Prosedur Pengendalian Dokumen Organisasi merupakan langkah-langkah yang di susun dalam kegiatan pengendalian terhadap semua dokumen pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian sistem manajemen pada sebuah instansi ataupun organisasi, sehingga dokumen yang digunakan pada pelaksanaan kegiatan selalu mutakhir dan up to date dan sesuai dengan hukum yang berlaku.
Prosedur Pengendalian Dokumen Organisasi
Adapun uraian kerja proses dalam proseur pengendalian dokumen adalah sebagai berikut :
- Penyusunan dokumen, dimana penyusunan ini dilakukan sesuai dengan permintaan atas kebutuhan
akan dokumen untuk pelaksanaan sistem dalam sebuah instansi ataupun organisasi swasta lainnya. - Pemeriksaan dan pengesahan dokumen, dimana proses ini dilakukan oleh pejabat yang berwenang yang sudah di tetapkan untuk melakukan aktifitas pemeriksaan dan pengesahan dokumen.
- Pendaftaran dokumen merupakan proses pemasukan semua dokumen yang relevan secara internal ataupun eksternal kedalam daftar induk dan daftar distribusi. Dimana salinan dari daftar induk akan dicetak dan dikirim kepada kepala bidang atau bagian terkait kurang lebih setahun sekali dan setelah ada perubahan besar dalam sistem dokumentasi.
- Pendistribusian dokumen, proses ini melibatkan dokumen level I dan Level II yang didistribusikan di tingkat kepala bagian / Bidang. Dimana dokumen level III dan seterusnya didistribusikan keseluruh pengguna untuk dipelajari, dimengerti dan digunakan sesuai dengan ruang lingkup pada bidang masing-masing.
- Penggunaan dokumen, dalam hal ini dokumen yang telah di sahkan dan didaftar dalam daftar induk dokumen digunakan dalam pelaksanaan kegiatan pada seluruh sistem manajemen organisasi.
- Pelatihan dokumen, dokumen yang baru atau telah dimodifikasi, jika dibutuhkan didstribusikan dengan memo untuk dimengerti oleh si pengguna, apabila hal ini tidak cukup serta dianggap perlu maka kepala bagian / bidang terkait bersama dengan wakil manajemen merencanakan dan mengadakan pelatihan tambahan untuk pelaksanaan penggunaan dokumen.
- Kaji ulang dokumen, Semua dokumen dikaji ulang oleh kapala bidang/bagian terkait bersama dengan wakil manajemen paling tidak setahun sekali , untuk memeriksa kesesuaian dengan standar yang telah di sepakati sebelumnya.
- Penarikan dokumen, setiap dokumen yang tidak dipakai / kadaluarsa ditarik dari semua tempat penerbitan / penggunaan, diarsipkan untuk waktu tertentu, dan harus ditandai dengan jelas untuk menghindari penggunaan yang tidak diharapkan atau penyalah gunaan dokumen.
- Pemusnahan dokumen, wakil manajemen bertanggung jawab melakukan suaka dokumen untuk
dokumen-dokumen sebelum dimusnahkan, dimana suaka dokumen dilakukan dalam bentuk elektronik (Dokumen digital). Wakil menajemen akan menugaskan pengendali dokumen untuk menarik dokumen terkendali dari peredaran bilamana sebuah dokumen terkendali telah kadaluarsa, jatuh tempo pengarsipan atau yang telah mengalami revisi sebanyak 20 kali. Dokumen- dokumen tersebut dikumpulkan dicatat dan didaftar, lalu dbuatkan berita acara pemusnahan atas persetujuan wakil manajemen dan sebelum dilkukan pemusnahan pengendali dokumen membuat cetakan dalam bentuk dokumen elektronik untuk disimpan dan dipelihara sesuai dengan peraturan yang berlaku. - Penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik dimana semua dokumen yang digunakan dalam sistem manajemen mutu yang masuk kedalam daftar induk dokumen disimpan dalam bentuk elektronik file oleh wakil manajemen.
Prosedur Pengendalian Dokumen Organisasi ini dilkukan untuk mengendalikan dan mengelola dokumen yang sesuai dengan kebutuhan dalam sebuah organisasi, dimana pada dasarnya dalam sebuah pengelolaan dokumen diperlukan proses pengendalian dokumen yang efektif dan efisien.
Semoga bermanfaat….
