Proses Alih Media Fisik Ke Digital-Alih media merupakan proses merecord dokumen fisik kedalam dokumen digital, hal ini dilakukan karena pada saat ini pengelolaan data dan dokumen sudah beralih dari media fisik kemedia digital. Betapa tidak teknologi memberikan banyak solusi untuk menyelesaikan beberapa kendala yang ada pada saat pengelolaan dokumen secara tradisional, dengan adanya pengelolaan dokumen secara digital maka efisiensi dan efektifitas bisa didapatkan jika dibandingkan dengan pengelolaan dokumen secara tradisional. resiko kerusakan karena faktor usia, penanganan dokumen yan keliru, metode penyimpanan yang tidak tepat serta hal lainnya yang sering terjadi pada saat pengelolaan dokumen dilakuka secara fisik.
untuk melakukan proses pengelolaan dokumen secara digital hal pertama yang harus dilakukan adalah proses alih media, dimana dokumen-dokumen yang memiliki informasi didalamnya akan melalui proses transformasi dari bentuk fisik kedalam bentuk digital, untuk melakukan proses alih media ini ada beberapa alur kerja yang harus dipahami, hal tersebut antara lain :
a. Capturing
Merupakan langkah awal yaitu mengumpulkan bahan pustaka yang akan dialih mediakan dalam sebuah organisasi, selain itu dengan capturing ini kita akan mengetahui seberapa banyak dokumen yang ada dan bagai mana mendata koleksi yang dimiliki itu menjadi sebuah informasi umum mengenai seberapa banyak jenis – jenis dokumen yang ada seperti jumlah buku, majalah disk audio serta dokumen lainnya, Data – data tersebut diatas dimasukan kedalam sebuah form umum yang mencatat tipe dan jumlah koleksi yang dimiliki. Setelah itu pembuatan form khusus yang mencatat secara khusus dari setiap jenis koleksi yang dimiliki.
b. Filtering Dan Processing
Merupakan sebuah proses seleksi pemilihan dokumen berdasarkan kualitas isi sesuai dengan kebijakan yang telah dirumuskan sebelumnya dengan membuat sebuah standar baku seperti bagaimana korelasi isi dokumen dengan visi dan misi sebuah organisasi itu sendiri.
c. Organizing
Merupakan sebuah proses dalam menentukan dan mengatur setiap katagori dokumen yang sudah dibuat kedalam bentuk file digital kedalam sebuah database yang akan dipergunakan didalam pengelolaan kembali dokumen atau arsip tersebut.
Dalam melakukan Proses Alih Media Fisik Ke Digital ada beberapa peralatan yang harus kita miliki seperti komputer atau laptop dan alat Scanner, untuk scanner ini tersedia dalam jenis yang sangat beragam antara lain :
- Drum Scanner, Scanner ini mampu menghasilkan kualitas gambar yang sangat tinggi yang biasanya digunakan dalam industri percetakan karena mampu menghasilkan poster atau media lainnya yang cukup besar dengan penggunaan silinder yang berputar melalui cahaya sensor untuk memindai dokumen.
- Flatbed Scanner, dengan cara kerja mirip mesin fotocopy dengan objek yang diletakan didalam permukaan kaca selanjutnya cahaya lampu akan bergerak dibawahnya untuk membaca informasi didalam dokumen.
- Single Sheet Scanner, jenis ini memiliki cara kerja seperti mesin fax, lembar halaman dokumen dimasukan kedalam mesin silinder, kemudian berputar ketika melakukan proses scanning, akan tetapi jenis ini hanya cocok untuk halaman dokumen yang tidak dijjilid.
- Hand Scanner, berbentuk seperti barcode scanner yang sering kita lihat di kasir-kasir pada industri supermarket, Scanner ini memiliki keterbatasan untuk membaca hanya maksimal area 4 inchi, sehingga hanya cocok untuk menscan logo dan objek kecil lainnya.
- Microfilm Scanner, dimana scanner ini berfungsi untuk mengalih mediakan dokumen dalam bentuk microfilm.
Dari berbagai jenis scanner yang ada maka kita tinggal menyesuaikan jenis dokumen serta scanner apa yang sesuai dengan dokumen yang kita akan kita scan.
Semoga Bermanfaat…..
