Proses Alih Media Pada Cyber Notary

Proses Alih Media Pada Cyber NotaryProses Alih Media Pada Cyber Notary – Notaris merupakan salah satu profesi yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat, dimana dengan adanya notaris masyarakat mampu membuat bukti hukum yang otentik yang memiliki nilai yuridis untuk keperluan bukti hukum yang sangat valid dan mampu dipertanggung jawabkan. Akan tetapi saat ini ditengah mewabahnya COVID-19 yang membuat pemerintah terpaksa mengeluarkan Keppres No. 11 tahun 2020 mengenai Penetapan Darurat Kesehatan Masyarakat COVID – 19, serta kebijakan – kebijakan lain yang menghasilkan kebijakan mengenai Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) di sebagian wilayah indonesia dalam rangka penanganan COVID – 19 ini membuat proses bisnis hampir disetiap lini usaha mengalami penurunan, tidak terkecualai dengan notaris.

Salah satu opsi yang ada dalam pelayanan jasa hukum pengtacara / advokat adalah dengan melakukan pekerjaan secara elektronik, dimana Advokat sendiri telah menyelenggarakan  konsultasi secara daring dan juga pembuatan kontrak elektronik, selain jasa hukum yang membutuhkan kehadiran dokumen fisik masih belum dapat dilakukan secara elektronik.

Akan tetapi pada bidang Notaris sendiri belum ada pelayanan elektronik yang memfasilitasi proses kerja yang ada didalam ruang lingkup pekerjaan notaris, dimana masalah yang terjadi ialah adanya norma keharusan kehadiran fisik dalam membuat akta dan tidak bisa dilakukan secara elektronik sperti yangtertuang dalam UU ITE Pasal 5 ayat 4 yang mengecualikan akta notaris dalam konteks dokumen elektronik sebagai alat bukti yang sah, yang bisa berpotensi menyebabkan permasalahan hukum bagi para notaris, baik secara perdata , administrasi maupun pidana.

Dalam kondisi ditengah larangan PSBB ini sesungguhnya layanan elektronik merupakan salah satu opsi yang sangat bisa diandalkan, dimana konsep Work From Home saat ini sudah diterapkan hampir di sebagian sektor bisnis kecuali layanan kesehatan dan sektor lain yang terkait dengan sektor kesehatan dan logistik. beberapa hal yang menyebabkan notaris tidak bisa melakukan proses elektronik didalam bisnisnya antara lain :

  • Penurunan status akta dari autentik menjadi akta dibawah tangan, yang menyebabkan :
  •  Adanya kemungkinan gugatan kepada notaris oleh para penggunan jasanya dikemudian hari.
  • Kurangnya jaminan keamanan terhadap sistem elektronik dan dokumen elektronik yang mempunyai kemungkinan dilakukan perubahan – perubahan yang tidak legal dan juga potensi kebocoran dan juga pelanggaran kerahasian dokumen  elektronik.
  • Dapat terjadi penolakan oleh pihak lain.
  • Adanya kemungkinan dokumen elektronik tersebut tidak diterima oleh pihak lain.
  • Adanya potensi sanksi yang diterima oleh notaris karena tidak menjalankan kepatuhan hukum.

Sesungguhnya kekhawatiran tersebut dapat dijawab oleh beberapa hal dibawah ini :

  1. Pada pasal pengecualian Dalam UU ITE bukanlah suatu larangan sehingga tidak menyebabkan pelarangan kewenangan notaris dalam menyelenggarakan jasa elektronik.
  2. Berdasarkan UU Administrasi pemerintahan dan UU pelayanan publik serta UU Arsip, notaris merupakan bagian dari administrasi pemerintahan, sehingga informasi elektronik telah diterima sebagai alat bukti dan juga sebagai salah satu aspek pembuatan keputusan berbentuk elektronik.
  3. Presepsi pembuatan akta tidak hanya semata – mata diatas kertas, sehingga jika secara fungsi pembuatan akta bisa dilakukan secara elektronik tidak dianggap melanggar ketentuan yang berlaku.
  4. Dalam kondisi kedaruratan yang ada pada saat ini syarat kehadiran fisik tidak lagi bersifat mutlak.
  5. Sesungguhnya penngunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi mampu menghasilkan bukti yang tidak bisa dipungkiri sehingga memenuhi faktor keautentikan serta mengamankan notaris dari pertanggung jawaban teknis.
  6. Fungsi dari akta bawah tangan yang tidak ditampik oleh pihak lain bisa berfungsi selayaknya akta autentik.
Proses Alih Media Pada Cyber Notary

Proses Alih Media Pada Cyber NotaryCyber Notary merupakan penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi seperti komputer, jaringan atau media elektronik lainnya dalam pelaksanaan tugas kewenangan notaris, jadi bisa diasumsikan Cyber notary sebagai perangkat yang membantu pekerjaan notaris dengan clientnya dengan menggunakan media elektronik baik dalam berkomunikasi maupun dalam pembuatan surat – menyurat lainnya.

