Prosedur Umum Pengelolaan Arsip merupakan kegiatan yang meliputi penyimpanan, penggunaan, perlindungan pemindahan, dan masih banyak lagi. dalam hal arsip inaktif dapat dilakukan prosedur yang meliputi hal-hal sebagai berikut :
Arsip Tekstual
Arsip tekstual merupakan arsip yang disimpan dalam sebuah pusat penyimpanan yang frekuensi penggunaannya telah berkurang atau menurun dalam hal ini prosedur penyimpanan arsip inaktif memerlukan standarisasi dalam pengelolaannya dimana proses tersebut meliputi :
- Proses identifikasi
Proses ini dilakukan untuk mengetahui kontek dan sistem penataannya selama arsip tersebut aktif. Dengan mengelompokkan arsip inaktif tersebut berdasarkan kesamaannya dari beberapa aspek seperti kesamaan kegiatan (rubriek). kesamaan urusan (dosier) dan kesamaan jenis (seri) dimana dengan pengelompokan ini kita akan dengan mudah menemukan identitas arsip inaktif tersebut.
- Proses Pendeskripsian
Proses ini dilakukan untuk mencatat arsip inaktif yang sudah disimpan berdasarkan ciri-ciri arsipnya, dengan menggunakan sarana bantuan yaitu kartu Fitches maka dilakukan pendeskripsian arsip yang terdiri dari enam unsur yaitu :
- Bentuk Redaksi.
- Isi Informasi.
- Periode waktu.
- Jumlah arsip.
- Tingkat perkembangan.
- Kondisi.
- unit asal.
- inisial pelaksana.
- Pembungkusan Arsip
proses ini merupakan proses pembungkusan arsip yang dilakukan dengan menggunakan kertas kraft yang bertujuan agar arsip terlindungi dan terawat lalu diberikan identitas dengan kode inisial pelaksana serta nomor sementara berupa hasil pengerjaan.
- Manuver Fisches
Proses ini dilakukan setelah proses pendeskripsian selesai dengan menyusun klasifikasi arsip yang bertujuan untuk menyusun kartu fisches yang dipilah berdasarkan klasifikasi arsip, kemudian di urutkan berdasarkan periode waktunya dari tahun tertua sampai tahun termuda. lalu selanjutnya diberikan nomor definitif berurutan dari nomor satu hingga seterusnya.
- Daftar Pertelaan Arsip
Daftar ini merupakan daftar yang berisi uraian arsip dan disusun berdasarkan tahap-tahap yang telah dilakukan sebelumnya,
- Penataan Arsip
Guna memudahkan dalam penemuan kembali informasi yang ada didalam arsip ini maka berkas yang telah diberi nomor definitif akan di susun dan di tata kedalam boks arsip secara lateral dari kiri ke kananyang disesuaikan dengan daya muat boks itu sendiri. Setelah itu boks akan diberi label dengan identitas nomor definitif untuk memudahkan pencarian kembali berkas-berkas tersebut. lalu boks tersebut akan di simpan dalam rak sesuai dengan urutan nomor definitifnya.
Arsip Non Tekstual
Arsip ini berupa arsip selain tulisan yang dapat berupa informasi yang terekam dalam media selain kertas seperti disk. cakram, kaset dan lain-lain, pengolahan arsip non tekstual ini adalah sebagai berikut :
Arsip non tekstual yang telah diterima di cek kembali isi dan kondisinya seteah itu dilakukan pelabelan pada bungkus media arsip tersebut untuk menghindari tercampurnya setiap media yang ada. Setelah itu langkah selanjutnya adalah proses transkripsi untuk memindahkan isi informasi yang terdapat pada media tersebut kedalam tulisan tanpa mengurangi dan menambah kontennya dimana unsur transkripsi tersebut antara lain judul, topik, tempat, tanggal dan tahun peristiwa lalu membuat indeks mengenai ringkasan isi media secara garis besar dan dilanjutkan dengan membuat abstraksi yang berisi intisari rekaman secara garis besar dan langkah selanjutnya adalah melakukan penataan media tersebut kedalam rak atau lemari penyimpanan di dasarkan pada tahun dan subjek untuk metode penyusunannya.
Demikian informasi mengenai Prosedur Umum Pengelolaan Arsip Inaktif baik untuk arsip tekstual dan arsip non tekstual semoga bermanfaat…..
