Dokumen jenis ini merupakan dokumen yang bisa dijadikan alat bukti untuk penyelesaian sebuah perkara, jadi dalam hal ini sebuah dokumen yang masih digunakan sebagai sebuah alat bukti suatu perkara tidak diperkenankan untuk dimusnahkan, karena dokumen tersebut akan menjadi alat bukti dan sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan sebuah perkara.
Ketentuan Prosedur Pemusnahan Arsip Inaktif
Dalam Prosedur Pemusnahan Arsip Inaktif memiliki ketentuan yang harus dilakukan dalam proses pemusnahan arsip tersebut, ketentuan tersebut antara lain :
- Pembentukan Panitia Penilai Arsip, panitia yang dibentuk disini mempunyai tugas untuk mengumpulkan dan meninjau arsip-arsip yang termasuk kedalam arsip yang harus dimusnahkan atau tidak.
- Penyeleksian arsip, setelah arsip-arsip dikumpulkan maka proses seleksi arsip akan dilakukan hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa arsip yang telah sesuai dengan kriteria arsip inaktif.
- Membuat daftar arsip usul musnah, setelah diseleksi maka dibuatlah daftar arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan berdasarkan data pada tahapan penyeleksian arsip tersebut diatas.
- Penilaian dari panitia penilai arsip, proses ini dilakukan sebagai control akhir agar tidak ada arsip yang masih berguna termasuk kedalam katagori ini, sehingga yang akan dimusnahkan hanya arsip yang benar – benar tidak memiliki niali guna informasi lagi.
- Permintaan persetujuan pencipta arsip, semua arsip – arsip yang ada tentunya mempunyai pencipta arsip itu sendiri, oleh karena itu diperlukan persetujuan dari sipencipta ataupun divisi kerja yang melahirkan arsip tersebut.
- Penetapan waktu, metode dan petugas pemusnahan arsip.
- Pelaksanaan pemusnahan arsip sesuai dengan rencana penetapan waktu, metode dan petugas arsip pada poin 6 diatas.
- Pembuatan laporan hasil kerja pemusnahan arsip, laporan ini berisi hasil dari eksekusi pemusnahan arsip sehingga dapat dipertanggung jawabkan hasil dari pemusnahan arsip tersebut secara konkret.
Pada dasarnya pemusnahan arsip ini jika dilaksanakan secara teratur bisa membantu system pengelolaan dokumen itu sendiri karena dengan adanya pemusnahan arsip inaktif ini maka bisa memberikan ruang yang lebih untuk penyimpanan, mengurangi kuantitas pencarian dokumen atau arsip, menjamin bahwa hanya arsip yang mempunyai nilai guna saja yang ada didalam sebuah system pengelolaan dokumen dan beberapa keuntungan lainnya.
Semoga bermanfaat……