Dibalik masih terjadinya polemik mengenai ke absahan Cyber notary ataupun keautentikan dokumen elektronik mau tak mau seorang notaris harus sudah mempersiapkan evolusi bentuk dokumen yang dimilikinya untuk mempersiapkan kemajuan teknologi yang akan datang, bisa jadi dimasa mendatang akan ada sebuah sistem yang mampu memverifikasi keabsahan sebuah dokumen elektronik ataupun kemungkinan punahnya penggunaan dokumen fisik dimasa mendatang.

Salah satu langkah yang harus dipersiapkan oleh seorang notaris dalam mempersiapkan era digitalisasi dokumen adalah melakukan proses Alih Media untuk semua dokumen maupun akta yang ada di kantor notaris itu sendiri, karena dengan adanya alih media maka seorang notaris akan mendapatkan banyak keuntungan antara lain :

  • Ada nya backup data untuk semua dokumen yang ada, sehingga jika pada dokumen fisik terjadi kerusakan atau kehilangan kita dapat membuat dokumen fisik asli yang baru menggunakan dokumen back up tadi.
  • Proses transfer dokumen yang mudah dan efisien, jika ada kebutuhan dalam menghadirkan informasi mengenai sebuah dokumen yang telah di alih mediakan maka untuk proses transfer dokumen bisa dilakukan dengan cepat dan mudah hanya dengan menyalin atau mengirim dokumen elektronik tersebut.
  • Pengefisenan ruang penyimpanan fisik, jika semua dokumen sudah dialih mediakan maka untuk dokumen yang bersifat umum dan tidak diperlukan dokumen fisik asli dapat dimusnahkan dan kita hanya menyimpan dokumen elektroniknya saja, dan dapat digunakan jika sewaktu – waktu diperlukan.
  • Proses persiapan menuju era digitalisasi sudah dipersiapkan, seperti yang telah dijelaskan saat ini kita sedang berjalan menuju era digitalisasi dimana dimasa mendatang kedudukan dokumen fisik bukan tidak mungkin tergantikan oleh dokumen digital secara menyeluruh.
  • Proses pengelolaan dokumen yang sangat mudah dan efisien.
  • Pengurangan penggunaan kertas sehingga mengurangi cost pengeluaran.
  • Akses dokumen bisa dilakukan dimana saja jika kita menggunakan dokumen manajemen sistem berbasis online.
  • Dan masih banyak lagi.

Proses Alih Media Pada Cyber NotaryJadi sesungguhnya Proses Alih Media Pada Cyber Notary untuk saat ini mutlak harus dilakukan terkait dengan keuntungan – keuntungan yang dijelaskan diatas, pada dasarnya untuk melakukan proses alih media sudah dijelaskan denganbaik pada artikel Proses alih media fisik kedigital yang secara umum dapat digambarkan skema seperti gambar disamping ini dimana proses awal adalah proses persiapan dimana proses ini merupakan proses awal dalam Proses Alih Media Pada Cyber Notary, dimana kita persiapan dan pemilhana mana saja dokumen yang akan di alih mediakan ataupun dokumen yang tidak, serta mengelompokan dokumen kedalam jenis dan type dokumen, setelah itu dilakukan proses scan menurut dokumen yang telah dikelompokan tersebut, setelah dokumen discan maka akan tercipta duplikasi dokumen dalam bentuk file digital (Dokumen digital) nah dokumen inilah yang akan kita kelola, dokumen yang telah discan tersebut akan di indeksing dan dikelompokan dalam dokumen yang sejenis sehingga akan memudahkan proses pencariannya, setalah dokumen masuk kedalam indeks maka dokumen akan disimpan dimedia penyimpanan elektronik (Cloud , lokal server, ECM, DMS dll) yang mampu mengelola dokumen dengan baik dan efisien.

Salah satu perusahaan penyedia jasa alih media, Software pengelolaan dokumen terbaik yang ada di indonesia adalah PT. Spectrum Fileforce, Perusahaan ini bisa menjadi referensi yang sangat baik dalam pengelolaan dokumen fisik maupun nonfisik (Elektronik / Digital), untuk informasi mengenai proses dan pengelolaan dokumen digital anda dapat menghubungi di nomor : 08111603535 atau website resminya di http://spectrum-fileforce.com/.

Terima Kasih…. Semoga Bermanfaat…

 

Sumber

Layanan Notaris Secara Elektronik dalam Kedaruratan Kesehatan Masyarakat Oleh Dr. Edmon Makarim, S.Kom., S.H., LL.M.

https://id.123dok.com/document/7q08oxy6-penerapan-konsep-cyber-notary-di-indonesia-ditinjau-dari-undang-undang-nomor-2-tahun-2014.html

Membawa Notaris – PPAT Ke Era Digital

https://magister-kenotariatan.blogspot.com/2013/01/cyber-notary-dalam-perspektif-hukum.html

Leave a Reply

Your email address will not be published.